إدارة المشاريع ليس بالأمر السهل، لكن يوجد مجموعة من القواعد النجاح التي تساهم وتلعب دور كبير في نجاح إدارة المشروع أو الفشل فيها، وهي اثنا عشر قاعدة.
إدارة المشاريع:
إدارة المشروع هي تطبيق المعرفة والمهارة والأدوات والتقنيات المتوفرة على أنشطة المشروع لمواجهة احتياجاته، وهي التخطيط والتحكم في كل جوانب المشروع وتحفيز كل الأطراف لتحقيق أهداف المشروع في الوقت المحدد والتكلفة والأداء.
وبناءً على السابق يمكن فإن إدارة المشاريع لها مجموعة من الخصائص وهي:
- هدف يتميز بأنه محدد وقابل للقياس:
يجب أن يكون لكل مشروع تعريف محدد له وتخطيط دقيق يتميز بغاية واضحة، فوجود التخطيط غير الواضح بدون وجود هدف واضح لا يعتبر تخطيط للمشروع، ففي حالة المشاريع الكبيرة يتم التقسيم إلى مشاريع صغيرة؛ حتى يكون هناك قدرة أكبر حتى تكون الأهداف أكثر وضوح. - الالتزام بتواريخ نهائية للإنجاز والتسليم:
تحديد تاريخ الانتهاء من المشروع يمكن أن يحصل قبل البدء في التخطيط، أو أن يتم الاتفاق بين العميل ومدير المشروع بعد وضع النقاط العريضة للخطة، مع ربط هذا بالمكافآت في حالة تمَّ الالتزام بالتواريخ النهائية. - وجود ميزانية للمشروع:
عادة ما يُقصد بأموال المشروع ميزانية المشروع، ويمكن أن تعني الميزانية أيضًا بالموارد البشرية التي يحتاج لها المشروع، ويتم تحديد الميزانية قبل أن يتم تسجيل خطة المشروع، أو من خلال التفاوض بين مدير المشروع والعميل منذ البدء بوضع الخطة.
قواعد نجاح إدارة المشاريع:
- القاعدة الأولى: الحصول على الإجماع بشأن نتائج المشروع
حتى يُعدّ المشروع ناجحًا يجب أن تكون له أهداف معينة وواضحة، تعمل على تحديد شكل المشروع عند تنفيذه، وليس المطلوب فقط هو تحديد ما يراد تنفيذه، لكن يجب أن يتم الإجماع من أطراف المشروع وفريق العمل على أنّ الأهداف والتوقعات هي المناسبة والصحيحة. - القاعدة الثانية: أهمية العنصر البشري
إنّ المشاريع المعنية في المقام الأول بالإنسان، فنجاح المشروع يقوم على العنصر الإنساني وليس على التقارير والجداول، ولكي يكون مدير المشروع ناجحًا يجب عليه أن يفي باحتياجات العنصر الإنساني فهو الذي يدير المشروع، وهو الذي يقوم بإنجاز أغلب الأعمال وهو الذي يقيّم النتيجة النهائية، كما تُركز المشاريع على هؤلاء الأفراد؛ لأنّ المشاريع دائمًا ما تحتوي على هياكل جديدة من العنصر الإنساني وموعدًا نهائيًا وعملاً إضافيًا، وإن لم تعمل النتيجة النهائية لمشروع ما على خدمة العنصر اللإنساني فقد يتعرّض للفشل. - القاعدة الثالثة: بناء أفضل فريق ممكن للعمل
يُعدّ فريق العمل الذي يتَّصف أفراده بالمهارة والرغبة في العمل والتنظيم الجيد، هو أساس النّجاح وهذا الفريق هو عبارة عن عدد من الأفراد يتوجّب إيجادهم؛ لأنّ الوصول إلى فريق عمل متكامل لا يتم اكتشافه من المرة الأولى، فالفريق الجيد يتم بالاختيار الجيد غير أنّ ممن يتم اختيارهم قد يتوضّح أنهم غير كفوئين، فيجب التحقق من أن يبقى فريق العمل محتفظ بالسرعة والذكاء والطموح. - القاعدة الرابعة: الحصول على الدعم المستمر من طرف المعنيين بالمشروع
يتطلب الحصول على موافقة المعنيين الأساسيين بالمشروع قبل البدء بهِ، ويحتوي على مهارات التواصل ومهارات التفاوض. والمقصود بهذه القاعدة الحصول على الموافقة الرسمية من كل من يشاركون بالموارد بغض النّظر عن الوقت أو المال، ممّن قد يتأثرون بالمشروع بالإضافة في الحصول على الموافقة الرسمية لبعض القواعد الأساسية من قِبل الأطراف بالمشروع؛ ليتم التعامل مع كل ما له علاقة بالسلطة وتغيير نطاق المشروع وأهدافه وكيفية التعامل مع الاتصالات الأساسية. - القاعدة الخامسة: وضع خطة شاملة قابلة للتحقيق وتحديثها أولا بأول
