ما هو دور السكرتير وعلاقته بتنفيذ الاتصال

تقوم السكرتارية بتوفير الدعم لجميع الوحدات الإدارية ولضمان تنفيذ الأمانة العامة الأولويات السياسة والإدارة للأمين العام ونائبه  بهدف تعزيز التعاون والكفاءة والتركيز.

مفهوم الاتصال وعلاقته بالسكرتارية

• تبادل المعلومات والمهارات والمعتقدات والآراء بين الأفراد والمجموعات للوصول إلى تفاهم متبادل بين طرفي الاتصال.

• تحقيق وتنمية العلاقات الاجتماعية وروح العمل الجماعي والتي من شأنها تحسيس الأفراد بأهميتهم وأدوارهم في إنجاح مشاريع وأعمال المؤسسة.

• أن الاتصال من الوسائل الهامة بل من أهم الجوانب في الحياة فهي أداة من أدوات التغيير والتطوير والتفاعل بين الأفراد والمجتمعات.

• يلعب الاتصال دوراً هاماً في الجوانب الثقافية والاقتصادية، وهو الدافع الأكبر للتغيرات الهائلة في العالم.

ما دور السكرتير وعلاقته بتنفيذ الاتصال

• للسكرتير أهداف مميزة في إجراء مهمة الاتصال حيث أن السكرتير يقدم انطباع جيد عن المؤسسة تجاه الآخرين.

• قدرة السكرتير على التكلم بثقة أكبر وبكل وضوح عاملاً مهم لنجاحات المؤسسة.

• أن يمتلك السكرتير القدرة الجيدة على الاستماع للآخرين وتنفيذ المهام عن طريق تقديم المعلومات المناسبة للاستفسارات المطروحة.

• إشباع حاجات الناس ونمو المهارات المختلفة.

• العلم بالحقوق والواجبات المناطة بالفرد في المجتمع.

• القدرة التامة على إنجاز الأهداف.

• أن مهارات الاتصال أحد المتطلبات الضرورية على الصعيدين الشخصي والمؤسسي.

• الوصول إلى الأهداف المخطط لها مسبقا.

أنواع الاتصال في المؤسسة وعلاقتها الخاصة بالسكرتارية

أولاً: الاتصالات الداخلية

• الاتصالات الداخلية والعنصر البشري.

• الاتصالات الداخلية وإنجاز جميع المهام داخل المكتب.

• الاتصالات الداخلية وعلاقة التفاهم بين المؤظفين والإدارة.

ثانياً: الاتصالات الخارجية

• للاتصالات الخارجية أهمية كبيرة جدا، فالمكتب في الشركة لا يستطيع أن يستمر ويحقق الأهداف المطلوبة.

• نجاح المنظمة يكمن في مدى ما يستطيع مكتبها المعني أن يتفاعل مع عالمه المحيط وحصوله على المعلومات في الوقت المناسب.

أهداف الاتصال في السكرتارية

•  سهولة إيصال الأفكار والأهداف والسياسات والبرامج لأفراد المؤسسة.

• السرعة وسهولة بناء علاقات وتبادل المعلومات بين الوحد الإدارية في المؤسسة.

•  بناء علاقات عمل قوية وتشجيعها.

•   نقل المشاعر الوجدانية للآخرين.

•  القدرة على تخفيف الشائعات والحد منها قدر الإمكان.

•  متابعة سير العمل والتطورات الجديدة.

•   زيادة القدرات وتشجيع المهارات لدى الأفراد.