مدخل النظم انتشر استخدامه منذ بداية الستينات من القرن الماضي، حيث نجد أن المنظمات تتكون من نظام مفتوح أو النظام المغلق، وتُفرّق النظرية العامة للنظم بينها حيث تعتبر المنظمة نظام مفتوح أو نظام مغلق، ويوجد هناك درجات من الانغلاق والانفتاح.
أنواع النظم بناء على مدخل النظم:
النظام المُغلق:
هو النظام المستقل أو النظام المكتفي ذاتيًا والذي لا يُحدث أي تفاعل بينه وبين البيئة الخارجية له؛ أي بمنعزل عن البيئة التي تحيط به بشكل تام فلا يتأثر بها ولا يؤثر فيها.
النظام المفتوح:
هو النظام الذي يعتمد على البيئة الخارجية ويكون متفاعل معها ويتأثر ويؤثر بها، ويتضح هذا من خلال ما يلي:
- المدخلات: المنظمات تستمد وتتلقى المدخلات من البيئة الخارجية المحيطة بها، وتتمثل المدخلات هنا الأيدي العاملة ورأس مال المنظمة والمواد الأولية والتكنولوجيا، والمعدات المستخدمة والطاقة والمعلومات عن السوق المستهدف والمستهلكين.
- المخرجات: حيث تعتبر هي المنتج النهائي الذي سوف تقوم المنظمة بإنتاجه، سواء كان سعلة أو خدمة الذي سوف يتم تقديمه للمستهلك، ومن البديهي أن البيئة المحيطة تتكوّن من مجموعة من أنواع البيئات، مثل البيئة السياسية والبيئة الثقافية والبيئة الاجتماعية والبيئة المادية والبيئة الطبيعية والبيئة التعليمية والبيئة النفسية والبيئة الدينية، وهذه البيئات جميعها تؤثر في المنظمة أو قد تؤثر بشكل منفرد على أهداف المنظمة والسياسة التي تتبعها، والاستراتيجيات والخطط المجهّزة وطرق العمل والنتائج.
فمثلاً المنظمة التي تعمل في الريف سوف يكون ذوق وأفكار ومعتقد وثقافة الريف أثر على المنظمة، وكذلك المنظمة التي تعمل بالمدينة، وحتى في اختلاف الدول فالمنظمة التي تعمل في دول متقدمة اقتصاديًا تختلف في المدخلات والمخرجات عن المنظمات الأخرى، التي تعمل في دول غير متقدمة.
ومع هذا يوجد نقطة مهمة يجب التركيز عليها وهي أن المنظمة كنظام مفتوح لا تكون استجابتها للمؤثر الخارجي بشكل سلبي بل تستجيب بطريقة إيجابية، حيث تتلقى المثيرات وتقوم على فهمها وتحليلها وتفسيرها، وتقوم بإعطاء معنى حقيقي لها وبناءً على هذه المعاني تكون استجابة المنظمة للمثيرات حولها.
فإن المنظمة بالنظام المفتوح على البيئة المحيطة تأخذ المدخلات وحاجاتها من هذه البيئة، وكذلك تقوم بتصريف منتجاتها في البيئة المحيطة؛ لذلك يجب على المنظمة أن تتعامل مع البيئة الخارجية لها تتأثر وتؤثر بها أي أن التأثير بين البيئة المحيطة والمنظمة تأثير متبادل، فإذا لم يحدث هذا التأثير فقد تتعرض المنظمة للفشل.
وعلى سبيل المثال إذا لم تجد المنظمة مورد للمواد الخام أو خبرات بشرية، فإن هذا سوف يسبب إلى توقف المنظمة وأيضًا بما يخص تصريف المنتجات سواء كانت سلعة أو خدمة أو فكرة أو غيرها، فإذا لم تجد المستهلكين فيحب على المنظمة أن تعدّل وتفير وتطور المنتجات بما يتلاءم مع عادات وأذواق المستهلكين وما يفضلونه.
وبناءً على ذلك فإن العلاقة بين المنظمة كنظام مفتوح والبيئة الخارجية علاقة متبادلة ومتشابكة، وتتميز بالتأثير والتأثر والأخذ والعطاء والاستفادة فهو ينبع من البيئة ويصب فيها ويعيش فيها.
خصائص المنظمة كنظام مفتوح:
- تعتبر المنظمة نظام فرعي من نظام كلي، المنظمة تعتبر نظام فرعي للبيئة المحيطة بها التي يمكن أن نسميها النظام الكلي أو النظام الأصلي، وعندما كانت المنظمة تستمد المدخلات من البيئة الخارجية لا يمكن للمنظمة أن تتمتع بالاكتفاء الذاتي أو الاستقلالية.
- تتميز المنظمة كنظام مفتوح بدوام الأنشطة والاتصال والتكرار بشكل دوري في شكل دورات دائمة تأخذ شكل الدائرية، بمعنى المنظمة تحصل على مدخلات الضرورية من البيئة الخارجية وتحول هذه المدخلات إلى مخرجات تقوم بتسويقها، ثم تأخذ حصيلة البيع والأرباح حتى تحصل على مدخلات أخرى وتبدأ بدورة ثانية وثالثة ورابعة وهكذا.
- تأخذ المنظمة المدخلات من البيئة الخارجية المحيطة بها، وتجري عليها عمليات تقنية أو عمليات فنية تقوم بتحويلها لمخرجات على شكل سلعة أو خدمة أو فكرة، تختلف خصائصها عن خصائص المادة الأولية التي كانت أحد المدخلات.
- تعمل المنظمة كنظام مفتوح لتحقيق حالات من التوازن والاستقرار القادر على التكيف مع البيئة الخارجية.
- تستمد المنظمة مدخلاتها من البيئة فهي تقوم بتصريف المخرجات للبيئة الخارجية.
- تدفق المعلومات تعد أحد خصائص النظام المفتوح، حيث يكون هناك اعتماد على البيانات والمعلومات التي تتلقاها عن البيئة الخارجية التي تحيط بالمنظمة، فتقوم بإعطائها مؤشرات عن سير العمل للمنظمة ومدى نجاح المنظمة في تحقيق الأهداف.
