يتم استعمال خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة في تتبع سير الإجراءات، لبعض المعاملات التي من المستحيل أن يتم تتبعها من خلال خريطة سير الإجراءات العادية، مثال عليها عندما يتم تنفيذ خطوتين أو أكثر من خطوتين بنفس الوقت.
رسم خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة:
ليتم توضيح كيفية القيام برسم خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة، سوف يتم استخدام مثال عليها وهي إجراءات الحصول على رخصة استيراد بضاعة، ويمكن استخدام أسلوب الوقت الواحد لسير العمل. وبعد أن يتم إرسال المعاملة من كاتب الوارد يقوم بإرسال نسخة من نموذج المعاملة للمحلل الاقتصادي؛ ليقوم بدراسة الطلب من حيث الكمية، ونسخة للمحلل السياسي ليقوم بدراسة الطلب من الناحية السياسية، فالخطوتين تنفذان على نفس المعاملة في نفس الوقت.
أمّا إجراءات الحصول على رخصة استيراد البضاعة من الخارج فهي:
- يقوم بإرسال الطلب لكي يتم الحصول على رخصة الاستيراد إلى كاتب الوارد، أو أن يقوم بتقديم نموذج طلب من نسختين.
- يقوم كاتب الوارد بتسجيل الطلب.
- يقوم بمراجعة الطلب حتى يتحقق من أن الوثائق والملفات المرفقة كلها متواجدة.
- يتم فصل النسختين عن بعضهما البعض.
- يتم إرسال نسخة من الطلب للمحلل الاقتصادي والنسخة الأخرى للمحلل السياسي.
- يقوم المحلل الاقتصادي الطلب من جانب الكمية.
- يقوم المحلل الاقتصادي بكاتبة التوصية ثم يقوم بإرسالها لمساعد رئيس قسم الاستيراد.
- يقوم المحلل السياسي بمراجعة الطلب؛ ليتأكد من عدم وجود مخالفة لأنظمة الدولة المرعية.
- يقوم المحلل السياسي بكتابة التوصية ثم يقوم بإرسالها لمساعد رئيس قسم الاستيراد.
- قيام مساعد رئيس قسم الاستيراد بمراجعة التوصيتين.
- يكتب مساعد قسم الاستيراد تقرير يحتوي التوصيتين.
- يقوم مساعد رئيس قسم الاستيراد بإرسال الطلب ومرفقاته لرئيس قسم الاستيراد.
- يقوم مدير قسم الاستيراد بمراجعة الطلب ومرفقاته.
- يقوم رئيس قسم الاستيراد بالتوقيع على معالمة الاستيراد ثم يقوم بنقلها لمكتب الصادر.
- يقوم مكتب الصادر بتقييد الرخصة في سجل الصادر.
- يتم إرسال الرخصة في البريد أو أن يتم تسليمها بطريقة المناولة.
- يتم حفظ الطلب والملفات في أرشيف قسم الاستيراد.
ويوضّح الشكل التالي خريطة إجراءات ليتم الموافقة على رخصة استيراد من الخارج، حيث يُبيّن الشكل أن الطلب يرسل بعد مروره على كاتب الوارد للمحلل الاقتصادي والمحلل السياسي؛ ليقوم الأثنين باتخاذ الإجراءات بنفس الوقت، والشكل يوضّح كيفية استخدام خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة، وقد تم توضيح المدة الزمنية التي احتاجت لها المعاملة فقد تم تنفيذها في يومين.
خريطة الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة للحصول على رخصة استيراد من الخارج
