الجهد والوقت والمال الذي يُبذل في دراسة كمية العمل لا يذهب سُدى، بل له مجموعة من الأهداف التي تسعى المنظّمات الحكومية والمنظّمات الخاصة لتحقيقها.
ما هي دراسة كمية العمل؟
توضّح الدراسة لكمية العمل كمية العمل الذي يتم تنفيذه وتوضّح عدد الموظفين الذين قاموا بتنفيذه، كما توضّح مقدار مساهمة كل فرد من هؤلاء الموظفين في إنجاز الأعمال والمهام. ويتم تطبيق دراسة كمية العمل على مجموعة من الأنواع المتعددة في مجال الأعمال المكتبية.
أهداف دراسة كمية العمل:
- تساعد رؤساء الإدارت والاقسام في تخطيط العمل:
دراسة كمية العمل تساهم في تبسيط عملية التخطيط ورسم برنامج العمل في المنظّمة، من خلال الرئيس الإداري. ويتحقّق ذلك ببيان الأوقات التي تزداد فيها كمية العمل في المنظّمة زيادة كبيرة غير الطبيعية ومعرفة موعد زيادة كمية العمل في المنظّمة، التي تجعل الرئيس الإداري يتّخذ الاحتياطات والإجراءات اللازمة لمواجهة الحالات قبل حصولها، مثل أن يخصص عدد أكبر من الموظفين للقيام بالأعمال عند زيادتها. - تساعد في توزيع الأعمال توزيع صحيح:
تساعد كمية العمل في بيان الوقت الذي تحتاجه كل خطوة من خطوات العمل أثناء أداء العمليات المطلوبة، فإذا تبيَّن أن الخطوة (1) تحتاج إلى أربع دقائق والخطوة (2) تحتاج إلى دقيقتين، حيث أن معدّل عدد المعاملات التي ترد إلى المنظّمة في اليوم هو (400) معاملة، فعلى رئيس المنظّمة أن يأخذ هذه الحالة بعين الاعتبار عند توزيع الموظفين؛ بحيث يخصص للخطوة رقم (1) ضعف عدد الموظفين الذين سوف يخصصهم للخطوة رقم (2).
ومن الأمثلة على التوزيع غير السليم في الأعمال في بعض المنظّمات الصغيرة تخصيص موظف للبريد الوارد وآخر للبريد الصادر، فيتم ملاحظة في بداية كل يوم كمية كبيرة من الأعمال لدى موظف البريد الوارد، بينما لا توجد أعمال لموظف البريد الصادر. ولكن يتم عكس الوضع في نهاية اليوم فيصبح موظف الوارد بلا عمل وتتكدّس الأعمال عند موظف الصادر، وفي مثل هذه الحالة فإن أبسط علاج لها هو أن يشترك كلا الموظفين في عمليتي الصادر والوارد، وبهذا يتوفّر عمل الموظفين طول اليوم ولا داعي لتقسيم العمل حسب الاختصاص في هذه الحالة. - تساهم في التخلص من منطقة عنق الزجاجة:
تظهر حالة عنق الزجاجة عندما يكون تكدّس للأعمال عند خطوة من خطوات المعاملة، أو عند موظف محدد، أمّا أسباب عنق الزجاجة فتعود إلى استخدام طريقة الإجراءات غير السليمة؛ للقيام بالأعمال أو إلى تكليف الموظف بالقيام بعدد كبير من الأعمال أكثر من طاقته، وتفيد دراسة كمية العمل في معالجة عنق الزجاجة وذلك لتوضيح عدد المعاملات التي يتم إنجازها في خطوة من خطوات العمل، وبهذا نتمكّن من توضيح أسباب تكدّس العمل ومن ثم نحاول إيجاد الحل المناسب.
ومن الحلول لمعالجة عنق الزجاجة هي إعادة توزيع الموظفين بين أقسام المنظّمة، فإن كان تأخير الأعمال في قسم ما يعود إلى قلة عدد الموظفين الموجودين في القسم وإلى كثرة الأعمال المطلوبة منهم، فيكون نقل بعض الموظفين من الأقسام الأخرى التي لا يكون فيها كمية العمل كثيرة إلى هذا القسم؛ لتساعد في الإسراع في إنجاز الأعمال، كما أن دراسة خطوات المعاملة وتبسيطها تساهم في القضاء على مثل هذه الحالة. - تساعد في معالجة الحالات الاستثنائية:
يتبيَّن أحيانًا أن التأخير في المعاملات وأن حالات عنق الزجاجة، تكون بسبب وجود بعض الحالات الاستثنائية في المعاملات التي تتطلَّب إجراءات خاصة تختلف عن الإجراءات العادية المتّبعة في المنظّمة. وبواسطة دراسة كمية العمل يتبيَّن أن عدد الحالات الاستثنائية وعند معرفة العدد نتمكّن من أن نخصّص لها ما تحتاجه من الموظفين؛ بحيث تحوّل الحالات الاستثنائية إلى ذلك الموظف ليقوم بالإجراءات اللازمة عليها، وبهذا نضمن سير الأعمال في المنظّمة بطريقة منتظمة بدون انقطاع بسبب الحالات الاستثنائية. - تساهم في تقدير حاجة المنظّمة من الموظفين:
معرفة كمية العمل التي ترد إلى المنظّمة ومعرفة معدل الإنتاج للموظف في اليوم الواحد، يساهمان على تقدير حاجة المنظّمة من الموظفين، في حالة زياد كمية العمل أو في حالة النقصان. فإذا زادت كمية العمل في المنظّمة وأصبحت الأعمال تتراكم على الموظفين فيها، فنستطيع مواجهة هذه الحالة وذلك بإجراء دراسة لكمية العمل التي ترد إلى المنظّمة. وبمعرفتنا معدّل الإنتاج اليومي للموظف من العمل، نستطيع أن نُقدّر عدد الموظفين الذي يجب إضافتهم إلى العدد الحالي من الموظفين. - تساهم في استثارة اهتمام الموظفين عن طريق عرض النتائج:
معرفة كمية العمل الذي يقوم به الموظفون في قسم ما، يساهم في تشجيع هؤلاء الموظفين على زيادة إنتاجهم وعلى بثّ روح المنافسة بينهم، كوجود في إحدى إدارات الحسابات هناك قسمان يقومان بنفس الأعمال. ولمّا كان العمل روتيني ولم يكن حافز للموظفين، فإن كمية الإنتاج تنخفض في أحد الأقسام انخفاض كبير؛ بحيث أصبح الإنتاج فيه أقل من المستوى العادي. وليتم تشجيع هؤلاء الموظفين وبثّ روح المنافسة بين القسمين، فقد أُجريت دراسة لكمية العمل في كلا القسمين وعُرضت النتائج على لوحة الإعلانات على شكل جداول ورسوم بيانية. وقد ترتّب على ذلك نمو روح المنافسة بين القسمين؛ نتيجة المقارنة بينهم وهذا أدى إلى زيادة إنتاج كل موظف بدرجة كبيرة.
