يتم إدخال الآلات المكتبية إلى المنظّمات ليتم تحقيق أكبر فائدة من الآلات والأجهزة المكتبية، ويجب الاهتمام ببعض الإرشادات حول كيفية الاستفادة منها بالطريقة الصحيحة.
مفهوم الآلات المكتبية:
هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات الواردة والصادرة من المكتب، كما تساعد في حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وغيرها والتي تُدار مكانيكيًا أو كهربائيًا أو إلكترونيًا، فجهاز الهاتف لا يعتبر آلة من الآلات المكتبية، كذلك الآلات والأجهزة التي تقدّم الراحة للموظفين، مثل المكيفات وأجهزة التدفئة وغيرها من هذه الأجهزة لا تعتبر أجهزة وآلات مكتبية.
إرشادات حول كيفية الاستفادة من الآلات المكتبية:
- وضع خطة لاستعمال الآلات:
من الضروري في كثير من الأحيان أن بعض الأقسام أو الموظفين يحتاجون إلى الآلة بشكل مستمر، بل تكون الحاجة لها في أوقات معينة، لأجل الاقتصاد وتحقيق أكبر فائدة من الآلات يجب وضع خطة لاستعمالها، حيث يزوّد الموظف أو القسم بالآلة عند الحاجة إليها وبعد انتهاء الحاجة تُعطى إلى موظف أو قسم آخر.
وهكذا تحقّق المنظّمة الاستفادة الكبيرة من الآلات والأجهزة المكتبية، والتقليل من فرص بقائها معطّلة بدون عمل، كما أن المنظّمة وفرّت العديد من المصاريف لشراء الآت عديدة لتزوّد كل موظف يحتاج إلى الآلة ويستخدمها لبعض الوقت وتبقى وقت أطول دون عمل. ومن الأمثلة عليها الآلات الحاسبة في المكاتب. - تدريب الموظفين على أفضل الطرق لاستخدام لآلة:
استخدام الآلة بواسطة موظف غير مؤهل نهائيًا عليها وغير مدرّب تدريب كافي عليها، يؤدي إلى سرعة تعرّضها للتلف والعطب، فتدريب الموظفين على الآلة يحقق فوائد متعددة للآلات والأجهزة منها: المحافظة على الآلة وصيانتها والقيام بتنفيذ الأعمال بفاعلية أعلى. ومن الملاحظ في المنظّمات التي تنتج الآلات المكتبية أنها تشرف على معاهد تدريب الموظفين؛ لأجل تدريبهم على أفضل الطرق للاستخدام ويفضّل الاستفادة من فرص التدريب المتوفرة لدى المنظّمات عند شراء الآلات منها. - وضع سياسة محددة لاستبدال الآلات القديمة:
عندما تكاليف الصيانة للآلات تصبح مرتفعة والآلات تصبح قديمة، فمن الأفضل البيع أو الاستبدال بآلة جديدة، فمعظم المنظّمات تضع طريقة معينة بخصوص الاستبدال للآلات القديمة، فعندما تكون تكاليف الصيانة مساوية أو أكبر من القيمة الدفترية للآلة من (تكلفة واستهلاك)، فيتوجب بيع الآلة أو استبدالها بآلة جديدة. - وفّر للآلة الصيانة اللازمة:
خدمات الصيانة من الضروريات جدًا للآلة؛ حتى تبقى الآلة في حالة جيدة وتطيل من عمرها وتؤدي إلى تحقيق أكبر استفادة منها. وفي المنظّمات الكبيرة التي يوجد فيها العديد من الآلات فتلك المنظّمات تقوم بإنشاء إدارة أو قسم لصيانة الآلات، أمّا المنظّمات الصغيرة فتُفضّل أن يكون هناك تعاقد مع بعض المنظّمات المتخصّصة في الصيانة وخدمة الآلات، لتقدّم خدمات الصيانة للآلات الموجودة فيها ولمراقبة أعمال الصيانة، فيفضّل استخدام البطاقات بحيث تخصّص بطاقة لكل آلة يسجل عليها عدد مرات التفتيش وفحص الآلة والصيانة التي أُجريت عليها في كلّ مرة. - جمع أعمال المكتب المتشابهة:
تحتاج العديد من الآلات المكتبية وجود كمية كثيرة من العمل لإبقائها في حالة دائمة للاستخدام، ولتحقيق ذلك فإن الأعمال المتشابهة يجب أن تُجمّع في قسم أو دائرة مركزية واحدة، فتجميع الأعمال المتشابهة يوفر للآلة العمل بشكل مستمر ويؤدي إلى تخفيض التكاليف للقيام بها. - التأكد من أن الآلة مغطاة بعد انتهاء العمل:
إن الغبار والأوساخ من أكبر أعداء الآلات المكتبية، مثل الآلات الطابعة والآلات الحاسبة وغيرها، لذلك يتطلّب تغطية الآلات بعد انتهاء الدوام؛ لحمايتها من الغبار الذي ينتشر أثناء تنظيف المكاتب. - احرص على توحيد الآلات المكتبية في المنظّمة:
توحيد أنواع الآلات المكتبية يحقق الكثير من الفوائد للمنظّمة، فهو يقوم بتقليل النفقات لتدريب الموظفين ومن نفقات الصيانة ويؤدي إلى تحقيق أكبر استفادة من الآلات المتوفرة دى المنظّمة، فيفضّل عند شراء الآلات شراء نوع واحد من الآلات المكتبية، مثل الآلات الطابعة والآلات الحاسبة وغيرها. - القيام بعملية الجرد للآلات الموجودة في المنظّمة كل سنة:
القيام بعمليات الجرد لكل الآلات الموجودة في المنظّمة كل سنة يحقق عدة فوائد للمنظّمة، منها:- التأكد من أن الآلات المكتبية المسجلة في سجلات المنظّمة لا تزال موجودة في حيازة المنظّمة.
- عملية الجرد توفر فرص التفتيش على الآلة؛ للتاكد من الصيانة والعناية التي تلقاها، حيث يُضاف لها يمكن اكتشاف الآلات الموجودة في المنظّمة بدون عمل؛ وذلك لاتخاذ الإجراءات المناسبة للاستفادة منها.
- التأكد من أن الآلات المكتبية المسجلة في سجلات المنظّمة لا تزال موجودة في حيازة المنظّمة.
