يوجد هناك العديد من التقنيات التي يتم استعمالها في مهمة تحليل المهام الوظيفية من قبل إدارة الموارد البشرية، وفي بعض الأوقات قد يحتاج محلل المهام الوظيفية تقنية واحدة لكي يحصل على النتائج التي يريدها وفي أوقات أخرى يحتاج إلى أكثر من تقنية في نفس الوقت، ومن التقنيات التي تستخدم في تحليل المهام الوظيفية المقابلة الشخصية، التقارير الذاتية، الاستعلامات، قوائم المراجعة، دفاتر العمل وسجلات الوقائع وغيرها.
تقنيات تحليل المهام الوظيفية
أولاً: المقابلات الشخصية
هي إحدى تقنيات تحليل المهام الوظيفية وإحدى الطرق الأساسية للوصول إلى المعلومات عن إحدى الوظائف، بشكل عام فإن الفرد الذي يقوم مهمة تحليل المهام الوظيفية سوف يقوم بعقد مقابلة شخصية مع الفرد الذي يقوم بالوظيفة ويجب أن يكون نتيجة هذه المقابلة هو تجهيز مواصفات الوظيفة. وبعدها يتم التأكيد على ذلك عن طريق المشرف الحالي على الفرد الذي يتم عقد المقابلة معه ومن خلال أي تغييرات ضرورية يتم القيام بها، ويفترض أن تكون الوثيقة النهائية محل اتفاق لكل الأطراف. ولكي يتم الحصول على معلومات بطريقة ناجحة يجب اتباع الإرشادات التالية:
- القيام بالتجهيز للمقابلة من خلال إجراء بعض البحث في النواحي التي لها علاقة بالمنظمة والوظيفة التي يتم عقد المقابلة من أجل تعيين أحد أو بعض الأفراد بها.
- القيام بإعداد قائمة بالأسئلة واتباع التسلسل المنطقي للأسئلة قدر الإمكان خلال المقابلة.
- سوف يشعر المتقدم للوظيفة الذي تعقد معه المقابلة بنوع من التوتر وسوف يتأخذ موقع المدافع في بعض الأحيان، فيجب أن يتم قضاء القليل من الوقت للتقليل من التوتر وجعل هؤلاء الأفراد تشعرون بالراحة.
- يجب التأكد من أن المقابلة سوف يكون تنظيمها لائق وان يتم انعقادها في مكان بعيد عن الإزعاج.
- يجب أن يتم توضيح الهدف من المقابلة والاهتمام على أن من يقوم بالمقابلة يريد حقاق ولا يريد آراء.
- طرح أسئلة مفتوحة النهايات والتي تقوم بدعوة الأفراد لوصف محدد لما يقومون به والابتعاد عن الأسئلة المغلقة التي تكون إجابتها بكلمة نعم أو لا.
- وضع الملاحظات الشاملة عن ما قيل خلال المقابلة.
ثانيًا: التقارير الذاتية
من الممكن أن يتم طلب من الأفراد الذي يقومون بوظائف أن يقوموا بوصف وظظيفتهم وأن يقوموا بإعداد تقرير يكون مضمون هذا التقرير مواصفات هذه الوظيفة. سكون من البديهي وجود إختلاف في الطريقة التي يتم عن طريقها كتابة هذه الأشياء، ومن ناحية خاصة إذا لم يتم تقديم الإرشادات العامة والواضحة، سوف يتم اعتماد جودة المعلومة بشكل كبير على مهارات الكتابة التي لها علاقة بالفرد شاغل الوظيفة، هذا المنهج يحتاج إلى منح الأفراد الذين يقومون بالوظائف إرشاد وتدريب واضح.
ثالثًا: الاستعلامات
الاستعلامات هي من أكثر الطرق التي تستعمل للوصول إلى المعلومات عن الوظائف، وشكل خاص عندما يجب تغطية عدد كبير من الوظائف. من جهة أخرى فإنها تعتبر طريقة لا تحتاج لوقت طويل وتكلفها قليلة لكي نحصل على المعلومات من عملية عقد المقابلات الشخصية. من خلال استخدام منهجية منظمة فإنه من الممكن الوصول على قدر كبير من التوافق بما يخص مستوى الإجابات ويمكن ضمان الوصول للمعلومات اللازمة.
