إعداد خريطة تصميم المكتب الإجرائية لها مجموعة من الخطوات لإعدادها، فإن المحلّل الإداري يحتاج إلى خرائط للحصول على المعلومات التي تساعده في عملية إعداد خريطة تصميم المكتب الإجرائية.
كيفية إعداد خريطة تصميم المكتب الإجرائية:
لإعداد خريطة تصميم المكتب الإجرائية، فإن المحلّل الإداري يحتاج إلى خريطة سير الإجراءات العادية وخريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة، ويحتاج إلى مُخطّط للمبنى على مقياس محدد يوضّح أماكن وجود مكاتب الموظفين وأماكن وجود الملفّات ومصادر المعلومات وأماكن الآلات والأجهزة المكتبية. وبعبارة أخرى فإن المحلّل يحتاج للحصول على مُخطّط للترتيب الداخلي للمكتب أو خريطة تصميم المكتب.
ويحصل المحلّل الإداري على خريطة تصميم المكتب، أو مخطط الترتيب الداخلي للمكتب من الجهات المتخصّصة في المنظّمة، إذا كانت تلك الخريطة متواجدة لديها، أو أن يقوم المحلّل الإداري بإعدادها بنفسه. وبعدها يأتي بخريطة سير الإجراءات ويأخذ منها الخطوات التي تمّر فيها إجراءات المهام، ويقوم برسمها على خريطة تصميم المكتب بواسطة خطوط توضّح الخطوات التي تمّر بها المعاملة، والمكاتب التي تمّر عليها منذ بداية إجراءات المهمة والمكاتب التي تمّر عليها منذ بداية إجراءات المهمة إلى أن تصل إلى الخطوة النهائية من إجراءاتها.
فالخطوط التي يتم رسمها لتوضيح سير إجراءات العمل في المكاتب، تكون قصيرة ومتقطّعة وعلى شكل أسهم لتوضّح الاتجاه الذي تمر فيه المهمة. أمّا الأرقام التي تظهر على في الخريطة على مكاتب الموظفين، فهي توضّح كيفية تسلسل العمل في المنظّمة والمكاتب التي تمر عليها المهام أثناء اتخاذ الإجراءات عليها.
وعندما يكون أكثر من نوع من الإجراءات لمعاملات متعددة أو عند استخدام نماذج مختلفة، فنستطيع أن نوضّح هذا على الخريطة من خلال استخدام خطوط ملونة؛ بحيث يخصّص خط متقطّع واحد له لون واحد لإجراءات المعاملة الواحدة. ويقوم المحلّل الإداري عند إجراء الدراسة بإعداد خريطة تصميم المكتب الإجرائية الحالية، التي تمثل الترتيب الحالي للمكاتب في المنظّمة والإجراءات المتّبعة في إنجاز المعاملات.
وبعد دراسة وتحليل خريطة تصميم المكتب الإجرائية الحالية، فإن المحلّل يُعد خريطة تصميم المكتب الإجرائية المقترحة والتي تُمثّل الترتيب المقترح لمكاتب المنظّمة وتسلسل الإجراءات فيها؛ بحيث يراعي مبادئ تصميم المكتب، التي تتطلب ترتيب المكاتب حيث يسير العمل في خط مستقيم وفي اتجاه واحد وبطريقة متسلسلة، حيث يوضع للموظفين الذين تربطهم روابط عمل وثيقة بجانب بعضهم البعض وبشكل متقارب.
