إن بناء نظام معلومات المواد البشرية في منظمات الأعمال يتم لتحقيق أهداف وغايات محددة، ولكن لكي يتم بناء نظام معلومات للموارد البشرية يتصف بالكفاءة يجب أن يتم تحديد متطلباته هذا النظام ومعوقاته.
كفاءة نظام معلومات إدارة الموارد البشرية
تعتبر نظم معلومات الموارد البشرية أثر واضح لاهتمام منظمات الأعمال بالموارد البشرية وتطوير استعمالاتها، وذلك عن طريق توفير البيانات والمعلومات المتعلقة بالموظفين والوظائف والأنشطة وأنظمة التوظيف ومعالجتها لكي نحصل على معلومات وتقارير التي تجعلنا نتخذ القرارات الصحيحة التي تتعلق بكفاءة وفاعلية استخدام الموارد البشرية.
يقصد بكفاءة نظام معلومات الموارد البشرية بناءً على رأي بعض بأنه مدى تحقيق هذا النظام للأهداف التي تكون بسببها، أي الوصول إلى الشكل الواقعي لما تحقق ومقارنة هذا مع ما هو مرغوب تحقيقه في فترة زمنية محددة، ولما كان غاية نظام المعلومات هو توفير المعلومات اللازمة عن الماضي والحاضر والمستقبل بالشكل الدقيق والوقت والتكلفة المناسبين، ولأجل مساعدة الإدارة في وظيفة التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات، وبناءً على سبق يجب معرفة عوامل كفاءة نظام معلومات الموارد البشرية والعوامل التي تحد من كفاءة هذا النظام، وهي كالآتي:
أولا: متطلبات كفاءة نظام معلومات الموارد البشرية
لكي يحقق نظام معلومات الموارد البشرية نجاحه فإنه من المهم أن يتواجد عدد من الاحتياجات تتكامل معًا في ترك أثر على نجاح النظام، ومن أهم هذه المتطلبات:
- المتطلبات الإدارية: وهي المتطلبات التي تتمثل في الجوانب التي تتعلق بالإدارة وأعمالها المتنوعة التي تتمثل في تحديد الأهداف والغايات التي تسعى لها الإدارة بطريقة واضحة، ومن ثم توضيح الأهداف التي يهدف إلى الوصول لها نظام معلومات الموارد البشرية مثل التخطيط الجيد لمتطلبات النظام من الموارد المتعددة، مما يحتاج بدوره اقتناع وتأييد الإدارة العليا في المنظمة بأهمية نظام معلومات الموارد البشرية وتقديم الدعم المادي والعم المعنوي لهم.
بالإضافة إلى مشاركة الإدارات الأساسية في المنظمة مع إدارة الموارد البشرية في تجهيز وتصميم النظام، كما تقوم بالتركيز على احتياجات المستفيد من مخرجات ومعلومات النظام سواء كان المستفيد من داخل المنظمة أو من خارجها، وأخيرًا الرقابة والمتابعة الدائمة على جميع عناصر نظام معلومات الموارد البشرية لكي نضمن كفاءة وفاعلية الأداء.
- المتطلبات الفنية (التكنولوجية): تتمثل هذه متطلبات في توفير الأجهزة والمعدات والأدوات الضرورية لتشغيل النظام، مع مراعاة القدرات ورغبات المنظمة، وتوفير الأشخاص من أصحاب المهارات والخبرات الفنية الضرورية لتشغيل الأجهزة والآلات والحاسبات الآلية، أو من خلال مساعدة مجموعة من أصحاب الخبرة في هذا المجال، كما إنها قائمة في تصميم نظام كامل للصيانة والسلامة وسرية البيانات والمعلومات التي يتعامل معها النظام، كما إنها تساهم على تكامل البيانات أي الملفات والسجلات والوثائق لاستخدامات أكثر فاعلية.
- المتطلبات الاقتصادية: وتتضمن هذه المتطلبات توفير الوقت اللازم لعملية تجهيز وتصميم النظام، بما يلائم في إيجاد نظم قائم على معايير واضحة وسليمة، والعمل على تقليل التكاليف، وتتضمن أيضًا على الاستخدام الأفضل للأشخاص العاملين على تفعيل نظام معلومات الموارد البشرية، وكذلك تساهم على توفير الجهد المبذول في كل خطوات عمل نظام معلومات الموارد البشرية، مما يحتاج طلب تدريب الموظفين بالنظام لرفع مهاراتهم في التشغيل واستنتاج المعلومات.
