اقرأ في هذا المقال
- مصطلحات السكرتير التي لها علاقة بالاجتماعات
- كيف يتم اختيار السكرتير للاجتماع؟
- مهام السكرتارية في الاجتماع
السكرتير كلمة لها معاني عديدة لا تطبق كلها على الاجتماعات في البداية، فهذه الكلمة كانت تشير إلى الفرد الذي يؤتمن على السر أو إلى الفرد الذي لا يقوم بكشف إلا القليل ممّا لديه من معرفة، لكن هذه الصورة لا يمكن أن تُطبّق على سكرتير الاجتماع الذي يجب أن يتميز بمهارة خاصة في إيصال المعلومات إلى الأطراف الأخرى.
مصطلحات السكرتير التي لها علاقة بالاجتماعات:
هناك أكثر من معنى لمسمّى السكرتير لها علاقة بالاجتماعات، وهي:
- سكرتير الشركة: هذا المسمّى له علاقة بصاحب المنصب في شركة محدودة وهو معترف به بشكل قانوني، وصاحب هذا المسمّى لديه عدد من الوظائف والمهام المحدّدة، ومن هذه المهام خدمة الاجتماعات الثانوية وغيرها من اجتماعات المساهمين ومجلس الإدارة، وبهذا يصبح سكرتير الشركة أيضًا سكرتير اجتماعات، والاجتماعات التي يحضرها هي على الأرجح اجتماعات رسمية بطبيعتها.
- سكرتير الاجتماع: في وضع عدم قيام بمهام السكرتارية من قِبل سكرتير الاجتماع أو السكرتير الفخري، فإن الاجتماعات سوف تتطلب إلى سكرتير خاص بها يكون محدد لهذا الهدف، وبالنسبة للجان أو المجموعات الدورية أو الدائمة، سوف يتولى هذا السكرتير في العادة مهام بين الاجتماعات المماثلة لتلك التي يتولاها السكرتير الفخري، مثل السجلات والمراسلات والإدارة الضرورية لكي تسير الأمور.
- السكرتير الفخري: إن سكرتير أي نادي أو جمعية هو مسؤول مُنتخب يقوم بتولي مهام ووظائف بشكل مستمر، بالإضافة إلى خدمة الاجتماعات، وهو مسؤول عن السجلات والمراسلات والإدارة العامة للجهة المعنية، كما سوف يكون في العادة سكرتير للاجتماعات. ويحدث في بعض الأوقات أن تحتاج الجمعية إلى خدمات سکرتیر محاضر يتولَّى القيام بأداء مهام الاجتماع بالاشتراك مع السكرتير الفخرى.
- السكرتير: يحصل في بعض الأوقات أن يستدعي السكرتير الخاص لقائد المجموعة لأداء دور سكرتير الاجتماع والمهارات اللازمة لهاتين المهمتين مختلفة عن بعضها البعض، ولكن اشتراك الاثنين في مُسمّى وظيفي واحد قد يحجب ذلك، وقد يسهم في سوء توزيع الأدوار.
كيف يتم اختيار السكرتير للاجتماع؟
إذا كان الاجتماع سوف تتوافر له خدمات سكرتير الشركة أو السكرتير المنتخب، فإن الاختبار يتم من خلال الدعوة لعقد الاجتماع، وبعض الاجتماعات التنظيمية الدورية ينطبق عليها الشيء نفسه، فالسكرتير يمكن أن يُعيّن خارج الاجتماع، ربما من قِبل المدير الذي دعا لعقد الاجتماع. وفي الأوضاع الأخرى يتم تعيين السكرتير خلال الاجتماع من بين المشاركين، فهذا الوضع هو الذي يعتبر أكبر خطر على الاجتماعات الفعّالة. والتالي هي النقاط التقليدية لاختيار السكرتير للاجتماع.
- موظف أصغر ممّا ينبغي: إن السكرتير أو ناسخ الآلة الذي يكون من خارج الشركة، أو الذي يكون موظف حديث أو أصغر مشارك من الناحية الوظيفية، من غير المحتمل أن يكون سكرتيرا جيدًا، فلن تكون لديه خلفية ضرورية لمتابعة فعاليات الاجتماع وفهم كل ما يقال والمواضيع المهمة وغير المهمة. ولن يكون لديه القدرة بعد ذلك من تجهيز الملاحظات الجيدة وذات المضمون بغير توجيه، ومن ثم فإنه سوف يسهم في إضاعة الوقت والمخاطرة بتجهيز سجل منحاز أو غير متجانس. وعلى كل الأحوال، فإن وضع أي منهم في مثل هذا الموقف غير عادل.
