اقرأ في هذا المقال
بما أن الوقت يسير دائمًا بلا توقف فإنه من الطبيعي أن نتفترض بأن الأشياء تحدث حسب الخطة، غير أن الواقع غالبًا ما يكون بعيدًا عن التوقعات لا بسبب خطأ في الخطط بسبب الإدارة السيئة للوقت.
كيفية استثمار الوقت بطريقة فعّالة في المشروع؟
بعض من الأشخاص لديهم مهارة عالية في تنظيم وإدارة وقتهم، وبعضهم يفتقرون للتنظيم الجيد لوقتهم فإن إنتاج عملهم معرض للخطر إلى حدّ كبير. ويرتبط الأداء ارتباط مباشر بالجهد الذي يعطي نتائج وهذه النتائج تتوقف على مدى قدرة الفرد على الاستخدان الأمثل للوقت، فعليك الاهتمام المباشر للتعرف على كيفية استخدام الوقت من قبل الفرد الذي يعمل حتى على أصغر جزء من مشروعك. ويتوجب عليك كمدير مشروع أن تهتم ببعض الأمور، منها:
- تؤثر على كيفية استخدام الوقت.
- تجنب تكرار ازدواجية الجهد.
- تجنب العمل غير الضروري.
- تتأكد من توجيه الانتباه إلى إعطاء أولوية العمل.
والوقت هو أثمن المصادر والذي أن ضُيع في غير مكانه فإنه يذهب بلا عودة، وبالتالي يعتبر بالنسبة لك أحد القيود المفروضة على عملك، وعليك أن تشجع جميع الأعضاء المعنيين بأن يستخدمون مبادئ الإدارة الفعّالة للوقت للحصول على الاستفادة القصوى من هذا المصدر. وأهم مشكلة لدى الأفراد وإدارة الوقت هي الاقرار والقبول الفعلي بأن هناك مشكلة، وما إن يتم الاقرار بذلك على هذا النحو فإنه يمكن أن تتاح الفرصة لزيادة الفعّالية وتقليل التوتر وزيادة احتمال نجاح المشروع.
الأسئلة التي تُسأل لاستثمار الوقت في المشروع:
- هل لديك مشكلة في إنجاز العمل حسب المواعيد الموضوعة؟
- كم من الوقت يمكنك أن تعمل في مكتبك دون أن يقاطعك أحد؟
- كم من الوقت يمكن أن تعمل في المكتب دون أن تقاطع نفسك بنفسك؟
- كم مرة يتم فيها مقاطعة عملك كل يوم؟
- هل لديك إجراء ما لمعالجة المقاطعة؟
- هل يمكنك أن تخصص قدر كبير من الوقت لعمل شيء مهم؟
- كم من الوقت الإضافي تحتاج لإنجاز العمل؟
- كيف تعالج البريد الوارد؟
- كم من الوقت تقضي في حضور الاجتماعات؟
- ما مدى صعوبة قولك لا؟
- هل تقوم بالعمل الذي يمكنك أن تعينه لأعضاء الفريق؟
- هل تعد قائمة أعمال جديدة كل يوم؟
- هل قائمة أعمالك مرتبة حسب الأولوية؟
- كيف تتعامل مع الأعمال التفصيلية عند الضرورة؟
- هل يوجد مرونة في مفكرتك لقضاء وقت في التفاعل مع الآخرين؟
- هل يكون عملك الروتيني أسهل إذا ما وضعت إجراءات محدّدة له؟
- هل يعرف أعضاء فريقك مبادئ إدارة الوقت التي تتبعها؟
وإن جعل الوقت مصدرًا قابلاً للإدارة يتطلب منك أن تفكّر بعناية بهذه الأسئلة، وبما أنك تقوم بالتأكيد ببعض أعمال المشروع بنفسك، فإن العقبات أمام الإدارة الفعّالة للوقت تؤثر عليك بنفس القدر الذي تؤثر فيه على أعضاء فريقك.
