التنظيم لعملية التفويض الإداري هي إحدى وظائف الإدارة التي يجب أن يتم تنفيذها بطريقة دقيقة؛ حتى يتم تحقيق الفائدة والأهداف المرغوبة من التفويض الإداري، ولكي يتم تفادي أخطاء التفويض.
تنظيم عملية التفويض:
يتم تنظيم عملية التفويض من خلال مجموعة من الإجراءات المتتالية وهي كما يلي:
1. القيام بفحص المهام والأنشطة التي تتم ممارستها:
فحص المهام والأنشطة التي تتم ممارستها تنقسم إلى أربعة أقسام وهي:
- الأنشطة التي تتطلب الالتزام بالوقت: وهي المهام التي لها أهمية في تحقيق الغايات ولكن لا تكون بمستوى المهام ذات الأولويات المهمة ومنها: المكاتبات والتقارير.
- الأنشطة ذات الأوليات المهمة: هي الأنشطة التي لها التي تحقق أهداف المنظمة، وتتكون من التخطيط ومن التنظيم ووضع غايات للتطوير الذاتي والمساعدة للقيام بالابتكار والإشراف والاحتفاظ بالاتصالات ذات الأهمية.
- مضيعات الوقت: هي الأنشطة غير الهامة والمفيدة، ومن هذه الأنشطة غير الهامة:
- ضعف مهارة الكتابة.
- كثرة الملفات وعدم التخلص من الأوراق والتقارير والخطابات غير الضرورية.
- السماح للآخرين المقاطعات بشكل متكرر.
- عدم المحافظة على نظافة المكتب.
ويجب على المدير حتى يقضي على مضيعات الوقت القيام بما يلي:
- العمل على حذف المهام غير الهامة والعمل على تنظيم الوقت، والبدء في تنظيم موقع العمل والعمل على تنسيق الملفات وترتيبها.
- القيام بتحديد المهام التي يقوم بتفويضها والمهام التي يحتفظ بها لذاته.
- توزيع المهام التي سوف يقوم بتفويضها للموظفين المفوضين، حيث يتم اختيار الأفراد الذين يستطيعون أداء كل مهمة بأفضل ما يمكن.
- الأنشطة المرغوبة: وهي جميع الأنشطة المفيدة التي تقدّم الراحة والبهجة أثناء تنفيذ الأعمال منها: المحافظة على نظافة المكتب وتنسيق كل الملفات المتواجدة فيه ووضعها في أماكنها المخصصة.
2. القيام بتحديد معايير للعمل وتحديد خطة سير العمل والموعد الأخير لتسليم العمل:
تحديد معايير العمل وتحديد خطة إجراءات سير العمل والموعد النهائي لتسليم العمل يتطلب العديد من الأمور، ومن أهمها:
- التحقق من أن المهام المفوضة لا تتعارض مع وظيفة المفوض له الرئيسية.
- العمل على تعين الأنشطة التي يرغب المدير القيام بتفويضها للموظفين لديه، وأن يقوم بتحديدها بشكل دقيق وأن يستمع لكل الاقتراحات والآراء من الموظفين حول هذه الأنشطة.
- توضيح المشاكل التي قد تنتج عند أداء المهام المعينة.
- العمل على تحديد مراحل الاتصال لتنفيذ الأنشطة المطلوب تنفيذها.
- القيام بوضع خطة عمل لتنفيذ الأنشطة المفوضة.
- القيام بإجراء جلسات عمل تكون منتظمة؛ حتى يتم من خلالها مناقشة الجو العام الذي سوف يقوم الموظفون فيه بتنفيذ أنشطتهم والاستماع لكل المقترحات من الموظفين؛ لتنفيذ المهام في الزمن المحدد بالجودة المطلوبة.
- العمل على تحديد الوقت النهائي لتجهيز الأعمال المطلوبة.
3. التحقق من استيعاب الموظفين لما هو مطلوب أن يقوموا بتنفيذه.
