مفهوم تنظيم السلوك الإداري:
قام علماء الإدارة بالتنظيم الإداري، وقد زوّد منهج التنظيم الإداري بالدراسات المختلفة، حيث إن هناك مجموعة من المفاهيم التي تعرّف تنظيم السلوك الإداري، وهي كما يلي:
- يعرف التنظيم الإداري بأنه القيام بعملية التوزيع للواجبات أو المهام في العلاقات المحددة، وبأسلوب منسّق بين الوحدات والإدارات التي تضمها المنظمة.
- كما يعرف التنظيم الإداري بأنه عباره عن مجموعة من الأنماط السلوكية الرئيسية لتحقيق درجة الرشد الإنساني.
- ويعرّف أيضًا على أنه وضع لنظام العلاقات التي تكون منسقة إداريًا لتحقق هدف مشترك بين هذه العلاقات، وبذلك فهو عبارة عن نظام يتكوّن من عدد من الأجزاء المنسقة مع بعضها، وتقوم بتكميل بعضها البعض؛ لأن أي خلل في أي منها يحدث خللاً في النتيجة الكلية.
- وأخيرًا يمكن تعريف التنظيم الإداري بأنه سلوك العمليات التي من من الممكن أن تقوم على توزيع السلطات، وتنسيق العلاقات بين مجموعة متعاونة من الموظفين الذين يريدون الوصول إلى هدف مشترك واحد.
وبناءً على ما تم ذكره، فإن أغلب المفاهيم متفقة على أن التنظيم بشكل عام هو الإطار الذي يتم من خلاله ترتيب جهود جماعة من الموظفين وتنسيقها في طرق تحقق أهداف محددة، وهذا يحتاج تحديد المهام المطلوبة لتحقق هذه الأهداف وتحديد الموظفين المسؤولين عن تنفيذ هذه النشاطات، وكذلك تحديد الإمكانات والموارد التي يستخدمها هؤلاء الموظفين مع توضيح العلاقات الإدارية بينهم من حيث السلطة والمسئولية.
عناصر تنظيم السلوك الإداري:
تتعدد عناصر التنظيم الإداري في المنظمات المتنوعة بتعدد عناصر العمليات نفسها، وهذا باعتبار أن التنظيم وظيفة من أهم وظائف العملية الإدارية وله ارتباط قوي وحيوي بكل الوظائف الإدارية الأخرى، ولذلك فإن أهم عناصر التنظيم الإداري الجيد في تلك المنظمات يمكن تحديدها فيما يلي:
- شمولية الأهداف: يجب أن يكون لكل تنظيم إداري هدف يسعى إلى تحقيقه، والتنظيم الإداري الصحيح هو الذي يكون الهدف فيه محدد بشكل واضح لكل الموظفين، بقصد وجود هدف محدد لكل منظمة أو إدارة من إدارات المنظمة.
- وضوح الهيكل التنظيمي: الهيكل التنظيمي للمنظمة يمثل الصورة أو الشكل الرسمي لتنظيم المنظمة، ويقوم الإداريون والقيادات المسؤولة باقتراح هذا الشكل الرسمي ومستوياته المتنوعة، وهو في أبسط هيئة يأخذ شكل هرم مثل قمته مدير المنظمة أو الإدارة العليا، ويمثل قاعدته الموظفون بالمنظمة في كل مستوياتهم، وهو البناء الذي يقوم بتحديد موانع اتخاذ وتنفيذ القرارات فيها.
- تقسم العمل: إن تقسيم العمل قائم على أن كل وظيفة تحتوي على عمل واحد لتتم الاستفادة من مميزات التخصص الدقيقة، وتقسيم العمل يعني أن يكون هناك اعتماد على التخصص، حيث يقوم كل موظف بعمل متخصص بناءً على قدراته، وتقسيم العمل يحتاج بالضرورة لوجود سلطة مركزية واحدة للإشراف على أجزاء العمل المتنوعة والتنسيق فيما بينها.
- تحليل العمل: بهدف تحليل العمل إلى التزويد بوصف ما هو مطلوب من كل واحد من الموظفين أن يقوم به أو يؤديه في الوظيفة التي تم اختياره لأداء مهامها، حيث يغطي هذا الوصف كل عمليات الأداء، وكمية ونوع التجهيزات والأدوات التي من الممكن استعمالها، وشروط العمل والمخاطرة التي يمكن أن يتعرض لها عند قيامه بأداء المهام في هذا العمل.
ويقصد بتوصيف الوظيفة وهو وجود بیان تحلیلي دقیق لكل الواجبات التي تحتويها هذه الوظيفة، وكذلك الصلاحيات الممنوحة للقائمين على تنفيذها أي تحديد دقيق للمسؤوليات والواجبات والسلطات المرتبطة بوظيفة محددة.
- التنسيق: يقصد به ترتيب يهدف لجهود جماعة من الأفراد لكي يتم تحقيق هدف واحد مشترك، ولقد كان هناك اختلاف لدى علماء الإدارة في موقع التنسيق، فبعض منهم قال أنه جزء من الوظائف الإدارية وبعضهم الآخر قال جزءًا لا ينفصل عن التنظيم، حيث أن التنسيق من العناصر الرئيسية المتكاملة العمل والبعد عن التناقض والتضارب والازدواجية في الأداء الذي يسبب فشل المنظمة.
والتنسيق هو تحقيق الربط والتكامل بين أجزاء التنظيم في المنظمة، وتحقيق التنسيق عند وجود علاقة واضحة المعالم بين هدف الموظفين العاديين وبين هدف التنظيم. وعناصر التنظيم الإداري تضم ما يلي:
- الأعمال التي تمارسها المنظمة لتحقيق أهدافها.
- الأفراد أو الموظفين في المنظمة على مختلف مستوياتهم العملية أو المستويات الفنية الذين سيتولون القيام بهذه المهام.
- الأدوات التي يقوم الموظفين باستخدامها في أدائهم لأنشطتهم المتنوعة.
- النظم والإجراءات والطرق والمراحل المخططة لتنفيذ الأعمال أو المهام.
- الهيكل أو أسلوب توزيع الأفراد الموظفين بين الأعمال المتنوعة وتحديد علاقاتهم الوظيفية في خطوط الاتصال.
- تحديد السلطات والمسؤوليات لكل مرکز وظیفي.
