ما هي أبرز وظائف الإدارة وعلاقتها بالسكرتارية

يجب أن تهتم الإدارة الحديثة بالعلاقات الإنسانية الناشئة الجديدة في مجال الأعمال، وجميع هذه المشاكل لا يمكن معالجتها بشكل مُرضٍ إلا عندما تتوفر معلومات كافية، ويطلب من جميع الأعضاء معلومات حول المؤسسة ويجب أن تمتلك المنظمة والإدارة جميع المعلومات التي تحتاجها لتمكينها من اتخاذ مجموعة متنوعة من القرارات الخاصة بالمنظمة.

أبرز وظائف الإدارة وعلاقتها بالسكرتارية

• عمليات الإدارة: يجب تنفيذ العمليات الإدارية بشكل صحيح، والتخطيط والتحكم والتنظيم هي عمليات الإدارة الرئيسية الثلاث، وفقًا لأهداف وسياسات الإدارة، يمكن تخطيط العمل المكتبي، ويمكن أن يوفر العمل المخطط له أداءً فعالاً.

• أنظمة وإجراءات المكاتب: من الضروري وجود أنظمة وإجراءات مكتبية جيدة التخطيط.

• شراء القرطاسية: تحتاج هذه القرطاسية إلى التخطيط والشراء بشكل منهجي، وذلك لتوحيد عملية الشراء وتوزيعها على الإدارات المختلفة عند الحاجة.

• الأصول الثابتة: تعتبر الأصول الثابتة، مثل الأثاث والتجهيزات والمعدات والمصانع والآلات والكمبيوتر حاجة أساسية للمكتب الحديث وهناك حاجة لهذه الأصول الثابتة في المكتب لأدائه الفعال والاقتصادي، كما يجب أن يتم شراء هذه الأصول الثابتة حتى يستمر العمل المكتبي دون انقطاع.

• التوظيف: اختيار الموظفين وتدريبهم وتنسيبهم ومكافأتهم باسم التوظيف المناسب، يمكن للمكتب تحقيق أداء فعال واقتصادي للعمل المكتبي. حيث أن التوظيف ليس عملاً سهلاً، ويتطلب التوظيف الخارجي والموظفين الداخليين موظفين مؤهلين وذوي خبرة يحتاجون إلى الاختيار والتدريب قبل التنسيب.

• حماية الأصول: يجب حماية أصول المؤسسة من سوء الاستخدام أو الخسارة أو التلف بسبب السرقة أو الحريق أو أي وسيلة أخرى ومن أجل حسن سير عمل المنظمة، هناك حاجة إلى الأصول الأساسية، ويجب الاحتفاظ بسجلات مناسبة لهذه الأصول.

•  العلاقات العامة: يتمتع المكتب بالقدرة على استقبال الجمهور مثل العملاء والموردين والموظفين والمساهمين والمسؤولين الحكوميين وغيرهم الكثير. كما تختلف اهتمامات هؤلاء الأشخاص في طبيعتها، وهذه المصالح تحتاج إلى أن يتم الوفاء بها من قبل المكتب.

الوظائف الخمس للإدارة الجيدة

• التخطيط: عندما تفكر في التخطيط في دور إداري، فكر في الأمر على أنه عملية اختيار الأهداف والإجراءات المناسبة لمتابعة ثم تحديد الاستراتيجيات التي يجب استخدامها، والإجراءات التي يجب اتخاذها، وتحديد الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف.

• التنظيم: هي عملية إنشاء علاقات العمال بالعمل معًا لتحقيق أهدافهم التنظيمية.

• القيادة: تتضمن هذه الوظيفة صياغة رؤية، وتنشيط الموظفين، وإلهام الأشخاص وتحفيزهم باستخدام الرؤية والتأثير والإقناع ومهارات الاتصال الفعال.

• التوظيف: توظيف واختيار الموظفين للمناصب داخل الشركة.

• السيطرة: تقييم مدى النجاح في تحقيق الأهداف، وتحسين الأداء، واتخاذ الإجراءات، يجب وضع المعايير، حتى تتمكن من القياس والمقارنة واتخاذ القرارات.

أفضل المميزات الرئيسية لنجاح العمل داخل الشركة

• التأكد من توافق الأهداف مع رؤية الشركة.

• إجراء تقييم للمخاطر.

• إنشاء جدول زمني.

• التقييم والتخطيط لمتطلبات الميزانية.

أن السيطرة هي عملية مراقبة وتقييم وتعديل الخطة مع تقدم المشروع، حيث يراقب المديرون التقدم عن كثب، ويتأكدون من أن الفريق يلتزم بالمواعيد النهائية، والميزانيات تحت السيطرة.