اقرأ في هذا المقال
في السنوات الأخيرة انتشر استخدام المكتب المفتوح في منظّمات الأعمال والشركات والمنظّمات الحكومية؛ لِما له من مزايا متعددة تعود بالفائدة للمنظّمة وكذلك له بعض العيوب.
ما هو المكتب المفتوح
هو تخصيص صالة مُتّسعة لا تفصل بينها جدران أو حواجز مرتفعة لموظفين الإدارات والأقسام في المنظّمة، وقد أُتبعت طريقة التصميم المعروفة بالمكتب المفتوح في الفترة الأخيرة، في الكثير من الشركات والإدارات الحكومية، حيث لها مزايا متعددة خصوصًا عندما تقوم بمطابقة مبادئ تصميم المكاتب.
ومن الأفضل عند اتباع طريقة التصميم المكتب المفتوح فصل كل إدارة عن الإدارات الأخرى الموجودة مكاتبها في الصالة الكبيرة؛ لأجل تسهيل مهمة الإشراف بالنسبة للرئيس وتقوية روح التعاون والانتماء بين الموظفين في الإدارة الواحدة. ويتم الفصل بين الإدارات بترك مسافات خالية، مثل الممرات بين إدارة وأخرى أو لوضع خزائن ومعدات تستخدم كحدّ فاصل بينها وبين الإدارات الأخرى.
مزايا المكتب المفتوح
- سهولة الإشراف على الموظفين، فيستطيع المشرف أو المدير الإداري أن يقوم بمراقبة مرؤسيه وهو في مكتبه، دون أن يقوم بالمرور على مكاتب الموظفين في أماكن متفرقة.
- سهولة الاتصال بين الموظفين في نفس القسم أو الإدارة، حيث يمكن ترتيب المكاتب بين الموظفين في نفس القسم حسب سير العمل، حيث تسير المعاملات بطريقة متتابعة والمناولة بين الموظفين دون أن يكون الحاجة للمراسلين.
- الاقتصاد في مساحة المكتب وبالتالي الاقتصاد في نفقات الإيجار وفي التكاليف الأخرى، فاتباع طريقة المكتب المفتوح يعمل على توفير المساحات التي كانت مخصّصة للجدران والحواجز الأخرى، والمساحات التي كانت تترك في الغرف دون أي استخدام عند اتباع طريقة التقسيم إلى غرف خاصة.
- تشجيع الموظفين على تنظيم أعمالهم وإنجازها في أسرع وقت ممكن، عندما تكون مكاتب الموظفين مفتوحة أمام الآخرين كل موظف يشعر بالرقابة من قبل الآخرين، فيكون حريص على أن ينجز عمله وأن لا تتراكم الأوراق على مكتبه.
عيوب المكتب المفتوح
- احتمال انتقال الأصوات العالية والإزعاج التي تنتج عن استخدام بعض الأجهزة والآلات في بعض الأقسام إلى الأقسام والإدارات الأخرى المجاورة، وهذا يسبب إزعاج للموظفين. ولحل هذه المشكلة فيتم تخصيص غرف خاصة للأجهزة والآلات التي تسبب ضجيج حيث لا يصل ضجيجها للأقسام الأخرى.
- صرف نظر الموظفين عن القيام بأعمالهم وخصوصًا عندما يشاهدون الزوار عند المدراء أو عند بعض الموظفين الذي تقتضي طبيعة عملهم استقبال الزوار، واحتمال تسرب أسرار المنظّمة للخارج، فيجبر بعض موظفين الأعمال السرّية بالجلوس بجانب الموظفين الآخرين. ولحل هذه المشكلة فيتم تجهيز مكاتب خاصة للموظفين الذين تتطلب أعمالهم قدوم الزائرين أو القيام بأعمال ذات طابع سري.
نصائح لجعل المكاتب المفتوحة أكثر فعالية
- تصميم المكتب بشكل مناسب: مراعاة احتياجات الموظفين عند تصميم المكتب، مثل توفير أماكن هادئة للتركيز.
- وضع قواعد واضحة: وضع قواعد واضحة للتعامل مع الضوضاء والخصوصية في المكتب.
- توفير أدوات مناسبة: توفير أدوات مناسبة للعمل، مثل سماعات الرأس، للموظفين الذين يرغبون في التركيز.
- إجراء تقييمات دورية: إجراء تقييمات دورية لقياس مستوى رضا الموظفين عن العمل في المكاتب المفتوحة.
يعتمد نجاح المكاتب المفتوحة على العديد من العوامل، مثل تصميم المكتب وطبيعة العمل وقواعد السلوك.
يجب على الشركات التي تفكر في استخدام المكاتب المفتوحة تقييم جميع العوامل بعناية قبل اتخاذ قرارها.
