يتضمن إنشاء قسم خدمة العملاء في الشركة تصميم مؤسّسة للاستجابة لشكاوى العملاء واحتياجات الدعم، حيثُ يتعامل ممثلو خدمة العملاء عادةً مع المكالمات الهاتفية واستكشاف المشكلات وإصلاحها حتى يتم حلها، يتفاعل بعض الوكلاء مع العملاء وجهاً لوجه أو باستخدام البريد الإلكتروني أو الدردشة أو المنتديات، يتضمن إنشاء قسم العملاء لشركتك تحديد الهيكل الإداري وتعيين موظفين لأداء مهام دعم العملاء.
ما هو مفهوم خدمة العملاء؟
خدمة العملاء: هو التفاعل المباشر بين المستهلك الذي يشتري وممثل الشركة التي تبيع، يرى معظم تجار التجزئة هذا التفاعل المباشر كعامل حاسم في ضمان رضا المشتري وتشجيع تكرار الأعمال، حيث عند التعامل مع الكثير من العملاء أو المستهلكين الرعاية من خلال آلية أنظمة الخدمة الذاتية، لذلك فإنَّ خيار التحدث إلى شخص ضروري لمعظم الشركات أو المنظمات.
كيفية إنشاء قسم خدمة العملاء في الشركة:
- استخدم النماذج والأدوات التي تُقدّمها جمعية إدارة الموارد البشرية لإنشاء خطة التطوير التنظيمي الخاصة بك بما في ذلك بيان المهمة والسياسات، حيثُ توفر الرابطة الدولية لخدمة العملاء موارد مُماثلة، بما في ذلك موقع مكتبة التدريب على الأعمال التجارية على الإنترنت، حدّد أهدافك التنظيمية، حيثُ أنّهُ تتماشى هذه الأهداف مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.
- تحديد مقاييس الأداء، عادةً ما تقيس مقاييس خدمة العملاء المدّة الزمنية التي يستغرقها تلقي المكالمات ومعالجتها، إذا تمّ حل المكالمات في المكالمة الأولى ورضا العملاء ومعرفة الوكيل ومهنيته.
- قم بإنشاء البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، إذا لم يكن لدى شركتك بالفعل تطبيق برنامج إدارة علاقات العملاء أو برنامج مكتب مساعدة مثبت، استخدم قائمة التحقق لمساعدتك في تحديد الميزات والوظائف التي تحتاجها في قسم خدمة العملاء، توفر رابطة صناعة خدمات التكنولوجيا أيضاً بيانات قياس الأداء.
- إنشاء مخطط هيكلي لوصف كيفية هيكلة قسم خدمة العملاء، استخدم قالباً من أحد مواقع الويب، مثل موقع (Microsoft Office Templates) على الويب أو قم بتطوير صورة خاصة بك، يجب أن يعرض المخطط التنظيمي الخاص بك المنتجات أو الخدمات المدعومة من قبل الأشخاص وأين يتواجدون، إنشاء مجموعات فرعية للتركيز على وظائف أو عمليات أو مبادرات محددة.
- وضع سياسات وإجراءات تحكم كيفية أداء العمل، يضمن تطوير وتوزيع وثائق العملية مُعالجة جميع الموظفين لمشاكل العملاء بطريقة متسقة وفي الوقت المناسب، وضع بروتوكول للتعامل مع العملاء، على سبيل المثال تكليف ممثلي خدمة العملاء بتحية شخص باستخدام اسم العميل لتخصيص الخدمة.
- قم بتوظيف أو مقابلة أو تعيين أو إعادة تعيين الموظفين للتعامل مع مهام خدمة العملاء، درِّب موظفيك على الاستماع لاحتياجات العملاء، على سبيل المثال تعليمهم توقع الطلبات والترويج لمنتجات وخدمات شركتك، ابحث عن طُرق لمساعدة العملاء ودعمهم، اعترف عندما تسوء الأمور.
- أنشئ آلية مثل استطلاع عبر الإنترنت أو مكالمة هاتفية للمتابعة للحصول على تعليقات حول تجربة الدعم. قم بدعوة النقد البناء حتى تتمكن من تحسين منظمتك.
- مكافأة وتكريم الموظفين الذين يتفوقون في تقديم دعم العملاء، يُمكِن أن يكون دعم العملاء الغاضبين والساخطين مهمّة صعبة، امنح وكلاءك وقتاً للاسترخاء وإعادة الشحن بين المكالمات.
