جرد المخزون هي عملية رقابية هدفها المراجعة الفعلية للكميات الموجودة في المخزن من الأصناف المتنوعة والتي تتم بأسلوب منتظم بين كل فترة زمنية وأخرى؛ لتتم مقارنتها بالسجلات المتنوعة للمخزون ليتم الوصول إلى أي فروق متوقعة.
أنواع جرد المخزون في المشاريع الصغيرة
1- الجرد الدوري: وهو الجرد الذي يحدث على فترات محددة ومعروفة. وفي الغالب تكون نهاية السنة المالية. حيث تقوم بحصر الأنواع المختلفة في وقت محدد، وفي الغالب يتم هذا النوع في المشاريع الصغيرة والمتوسطة إلا أنه يحتاج في الغالب التوقف عن العمل حتى يتم الانتهاء من عملية الجرد.
الجرد المستمر: يتم الجرد المستمر باستمرار أي يبقى مستمر على طول السنة المالية بناءً على برنامج يتم إعداده مسبقًا، يـتم مـن خلال الجرد المستمر مراجعة كل صنف مرة على الأقل سنويًا في وقت محدد؛ لأنه يجب الانتهاء من الجرد لكل الأصناف قبل نهاية السنة ؛ لتوضيح العجز أو الفائض في المخزون إن وجد، ومما يبسط عملية الجرد المستمر وجود سجلات كاملة تكون منظمة عن المخازن، وتكون هذه الطريقة ملائمة للمشاريع الكبيرة والتي يتطلب فـيها الجـرد عدة أيام وكذلك لاحتفاظها بعدد من السجلات المنتظمة عن المخازن فيها.
الاختلافات بين أنواع الجرد
هناك تشابه بين طريقة الجرد المستمر مع طريقة الجرد الدوري في الكثير من النقاط بالرغم من وجود بعض الاخلافات ومن هذه الاختلافات:
- استمرار المخازن في عملها ذاته خلال عملية الجرد المستمر.
- تثبـيت نتائج الجرد المستمر على السجلات ذاتها مع البحث عن أسباب الاختلاف ومعالجة الزيادة أو النقص عند ظهورها مباشرة.
- يتطلب الجرد المستمر إلى عدد أقل من المراجعين.
- يمكن قبول الأرصدة إذا لم ينتج فرق بين الجرد المستمر والسجلات ثم يتم نقل الميزانية دون الحاجة إلى الجرد السنوي.
أهداف جرد المخزون
- التأكد من الدقة في السجلات المخصصة للمخزون.
- العمل على معرفة وتحديد نقاط القوة ونقاط الضعف في النظام المستخدم في رقابة المخازن وسلامة الإجراءات المطبقة.
- مقارنة الأرقام الفعلية من الرصيد بالأرقام الموجودة في السجلات؛ للتحقق من عدم وجود مجال للغش والسرقة أو الاختلاس.
