ماهي القواعد الواجب مراعاتها في أعمال السكرتارية

اقرأ في هذا المقال


تتمثل قواعد السكرتارية بالمسؤوليات الرئيسية المهمة وفي ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها، والاتصال بالرئيس للتخطيط للاجتماع.

القواعد الواجب مراعاتها في أعمال السكرتارية

1. التواصل الشفهي والكتابي

  • يستخدم موظفي السكرتارية الاتصالات الشفوية والمكتوبة في المكتب لإنجاز العديد من المهام، مثل إرسال بريد إلكتروني إلى العملاء أو الموظفين في الشركة.
  • ويجب عليهم الرد على المكالمات الهاتفية وتحية ضيوف الشركة إذا كانوا يعملون في مكتب الاستقبال.

2. المهارات الحاسوبية والفنية

  • إنجاز معظم المهام الإدارية على جهاز الكمبيوتر باستخدام تطبيقات الشركة المتاحة أو برمجياتها.
  • يجب على السكرتير استعمال الأجهزة التي توفرها الشركة له، والتي يمكن أن تكون أجهزة كمبيوتر سطح المكتب أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة.

3. الكتابة وتدوين الملاحظات

  • يجب على العديد من الموظفين الإداريين تدوين الملاحظات المهمة أثناء الاجتماعات.
  • كما يجب أن يتمتعوا بمهارات رائعة في تدوين الملاحظات من أجل تدوين المعلومات الضرورية والمهمة.

4. التنظيم

  • قد تكون المسؤولية الرئيسية للسكرتير هي الاحتفاظ بجميع الملفات ومعلومات الشركة ووثائقها بشكل مرتب ومنظم.
  • يجب أن يكون مسؤولاً عن تخزين معلومات الشركة، مثل: قواعد البيانات الإلكترونية أو الملفات الورقية.

5. حل المشكلات والتفكير النقدي

  • يجب عليه اتخاذ قرارات حاسمة للشركة بكفاءة، وقد تكون هناك أيضًا تحديات قد تمر بها الشركة وتتطلب حلولًا سريعة ومنطقية.
  • استخدام القدرات في حل المشكلات والتفكير النقدي للتوصل إلى استراتيجيات مبتكرة يمكنها تحسين أداء الشركة.

6. القدرة على خدمة العملاء

  • التواصل مع العملاء للإجابة على الأسئلة أو تحديد مواعيد الاجتماعات أو نقل المعلومات المهمة.
  • يجب أن يكون لدى السكرتير موقف احترافي وصبور ومهذب عند التعامل مع العملاء لضمان الحفاظ على علاقة إيجابية مع الشركة.

7. المرونة والقدرة على التكيف

  • أن يكون المكتب بيئة سريعة التغير بحيث تظل قادرًا على التكيف وقادرًا على العمل بشكل صحيح أثناء المواقف الشديدة.
  • يجب أن تكون قادرًا على التكيف مع الأجواء المتغيرة وتعديل الجدول وفقًا لذلك لضمان عدم التخلف عن التغييرات غير المتوقعة.

المصدر: مهارات السكرتارية الحديثة/اسامه نايف فراج/2015إدارة المكاتب ومهارات السكرتارية التنفيذية/محمد سرور الحريري/2008أعمال السكرتارية/عصام عبد اللطيف/2013اسرار التألق في السكرتارية/عبد الخالق حجيرة/2015


شارك المقالة: