كيف تدير تكاليف المشروع؟

المقصود بإدارة تكاليف المشروع هو تحديد التكاليف الضرورية لإنهاء كل الأنشطة في الجدول الزمني للمشروع؛ ليتم تعيين الميزانية اللازمة لإنجاز المشروع.

عمليات إدارة تكلفة المشروع:

• تقدير التكاليف:
  ليتم تقدير تكاليف المشروع يتوجب أن يتم قسمته إلى أكثر من مرحلة رئيسية، لتتكوّن كل من هذه المراحل من عدد من الأنشطة، ثم بعدها يتم تقدير التكاليف للموارد اللازمة لكل مرحلة، ويحصل هذا عن من خلال حصر شامل ودقيق لكل الموارد اللازمة لتنفيذ العمل بالمشروع، ويحتوي تقدير التكلفة على التعريف والتصنيف وتحليل لكل نقطة من نقاط التكلفة، عن طريق القيام بالدراسات المُفصّلة الدقيقة مع الاهتمام بمخاطر التكلفة.
  
• تحديد الميزانية:
  بعد تقدير جميع تكاليف المشروع يتم حسابها بطريقة إجمالية لهذه التكاليف، إعادة هيكلة العناصر لتصميم الميزانية المعتمدة للمشروع يتم اعتبارها أساس للتنفيذ الرقابة على الكلفة أثناء التطبيق الفعلي، من خلال المقارنة بين التكلفة الفعلية مع التكلفة المقدّرة؛ لمعرفة أي انحراف يحصل خلال فترة إنجاز المشروع.
  
• ضبط التكاليف:
  تحتوي عملية ضبط التكاليف هو القيام بمراقبة التكاليف الحقيقية للمشروع، ومقارنتها مع المُقدّرة وتحديد التغييرات التي تحدث على التكاليف وتعديل الميزانية والقيام بإدخال التغييرات الضرورية. وتشمل عملية ضبط التكاليف على ما يلي:
  
  • تحديد كل العوامل التي تؤثر على التكاليف.
    
  • التحقق من إدخال كل التعديلات الضرورية على الميزانية في الوقت اللازم.
    
  • التحقق من أن التكاليف لا تتعدى الميزانية التي تمَّ تخصيصها للمشروع.
    
  • إخبار أصحاب المصلحة بكل التعديلات في التكلفة.
    
  • جعل كل زيادة التكلفة المحتملة في إطار الحدود المقبولة.