- المتطلبات الاجتماعية: وتتضمن هذه المتطلبات على العمل الجماعي المستمر بين إدارة الموارد البشرية وجميع الإدارات الأخرى بالمنظمة، لنضمن تزويدنا بالمعلومات لهذه الإدارات والوصول منها على البيانات والحقائق، وتسهم في الاتصال الفعال بين الموظفين في إدارة الموارد البشرية ومجموعة الموظفين بالحاسب الآلي، وضرورة وجود اتفاق متبادل بين الطرفين، كما إنها تقوم على توفير روح المساعدة من قبل مصمم النظام للمستفيد منه، وبساطة الاستعمال مخرجات النظام، مما يحتاج تشجيع السلوك الإيجابي لدى الموظفين بالنظام والمستفيدين منه.
ثانيا : العوامل التي تحد من كفاءة نظام معلومات الموارد البشرية
لقد تم تحديد عشرة عوامل التي تكون عائق عند بناء نظام معلومات الموارد البشرية المحوسب، ويذكر أنها أخطاء متعددة ولا تعتبر حديثة، بل تتكرر منذ زمن، وتتمثل هذه الأخطاء في عدم تحديد أهداف نظام معلومات الموارد البشرية بطريقة دقيقة، وعدم المشاركة الجيدة لإدارة الموارد البشرية في تكوين وتصميم نظام المعلومات، ووجود الارتباط غير الجيد الكامل بين النظم الفرعية لنظام معلومات الموارد البشرية، كما أنه يوجد بعض الأمور المعقدة والعلاقات المترابطة بالنظام تسبب في التقارير المتعددة.
وأيضًا عدم وجود التأييد والدعم اللازم من قِبل الإدارة العليا والاعتماد على اللجان لتصميم النظام ومتابعته، كما إنه هذا يسبب إلى استخدام تكنولوجيا غير بسيطة، حيث أنه يصعب في كثير من الأوقات على موظفين إدارة الموارد البشرية استعمالها وتشغيلها، والتساهل في عملية الرقابة قبل وخلال بناء وتصميم نظام معلومات الموارد البشرية ومقاومة الموظفين لإدخال نظام معلومات الموارد البشرية تسبب إلى الحد من كفاءة نظام معلومات الموارد البشرية، ومن تلك الأخطاء أيضًا التي حدث من كفاءة النظام هي عدم تحليل تكلفة البرامج المساعدة المستعملة بشكل دقيق وعناية.
فلو تمت المقارنة بين عوامل كفاءة نظم الموارد البشرية والعوامل التي تحد من كفاءتها، لرأينا أن العوامل التي تساهم على رفع كفاءة النظام هي ذاتها العوامل التي تضعف كفاءة النظام، في حال لم يتم العمل الفعلي على تحقيق هذه العوامل حيث أنه من المتطلبات الإدارية التي تساهم في رفع كفاءة النظام ، فهي التي تعمل على تحديد الأهداف والغايات للإدارة العليا من نظام المعلومات للموارد البشرية، في حين أنه إذا لم يتم تحديد هذه الغايات والأهداف فإن ذلك سوف يسبب إلى الحد من كفاءة نظم معلومات الموارد البشرية.
فالأمر نفسه بما يخص متطلبات فنية التي تساهم في رفع كفاءة النظام فمنها، وجود وتوفر الأجهزة والآلات والأدوات المهمة لتشغيل النظام، ولكن في حال كانت هذه الأجهزة والآلات والمعدات التي تعتمد على تكنولوجيا غير بسيطة، وأيضًا وجود تعقيدات وعلاقات متشابكة في النظام، فإنه سوف يسبب في عدم قدرة الموظفين على استعمال هذه الأجهزة والآلات، ووجود تعدد للتقارير التي يتم تجهيزها من هذه التعقيدات والعلاقات المترابطة في النظام.
أما المتطلبات الاقتصادية التي تساهم في كفاءة نظام معلومات الموارد البشرية من خلال دراسة الجدوى الاقتصادية لهذا النظام، وتوفير الوقت اللازم لتصميم النظام وأيضًا توفر الجهد اللازم في كل مراحل عمل النظام، التي تحتاج تدريب الموظفين على النظام لرفع مستوى المهارات التشغيلية لهم، ولكن في حال لم يتم دراسة تكلفة النظام ولا تحديد الجدوى الاقتصادية له، فإن هذا على الأكيد سوف يسبب فشل النظام أو إلى عدم كفاءته.