- السكرتير الطموح: الاختيار الأفضل هو السكرتير الشاب الطموح للغاية إن وجد، والمتدربون على الإدارة أو المتدربون في مجال الدراسات العليا في الإدارة وغيرهم الذين متوقع منهم العديد قد يؤدون عمل ممتاز كسكرتير للاجتماعات، كما سوف تعطى لهذا الشاب فرصة جيدة حتى يطوّر نفسه من خلال الاحتكاك بالقضايا، وبأساليب التفكير وبالشخصيات في الجهة التي يعمل بها بمستوى أعلى من الذي كان سوف يجده في غير هذه الجهة.
- موظف أعلى ممّا ينبغي: إن كبير المدراء الذي ربما يكون شاغل منصب في السابق، من غير المتوقع أن یکون سکرتیر جيد، فقد يتّجه إلى لعب دور أنشط ممّا يجب في النقاش مع عدم الاهتمام بالمسؤوليات المطلوبة التي تبدو له أدنى من أن يقوم بها، كما أن معرفته بالموضوعات قد لا تجعله يقلّل من شأن ما قيل وإنما ممّا كان يجب أن يُقال. وليس الهدف من وراء ذلك بأنه سوف يتعمد عدم الأمانة، ولكن بأن تصوراته مثله في ذلك مثلنا جميعاً، سوف تتأثر بخبرته ومعارفه.
- السكرتير المثالي: وهو الشخص الذي نبحث عنه ويجب أن يتصف بما يلي:
- الذکاء؛ حتی يتمكن من فهم ما يحدث.
- أن يكون لديه حسن التعبير حتى يكون لديه القدرة على التعبير عن نفسه، بأسلوب ممتاز في السجلات التي يديرها.
- أن يكون حريص ومنظّم، حتى يكون لديه القدرة في الاحتفاظ بالوثائق والمحاضر بشكل آمن، ومعرفة مكانها عند الحاجة إليها.
- أن يكون متعاون، حتى يكون لديه الاستعداد لمعاونة الأخرين، بما فيهم القائد.
- أن يكون طموح بشكل غير مبالغ فيه، ولديه استعداد للقيان بأي دور ثانوي.
- المشاركة الضائعة: إذا كان يجب اختيار سكرتير من بين المشاركين، فيجب أن يتم التفكير ليس فقط فيما سوف يحققه الاجتماع من هذا التعيين، ولكن أيضًا فيما سوف يخسره من عدم أن هذا الشخص مشارك فعال. والشخص الذي يمكنه أن يكون له دور بالكثير في المناقشة سوف يجد نفسه عائق بشكل خطير إذا أوكل إليه دور السكرتير.
مهام السكرتارية في الاجتماع:
- قبل الاجتماع: تقع مجموعة من تجهيزات للتحضير للاجتماع، تكون في العادة من مسؤوليات السكرتير إن وجد، وإبلاغ المشاركين عن مدة الاجتماع وموعده وتجهيز غرفة الاجتماع.
- أثناء الاجتماع: هو ينبغي للسكرتير عمله أثناء الاجتماع نفسه، وتشمل مهامه ما يلي:
- الإدارة وتأمين التجهيزات والخدمات.
- معرفة القواعد.
- دعم رئيس الاجتماع.
- تسجيل الفعاليات.
- بعد الاجتماع: مهام السكرتارية بعد الاجتماع وهي كالآتي:
- الإدارة وتأمين التجهيزات والخدمات.
- الراحة، إذا أصبحت التدفئة أو التهوية أو مستويات الصوت أو عوامل صرف الانتباه مشكلة، فيجب على السكرتير أن يكون متنیها لذلك وأن يتخذ الإجراء المناسب لضمان راحة المشاركين.
- الترحيب وهنا يتحمل السكرتير مسؤولية القيام بدور المُضيف.
- المرطبات، وهنا يترتيب عليه مسؤولية وقت تقديم المشروبات.
- نهاية الاجتماع، قد يرغب بعض المشاركين في نهاية الاجتماع في الاطلاع على السجل الذي جهزه السكرتير أو القيام بتصحيحه، وخصوصًا فيما يتعلق بمساهماتهم، وهذا الأمر له فائدة ما دام الهدف الحقيقي منه ليس التغيير في السجل.
- الرسائل، إن أحسن أسلوب لإيصال الرسائل التي تكون من الخارج إلى المشاركين، هي عن طريق السكرتير الذي عليه أن يحكم على مدى الاستعجال والسرية، وطريقة إيصالها إلى الشخص المعني.
- دعم القائد، إن سكرتير الاجتماعات الجبد ينبغي أن يتصف بسمات (الجنتلمان)، عدا الجوانب الفنية المتعلقة بدوره، فعليه أن يبذل كل ما هو لازم ليقدم الدعم المعنوي والعملي إلى قائده.
