كيفية تصميم نظام خاص بالمزايا والخدمات للموارد البشرية

الاقتناع الكامل بدور المزايا والخدمات التي تقدم للعنصر البشري والتخطيط الجيد لها في الوقت المكان الملائمين تعتبر إشارة جيدة للموظفين في المنظمة، أو لمن يرغبون الالتحاق بالمنظمة؛ لأنها تعتبر الطريقة الملائمة للحفاظ على العنصر البشري الموجود والطريقة الملائمة لاستقطاب لمن هم بالخارج.

مزايا يجب أن يتميز بها برنامج المزايا والخدمات للموارد البشرية

• استقطاب أحسن الكفاءات البشرية من سوق العمل.

• تقوية العلاقات بين الإدارة والموظفين.

• تحقيق عائد مالي في المدى البعيد التي تكون أعلى أو تساوي تكلفة البرنامج.

• تحقيق الملائمة بين غايات وحاجات الموظفين وغاية وحاجات المنظمة.

• تقليل نسب حوادث العمل وهذا بالتالي يحقق تقليل الكلفة.

بالرغم من المزايا السابقة إلا أن هذه الخدمات والمزايا تكلف المنظمة مصاريف كثيرة، بسبب رفع مستوى الوعي بين الموظفين، وتدخل القوانين في البلدان لحمايتهم.

كيفية تصميم نظام خاص بالمزايا والخدمات للموارد البشرية

البعض يكون لديه اعتقاد بأن هذه المزايا والخدمات التي تقدم للموظفين عبارة عن رشاوي حتى لا يطالبوا بحقوقهم، وهذا الاعتقاد خاطئ فالإدارة الجيدة هي التي تقدم الخدمات بناءً على المعايير الإنسانية لأجل بناء تعاون فعال في العمل.

إن الإدارة التي ترغب في تخطيط برنامج ناجح للخدمات والمزايا يجب أن تقوم بتصميمه بناءً على الفلسفة التي تطبقها نحو الحاضر والمستقبل، والمنظمة التي تهدف للنجاح المستمر سوف تهتم باستقطاب الكفاءات البشرية المميزة في سوق العمل، هذا لا يتحقق إلا إذا تجسد في تصميم البرامج المتعلقة بالخدمات الواضحة.

لكن إدارة الموارد البشرية لا تهدف إلى استقطاب الموارد البشرية الكفؤة فقط، بل تهدف للاحتفاظ وتشجيعهم على إظهار أحسن الإبداعات والأفكار وبما يضمن نمو المنظمة يوم بعد يوم، لذلك يجب أن يتلاءم برنامج المزايا والخدمات مع هذا التوجّه إما في شكل برامج منافع للمشاركة في الإيرادات، أو في شكل برامج للخدمات الصحية والاجتماعية. ويمكن تحديد خطوات بناء نظام مزايا وخدمات في أربعة خطوات كالآتي:

الخطوة الأولى دراسة احتياجات الموظفين

من أهم ما يجعل نظام المزايا والخدمات مختلف أنها تُقدّم للعنصر البشري للوصول إلى الثبات والأمان الوظيفي لهم، ولتقديم هذه الخدمات والمميزات يجب أن تكون متلائمة مع رغباتهم، ويتم تحديد أنها ملائمة أو غير ملائمة عن طريق استبيان لمعرفة رغبات الموظفين خلال أخذ رأيهم فيما سوف يقدم لهم من خدمات ومزايا.

ومستوى الموافقة عليها، وعن أنواع المزايا والخدمات الحديثة التي من الممكن أن تقدم لهم، وفيما إذا كانوا بحاجة لها، ثم يتم السؤال عن الخطوات والإجراءات التي يفضلونها عند الحصول على هذه الخدمات، كما يتم أخذ رأيهم فيما يمكن أن يتم اقتطاع جزء من راتبهم لمساهمة منهم في النظام.

الخطوة الثانية تحديد أهداف النظام

ويقصد بهذه الخطوة هو تحديد النتائج النهائية للنظام، وقد تكون النتائج متمثلة في تحقيق التكافل الاجتماعي واستقرار الموظفين وتحقيق الخدمة التأمينية الصحية، أو ضمان تسهيلات المعيشية التي تساعد الموظفين على مواجهة مشاكل الحياة اليومية بطريقة أفضل، أو الرعاية الاجتماعية والثقافية والترفيهية للموظفين.

المفروض أن تقوم المنظمة بتحقيق التقابل أو التماثل بين رغبات الموظفين من ناحية وبين رغبات المنظمة من ناحية أخرى، وهذا لتحديد غايات نظام الخدمات والمزايا التي يتم تقديمها للعنصر البشري داخل المنظمة.

الخطوة الثالثة تحديد ميزانية المزايا والخدمات

تتكون العوائد من نظام المزايا والخدمات من ما سوف يقدمه المشترك في النظام، والتي تتمثل في استقطاع جزء من الراتب، وأيضًا من ما تقدمه المنظمة في هذا النظام والتي قد تكون مبلغ مالي محدد، أو نسبة من الإيرادات، وتمثل عوائد الاستثمار للمبالغ الموجودة في النظام مورد من موارده، أما النفقات فهي أهم جزء يمثله هي نفقة المزايا والخدمات نفسها للموظفين، مضاف لها تكاليف إدارة النظام وتكلفة الإعلام عنه.

الخطوة الرابعة وضع إجراءات النظام

في هذه الخطوة يتم تحديد قائمة بنظام العمل في المزايا والخدمات وتتضمن هذه القائمة معلومات ضرورية عن الاعتبارات الآتية:

1. أنواع المزايا والخدمات التي سوف يتم تقديمها للموظفين.

2. طريقة الحصول على المزايا والخدمات أو  الطريقة التي يمكن من خلالها طلب هذه المزايا والخدمات.

3. نماذج تقديم الطلب للحصول على المزايا والخدمات.

4. سلطة الإشراف على النظام وتحديد دور المسؤولين عليها.

5. موعد الاشتراك بالنظام.

6. حرية الدخول للنظام والخروج منه والتغيير في الاشتراك بأنواع متنوعة للنظام.

إذًا خطوات تصميم نظام المزايا والخدمات هي: تحليل رغبات الموظفين، تحديد الغاية النظام، تحديد ميزانية المزايا والخدمات، وضع إجراءات النظام.