هل أنت كمدير واثق بحق من أصحاب المراحل الأولية في المشروع، بأنهم قد قاموا بتحديد كل المهام التي يجب أن يتم تنفيذها في كل مرحلة، حيث تُعتبر قائمة المهام هي الأساس لكي تضمن حصولك على الالتزام الذي تحتاج له.
كيف تتأكد من المصادر البشرية والتزامها؟
قُم بطلب من أصحاب المراحل الأساسية أن يتثبتوا من قوائم مهامهم متأكدين من أنهم لن ينسوا أي مهمة، وإن أمكن اطلب منهم أن يعيدو الشكل البياني المنطقي للمرحلة الرئيسية مستخدمين نفس الأساليب التي تمَّ استخدامها في السابق، وقُم بإصدار استبانه معيارية لتسجل قوائم المهام، مع تحديد واضح للشخص المسؤول عن إنجاز كل مهمة في المرحلة الرئيسية. ومن المفيد أيضًا أن تُسجّل ما يلي:
- رمز المرحلة الرئيسية كما هو مُسجَّل في التركيب الجزئي للعمل.
- مقدار الزمن الإضافي في كل مهمة إذا كان قد تمَّ احتساب ذلك.
- التاريخ الفعلي لبداية ونهاية كل مهمة.
- تاريخ البداية والنهاية للمرحلة الأساسية وما إن كانت مرحلة حاسمة وكذلك الزمن الإضافي المقدّر.
- زمن كل مهمة في المرحلة الأساسية مستخدم وحدات متشابهة.
- تاريخ البداية والنهاية للخطة بالنسبة لكل مهمة.
وعليك بعد إتمام خطة العمل التأكد من أن كل المهام:
- تمَّ إسناد مسؤوليتها لأشخاص محدّدين.
- لها تواريخ بداية ونهاية مخطط لها.
- واقعية يمكن إنجازها ضمن الوقت الكلّي المخطط للمرحلة الرئيسية بدون استخدام الوقت الإضافي.
وبعد إتمام وثيقة الخطة يوقع صاحب المرحلة الأساسية وأنت ومدير القسم على وثيقة الخطة.
فائدة التوقيع على وثيقة الخطة:
- التأكد من أنها لا تحتوي على مهام لا تريدها أن تُنجز وأنك تعتبرها غير هامة.
- تحذف بعض المهام التي تعتبرها أساسية لمشروعك.
- تنطوي على أية أخطاء واضحة في التقدير.
وقُم بتصوير نسخ من خطط العمل المعدّة بهذه الطريقة ووزّعها على الأشخاص المعنيين ومدراء الأقسام، فهذا يذكّرهم بالعقد الذي أبرموه وإذا كانت النتيجة غير مقبولة، فحاول أن تقوم بتحسين الجدول مستخدم نفس الطريقة الذي استخدمته عند إعداد شكل جانت الأصلي.
والخيارات أمامك للتوصل إلى حل مقبول بخصوص الموارد البشرية:
- ابحث عن العديد من القدرات أو الطاقات.
- راجع وعدّل المنطق الذي تسير عليه المرحلة الأساسية.
- احصل على المزيد من المصادر.
- عدّل مجال أو جودة العمل.