يُعدّ وجود خطة كاملة ومفصّلة للمشاريع أمرًا أساسيًا؛ لكي يتم ضمان النجاح لأي مشروع فالخطة تساهم في قيادة المشروع، فهي تقوم بالربط بين الهدف الأساسي والمهام والموارد والمتطلبات وجدول عمل المشروع، وبدون الخطة من المستحيل قيادة مجموعة العمل لإنجاز الهدف المشترك. ويجب أن يتم التحديث المستمر للخطة كلّما تطلب الأمر والعمل على إعادة التقييم بالتفاوض مع أطراف المشروع. - القاعدة السادسة: وجود الرغبة في التغيير إلزامي
يجب أن يكون رغبة في تغيير خطة المشروع والعمل على تعديلها، لقيادة المشروع للطريق المرجو في بعض الأحيان قد تتغير الأمور لأسباب يمكن تبريرها، فيجب التماشي مع هذا التغيير فالتغيير جزء رئيسي في عملية السيطرة في أي مشروع، فالمدير الجيد يحتاج لتعيين متى يكون التغيير مطلوب ومعرفة طريقة دمج التغيير وقياس التأثير على المشروع. - القاعدة السابعة: تحديد مقدار الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع
بدون العمالة اللازمة وتوفر رأس المال والمعدات لإتمام المشروع لا يمكن بدونها إتمام المشروع بنجاح، لذلك يتوجب الحصول على موارد مخصصة تكفي المشروع، ويُعدّ الحصول على الموارد التي تكفي المشروع س مشكلة دائمة ومن أهم المسؤوليات التي تُلقى على مدير المشروع. - القاعدة الثامنة: إعلام الآخرين بأي شيء يعزم على أدائه
يجب إخبار كل الأطراف المناسبين بالمشروع، بما يحقق من تقدم المشروع والمشكلات التي تواجهه، وما يتم تنفيذه من تغيير، فهذا يتم من خلال التواصل مع تغيير الأمور في المشروع يمكن إيجاده، من خلال التواصل أنّ المعنيين قد يحتاجون لإدخال بعض التغييرات في المشروع. - القاعدة التاسعة: امتلاك جدول أعمال واقعي
عدم وجود جدول أعمال واقعي لا يمكن النّجاح، سوف يتم هدر الوقت قبل التمكّن من المحاولة مرة أخرى، حيث يمكن تشغيل الكثير من الأيدي العاملة وشراء الكثير من الإمدادات، لكن لا يمكن إيجاد الكثير من الوقت وليست هناك طريقة أسرع؛ لكي يفقد المشروع مصداقيته أكثر من تغيير جدول العمل دون وجود سبب مقنع. - القاعدة العاشرة: الرغبة في اتباع الأساليب الجديدة
استخدام الطرق والأدوات العادية في ناحية إدارة المشاريع في كل المشاريع، لكن المشاريع تختلف من حيث المخاطرة أو التعقيد، فمن المتوقع أن تستخدم المشاريع الضخمة والمعقدة أساليب وأدوات أكثر من التي تستخدمها المشاريع الصغيرة، فالكثير من الطرق والقليل من الأدوات يمكن أن تحقق لأي مشروع الفشل، ولهذا يجب أن تناسق بين عمليات التكنولوجيا والأدوات بناءً على احتياجات المشروع. - القاعدة الحادية عشر: تحديد ما يمكن إنجازه
يجب أن يكون هناك مدى يناسب المشروع، ويحتوي مدى المشروع وغايته أكثر من مجرد الأهداف، يتوجّب التأكد من أنّ أهداف المشروع مبينة للجميع، وذلك لأجل إتمام نجاح المشروع. - القاعدة الثانية عشر: امتلاك القدرة على القيادة الإدارية الفعالة
يجب على مدير المشروع أن يحافظ على الدورالقيادي، فهو يحتاج على أن يكون قائد أو عضو من أعضاء فريق العمل في آن واحد، ولا يجب أن يكتفي فقط بالتخطيط والمتابعة والسيطرة على المشروع، إنّما يجب أن يكون مصدر للحكمة والتحفيز لفريق عمل المشروع، دون القيادة حتى المشاريع جيدة التنسيق يمكن أن لا تنجح في تحقيق أهدافها، حيث لن يكون شعور لدى العاملون في المشروع أنّ لديهم الدعم والإرشاد اللازم لإجراء الأعمال.
