في الكثير من المنظّمات الحكومية والمنظّمات الخاصة في الدول النامية، لا تقوم بتصميم نماذج العمل الجاهزة بطريقة علمية سليمة، لكن يوجد طريقة علمية متبعة في تصميم نماذج العمل الجاهزة.
تعريف نموذج العمل الجاهز:
هو أي ورقة مطبوعة على الآلة الكاتبة أو مُخطّطة ومكتوبة باليد، تتضمّن معلومات ثابتة ومعينة ويوجد بها فراغات ليتم ملؤها بمعلومات أخرى.
تصميم نماذج العمل الجاهزة:
عندما يكون هناك حاجة إلى نموذج محدد يقوم الموظف المعني بأخذ المسطرة والقلم، ثم يقوم بتصميم النموذج بناءً على خبرته ودون أن يكون هناك اهتمام بقواعد تصميم النموذج، ولا يقوم مصمّم النموذج بمراعاة التكاليف المالية ولا تسلسل الإجراءات في العمل. وهذا الأسلوب الموقفي ينتج عنه الكثير من الأخطاء والسلبيات وتكاليف مالية أخرى.
والنماذج لها قواعد وأسس علمية يجب أن يتم مراعاتها عند تصميم النموذج، لذلك سوف يتم فيما يلي عرض القواعد العامة لتصميم النماذج والتي تقدّم المساهمة للموظفين المهتمين بتصميم النماذج.
وفي مايلي القواعد يجب مراعاتها، وهي كالآتي:
- تحديد استخدامات النموذج:
قبل المباشرة في تصميم النموذج على المصمّم أن يحلّل أهمية وأهداف واستخدامات النموذج، ويمكن معرفة أهمية استخدامات النموذج من خلال تقدير عدد النسخ، التي تستعمل بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري أو سنوي، فبعض النماذج تستخدم بشكل يومي مثل نماذج الشؤون المالية وبعدها بشكل سنوي مثل تقدير الكفاية. - تحديد المعلومات التي يتضمنها النموذج:
يقوم المصمم بتحديد معلومات ثابتة ويقدر المعلومات المتغيرة، فالمعلومات الثابتة هي ما يتم طباعته على نموذج من المعلومات، حيث تحتوي على اسم المنظّمة والعنوان والأسئلة التي يجب أن تتم الإجابة عليها، بالإضافة إلى التعلميات والإرشادات الإضاحية التي تقوم بتقديم المساهمة لمعبئ النموذج إلى المعلومات المتغيرة، التي يجب أن تتم تعبئتها. ومصمّم نموذج يمنح المعلومات الثابتة اهتمام كبير، فهو يخطط لها ويُرتّبها ويحدد كلماتها ومكان كل كلمة على النموذج المقترح.
أمّا المعلومات المتغيرة هي المعلومات التي تملئ على النموذج لاحقًا، عن طريق الجهة أو الشخص المختص أو جمهور المستفيدين، وتعتبر هذه المعلومات مهمة وضرورية لاتخاذ القرارات ولتنفيذ المعاملات. ويتوجب على المصمّم أن يقوم بالتخطيط لهذه المعلومات بدقّة عالية؛ بحيث تكون الفراغات المتروكة في النموذج تكفي لاستيعاب المعلومات المتغيرة عند التدوين والكتابة، وتسهل عملية الحصول والرجوع لتلك المعلومات في المستقبل. - تحديد جحم النموذج:
ليتم تحديد النموذج على المصمّم أن يهتم بمساحة الورق المطلوبة للنموذج. وتعتمد المساحة الفارغة على المعلومات التي سيتم طباعتها على النموذج، مثل: اسم المنظّمة والعنوان واسم النموذج ورقمه والتعليمات الموضحة على النموذج، كما تعتمد على الفراغات التي سوف يتم تركها في النموذج لتعبأ فيه المعلومات، وحجم النموذج يؤثر على الآلات التي تستخدم في ملء المعلومات فيه، كالآلات الطابعة وغيرها من الآلات.
وبعد ما سبق يقوم المصمّم من جمع المعلومات التي تمَّ ذكرها على النموذج المقترح، ليشرع المصمّم في تصميم النموذج على ورقة بيضاء ويبدأ بكاتبة الكلمات التي ستطبع على النموذج، ثم يرتبها في الأماكن المعينة لها ويقدّر الفراغات التي يجب تعبئة المعلومات المطلوبة فيها ويراعى تسلسل المعلومات والإجراءات عى النموذج المقترح، أمّا بخصوص الكلمات التي ستطبع على النموذج، فيجب أن تتم مراعاة الوضوح وأن تكون التعليمات والإرشادات قصيرة.
