إنّ الميزانية هي خطة تضعها الشركة أو المنظمة لتكون بمثابة دليل لمساعدة الشركة على تحقيق أهداف النمو والربحية والموارد، ووفقاً لمدرب المحاسبة، تستخدم معظم الشركات ميزانية تستند إلى بيان الدخل للسنة السابقة، وخاصةً الشركات التي تخطط للحصول على الأصول أو جمع الأموال أو الحصول على الديون، وتقوم أيضاً ببناء الميزانيات باستخدام الميزانية العمومية.
بالإضافة إلى ميزانية التشغيل، تقوم الشركات غالباً بإعداد ميزانية نقدية، وهي عبارة عن تقدير للتدفقات النقدية الداخلة والخارجة خلال فترة محاسبية محددة، لا توجد آلة حاسبة للميزانية النقدية أو قالب ميزانية نقدية، وذلك لأنّ لكل شركة احتياجات نقدية مختلفة، على غرار ميزانية التشغيل، عادةً ما تُنشئ الشركات ميزانية نقدية لفترة تتراوح من عام إلى عامين، مقسمة إلى أشهر أو أرباع من أجل التتبع والمراقبة بشكل أفضل.
وتستخدم الشركة تحليل الميزانية النقدية لتحديد مقدار النقد الذي ستحتاجه وما إذا كان لديها نقود كافية في متناول اليد للوفاء بالتزاماتها التشغيلية على المدى القريب والمتوسط، وإذا لم يكن لديها ما يكفي، فغالباً ما يكون لدى الشركة خطة للحصول على المزيد من النقود قبل ظهور الحاجة، ويستخدم المالكون والمديرون أيضاً الميزانية النقدية لتحديد مدى كفاءة الشركة في إنفاق أموالها.
وبسبب المستوى العالي لعملية صنع القرار، يُشرف المدير المالي أو أعلى مدير مالي للشركة، على الميزانية النقدية، وبالنسبة للشركات التي ليس لديها هذا المستوى من الخبرة الداخلية، يجب على المالك المساعدة في الإدارة واتخاذ القرار فيما يتعلق بالميزانية النقدية، وتلعب الميزانية النقدية دوراً أساسياً في الإدارة النقدية الشاملة من خلال تمكين المدير المالي أو أمين الصندوق أو أيّ مدير مالي آخر من التطلع إلى الأمام والتنبؤ بالنقص النقدي قبل حدوثه بوقت طويل.
على سبيل المثال قد ينظر المدير المالي إلى المدفوعات ربع السنوية المستحقة ويحدد حدوث نقص نقدي، ويجوز لها السحب من حد ائتمان الشركة لتغطية النفقات المتزايدة خلال تلك الفترة.
