جميع منظمات الأعمال تقوم بتنفيذ الاجتماعات؛ لأنها عبارة عن وسيلة لتحقيق التواصل بين الموظفين فيها والإدارة، والاجتماعات تختلف من حيث النوع والسبب لإنشاء الاجتماع.
أنواع الاجتماعات الإدارية في منظمات الأعمال:
اجتماع توصيل المعلومات:
هنا يجب على المدير قبل أن يتخذ قراره لإقامة الاجتماع ليقوم بتوصيل بعض المعلومات لدى الموظفين أن يتأكد أنه لا يوجد خيارات أخرى لإيصال المعلومات مثل المنشورات أو التقرير. ومن المحتمل أن كتابة المذكرة تعتبر من أبسط الخيارات؛ لأنها تعتبر غير مكلفة، لكن بعض الأحيان تسبب عائق له علاقة تتعلق بمدى فهم الموظفين للمعلومات التي تحتويها هذه المذكرة.
فإذا ما كان لدى المدير رأي بأن هناك سوف يكون فهم خاطئ للمعلومات التي يرغب بتوصيلها، وأنه لم يتم فهمها كما يريد إلا من خلال شرحها بأسلوبه أو من خلال المساعدات الأخرى، مثل المعينات السمعية البصرية ليتم جذب انتباه الموظفين لمثل هذه المعلومات، فإنه من مصلحة المنظمة دعوة المعنيين إلى اجتماع.
اجتماع المتابعة والرقابة:
في هذا النوع من الاجتماعات يكون هناك متابعة لما تم تنفيذه من أنشطة، وتحليل أسباب عدم تحقيق الغايات ومحاسبة كل موظف لم يقم بالمهام المطلوبة منه، وتكليف الأقسام المتنوعة بمهام جديدة؛ وهذا حتى يتم إنجاز الخطة التي تم إعدادها بشكل جيد، فإن الهدف من هذا النوع من الاجتماعات هو إخبار الموظفين أنهم تحت الرقابة المستمرة من المدراء ومتابعتهم؛ حتى لا يكون هناك أي نوع من أنواع الإهمال من الموظفين والمرؤوسون في تنفيذ مهامهم الوظيفية.
اجتماع الحصول على المعلومات:
إن الغاية من اجتماع الحصول على المعلومات هو الوصول إلى معلومات لها علاقة بموضوع محدد، ومع أن هناك خيارات أخرى تعتبر ذات كلفة أقل من كلفة عقد اجتماع من هذا النوع، ومن هذه الخيارات طلب معلومات لازمة بشكل تقارير مكتوبة ثم تعريف الموظفين بآرائهم المتنوعة بشكل كتابي إذا كان هذا ضروري، فإن عقد مثل هذا الوع من الاجتماعات يظل أسلوب مرغوب لما يتيح للمنظمة من إمكانية معرفة طرق التفاعل الممكنة بين وجهات النظر المتنوعة للمشاركين.
ومن الأمثلة على هذا النوع من الاجتماعات هو اجتماع العصف الذهني أو عصف الأفكار (Brain Storming Meeting)، الذي يعطي الفرصة لكل المشاركين بالمشاركة برأيهم ووجهة نظرهم مهما كانت، وهذا يساهم على ظهور أفكار عديدة ومختلفة، وهذا يتطلب من رئيس الاجتماع أن يقوم بإدارة الاجتماع بأسلوب محدد تعطي كل المشاركين فرصة للتعبير عن رأيهم، وعدم السماح لأي مشارك من المشاركين أن يكون هو المسيطر على الاجتماع، أو يتحكم بحرية المشاركين في طرح أفكارهم.
اجتماع تكوين الاتجاهات:
من الخيارات التي يمكن تطبيقها لإنشاء اتجاهات محددة هي الدعوة إلى عقد اجتماع لكل من له علاقة بالأمر، أو القيام بإجراء لقاء فردي مع كل موظف لوحدة أو الكتابة له، ومع أنه لكل خيار من هذه الخيارات له إيجابيات وسلبيات وظروف استخدام، فإنه من الممكن أن نقول أن الاتصال الشفهي يتميز على الاتصالات الكتابي؛ لما يقدمه من احتمالات لتأثير المباشر لرئيس الاجتماع على الموظفين وإقناعهم بوجهة نظر محددة.
وإذا اختار المدير وسيلة الاتصال الشفهية، فيجب عليه أن يختار بين الاتصال الشفهي بشكل فردي أو الاتصال الشفهي بشكل جماعي، ويكون وقتها العامل الرئيس في اختيار أي من الطريقتين هو تقدير المدير لمستوى فعالية الاتصال الشخصي، أو الجماعي في تعديل الأفكار والاتجاهات القديمة والقبول بالتغيير لما هو جديد.
اجتماع حل المشكلات:
هدف هذا النوع من الاجتماع هو الوصول إلى حلول مفضلة ومقبولة لمشكلة ما، خصوصًا إذا كان عنصر قبول الحل من قِبل أغلب المشاركين مسألة ضرورية وحاسمة لضمان فعالية التطبيق، ويطبق المدير مثل هذا النوع من الاجتماعات إذا ما تعرضت المنظمة لمشكلة محددة وكان الحل مرتبط ارتباط قوي بموافقة كل الموظفين عليه، مثل تعرّض المنظمة لمشاكل مالية مؤقتة تتطلب تقليل التكلفة بشكل مؤقت، وبالتالي إصدار قرار له علاقة برواتب كل الموظفين، ومن المهم أن يتم الحصول على قبولهم هذا القرار القاسي؛ حتى لا ينعكس الأمر بشكل سلبي على الأداء، ومن المهم إخبارهم بأن المشكلة غير دائمة وسوف يتم تعويض المنظمة للموظفين.
الاجتماع التوجيهي أو الإرشادي:
على الرغم من أن هناك الكثير من الطرق التي يمكن استعمالها لتوجيه الموظفين وتطوير مهاراتهم وتوسيع طموحاتهم، مثل: قراءة كتب ومقالات، التعليم عن طريق المراسلة، تنظيم برنامج التعلم الذاتي وغيرها، فإن اختيار طريقة دون أخرى يرتبط ارتباط قوي بمعيار (التكلفة ـ العائد)، وهنا تعتبر الاجتماعات إحدى الطرق ذات الفعالية في تحقيق الغايات المطلوبة.
