مهمة رسم خريطة سير إجراءات العمل العادية تتطلب من المحلل الإداري للقيام بها، أن يقوم بزيارة القسم الذي تتم به إجراءات هذه المعاملة، ويقوم بمتابعة الإجراءات من البداية حتى الخطوة الأخيرة من الإجراءات.
رسم خريطة سير الإجراءت العادية:
بعد أن يقوم المحلل الإداري بالزيارة الميدانية للقسم ويقوم بمتابعة الإجراءات من البداية للنهاية، يقوم بتسجيل ما تمَّ إجراؤه على المعاملة في كل خطوة، وهذا التسجيل يتم على نموذج خريطة سير الإجراءات خلال متابعة سير المعاملة.
والذي يقوم بهذا بتسجيل الخطوات على النموذج هو المحلل الإداري الذي يتمتع بالخبرة، أمّا المحلل الإداري الجديد من الأفضل أن يقوم بتسجيل الخطوات على أوراق عادية، ثم يقوم بتفريغها لاحقًا على نموذج خريطة سير الإجراءات بعد أن يتحقق من صحتها، ثم يبدأ بالقيام بملء القسم الثاني من نموذج خريطة سير الإجراءات على النحو التالي:
- رقم الخطوة: يذكر فيها رقم كل خطوة من الخطوات التي تسير فيها الإجراءات، ويجب أن يأخذ بعين الاعتبار أن الأرقام متتالية من الخطوة الاولى حتى يصل إلى الخطوة الأخيرة.
- وصف خطوات الإجراءات الحالية والمقترحة: يقوم المحلل بكتابة وصف دقيق لكل خطوة وما سوف يحدث للمعاملة من عمليات، ويقوم المحلل بعملية الشطب بقلم من الرصاص كلمة مقترحة إذا كانت للخريطة الحالية، أو يقوم بشطب كلمة الحالية إذا كانت للخريطة المقترحة.
- المسافة: تيم تقدير المسافة التي يتم فيها نقل المعاملة من مكتب إلى آخر بالمتر أو القدم، ويتم تسجيلها في خانة المسافة المواجهة لخطوة النقل.
- الوقت: هنا يقوم المحلل بتقدير الوقت الذي تحتاج له لتنفيذ الخطوة، كما يقوم بالتركيز بشكل خاص على أوقات التأخير في المعاملة؛ لأن أوقات التأخير تكون معوّق من معوقات إنجاز المعاملات ولا يوجد مبرر لوجودها.
- الرموز: بعد قيام المحلل بوصف الخطوة التي مرت بها المعاملة يؤشر على الرمز المناسب أمامها، ثم يقوم برسم خطوط مستقيمة تصل بين الرموز التي تعبر عن الخطوات، ويقوم بملء الرموز بقلم الرصاص.
وإذا تم توقيع المعاملة من المدير أو كتب عليها، فإن هذا الإجراء يُسمَّى عملاً ويؤشر إى رمز الدائرة (⚪)، وإذا انتقلت من مكتب إلى آخر أو من موظف إلى آخر يؤشر على رمز السهم (←)، وإذا تم تدقيق المعاملة فهذا الإجراء يُسمَّى تدقيق ورمزه المربع (⬜)، وإذا بقيت عند الموظف دون القيام بأي إجراء أو لاستكمال بعض الوثائق هذا الإجراء يُسمَّى تأخير ويرمز له برمز حرف الدال (D)، وإذا تم إنهاء كل الإجراءات وحفظت في الملف فيُسمَّى هذا الإجراء حفظ ويرمز له بالمثلث المعكوس (∇).
ومن الأفضل أن يقوم المحلل باستخدام قلم رصاص أثناء كتابة الخطوات، والتأشير على الرموز المناسبة لها والهدف منه هو إتاحة الفرصة له للقيام بتصحيح أو المسح، أمّا المحلل الجديد من الأفضل له أن يقوم بإعداد خريطة سير الإجراءات على مسودة ثم يقوم بنقلها على النموذج النهائي لخريطة سير الإجراءات.
وبعد قيام المحلل برسم خريطة سير الإجراءات، يقوم بجمع عدد العمليات التي نفذت على المعاملة من كل نوع من أنواع العمليات، فيقوم بإحصاء عدد الإجراءات العمل وعدد عمليات النقل وعدد عمليات التدقيق وعمليات التأخير والحفظ، كما يقوم بتسجيل المحلل كل أنواع العمليات وعددها في الخلاصة في القسم العلوي من الجهة اليسرى من النموذج.
