اقرأ في هذا المقال
إن المشاكل الرئيسية للإبلاغ عن المخاطر، ومعوقات الاتصال في السكرتارية هي أن المشاكل ناجمة عن هيكلية النظام السياسي والإداري داخل منشأة العمل.
ما هي مشاكل ومعوقات الاتصال في السكرتارية
1. الاعتبارات القانونية
قد يتم تقييد التواصل عن المخاطر للاعتبارات القانونية وبالتالي يؤثر على الخيارات المتاحة للمدراء وبالتالي على محتوى رسائل المخاطر.
2. المسؤوليات القانونية
إن أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل القيود القانونية تشكل مشكلة بالنسبة للإبلاغ عن المخاطر، أنها تجعل من الصعب أو المستحيل صياغة وتقديم الرسائل التي تعالج بفعالية المشكلات التي قد تكون أكثر صلة بالمستلمين المقصودين للرسالة.
3. التجزئة
يمكن اتخاذ قرارات التحكم في المخاطر أو التأثير عليها من قبل العديد من الفاعلين السياسيين المختلفين، واكتساب أكبر قدر ممكن من النفوذ من الجزء المحدود الذي يسيطر عليه، وصعوبة تحديد المسؤول عن النتائج النهائية.
4. مشاركة القرارات
يمكن أن يؤدي التواصل مع العملاء حول قضايا المخاطر إلى زيادة رغبتهم في المشاركة أو التأثير بطريقة أخرى على القرارات المتعلقة بالسيطرة على تلك المخاطر.
5. الحوافز لكسب النفوذ
يعني التشتت الواسع للمسؤولية بين أجزاء الإدارة أنه غالبًا ما يكون هناك تضارب في الاختصاص وتداخل المسؤوليات بين المنظمات، وذلك للحصول على أكبر قدر ممكن من النفوذ لمتلقي رسائل المخاطر.
6. الاهتمامات والتحيزات المنهجية
غالبًا ما يكون أولئك الذين لديهم دافع قوي للتواصل بشأن المخاطر هم أيضًا أصحاب المصلحة الأقوى في القرارات، لذلك عندما يؤثر قرار شخصي أو اجتماعي على المجموعات المهتمة، فمن المتوقع ظهور رسائل متضاربة.
كيفية التغلب على معوقات الاتصال بالسكرتارية
- يجب أن يكون المتحدث على دراية بالعوائق المختلفة التي تحول دون الاتصال.
- جعل صوتك مسموعًا بشكل واضح، دون تشتيت الانتباه أو التحيز.
- يجب أن تكون رسالتك مدروسة جيدًا وممارسة جيدًا.
- أن تكون على دراية بما تقدمه وخصص خطابك لهذا الجمهور المحدد.