رابعًا: قوائم المراجعة
قائمة المراجعة هي عبارة عن قائمة تحتوي على عدد من البنود التي من الممكن أن يتم تطبيقها على وظيفة محددة، ويكون مطلوب من الفرد الذي يشغل الوظيفة والمشرف عليه أن يقوم بتحديد البنود التي تنطبق على الوظيفة. تعتبر قوائم المراجعة جيدة بشكل خاص عندما يكون هناك عدد من الوظائف الروتينية التي يتم عن طريقها جميعها تنفيذ المهام المتشابهة وعندما تكون هذه المهام ذات طبيعة مباشرة.
من جهة أخرى، من الممكن أن يتم إكمال قوائم المراجعة بشكل سهل وسريع، ومن ثم فإنها من الممكن أن تمثل طريقة سريعة للوصول إلى المعلومات عن عدد كبير من الوظائف. أما المشكلة الرئيسية تكمن في أنه يجب إعداد هذه القوائم باهتمام؛ لكي نضمن الحصول على المعلومات الصحيحة وعدم إهمال أي شيء مهم.
خامسًا: دفاتر العمل وسجلات الوقائع
من الممكن أن يتم استخدام دفاتر العمل وسجلات الوقائع في تشغيل الأنشطة اليومية للفرد الذي يشغل الوظيفة، يعتبر هذا المنهج أكثر أهمية للوظائف ذات المستويات العليا والوظائف الإدارية، لكنها في الوقت نفسه هي عملية تحتاج وقت طويل، وتكون معتمدة بشكل كبير على مدى الالتزام ودقة الفرد الذي يقوم بالوظيفة في إكمال السجل بالإضافة أنه من الممكن أن يكون هناك صعوبة في عملية تحليل النتائج.
سادسًا: الملاحظة
يتم النظر بشكل عام إلى الملاحظة على أنها من أكثر الأساليب دقة في الوصول على معلومات عن وظيفية ما، وقد كانت الداعم الرئيسي لعدد من الخطط لدراسة العمل التي تم تقديمها عبر سنوات، مع ذلك فإنها عملية تعتبر مكلفة وتحتاج الكثير من الوقت، كما أن هناك خطر في أن يقوم الأفراد الذين تتم ملاحظتهم بتغيير تصرفاتهم بسبب العملية ذاتها، أي لأنه يتم مراقبتهم.
سابعًا: الملاحظة عن طريق المشاركة
تكون الملاحظات من خلال المشاركة على أن يشترك المحلل بالفعل في القيام بالوظيفة للوصول إلى المعلومات التي يريدها بشأن الوظيفة. مرة أخرى من الإمكان أن تحتاج هذه الطريقة الكثير من الوقت ويوحد خطر فشل المحلل عند تقديره لبعض النواحي المحددة للوظيفة في حال لم يكون هناك الوقت اللازم. ويوجد نقطة أخرى إذا لم يكن هذا المنهج هل سوف يتصف بالمصداقية في عيون الآخرين ذاخل بيئة العمل ذاتها أم لا.
ثامنًا: طريقة المواقف الحرجة
هذه الطريقة تتمثل في الطريقة التي يطلب عن طريقها الأفراد الذين يقومون بالوظيفة أن يسترجعون المواقف الحرجة التي حصلت معهم خلال قيامهم بالمهام الوظيفية الموكلة لهم. هذه الطريقة من المتوقع أن يتم من خلالها تكوين صورة عن النواحي الرئيسية للوظيفة والتي لها علاقة بنواحي النجاح أو الفشل. وتزيد أهمية هذه العملية بشكل خاص عندما يكون الموضوع متعلق بتحليل السلوك لغاية إعداد تعريفات الكفاءة. ومن ناحية أخرى تتمثل عيوب هذه الطريقة أنها معتمدة بشكل كبير على دقة ما يقوم به الأفراد الذين يتم عقد المقابلة معهم من استرجاع وتذكر.
تاسعًا: التحليل التسلسلي للمهام
يتم من خلال هذه التقنية تقسيم الوظائف لمجموعة من المهام التي ترتب بطريقة هرمية، ثم يأتي تقسيمها مرة أخرى لمهام فرعية. يتم تعريف هذه المهام من حيث الأهداف والمخرجات ومن حيث الطرق التي يتم من خلالها تنفيذ هذه المهام أيضًا. وتستلزم هذه العملية وصف ما يتم الحاجة له للقيام بهذه المهام والمستويات التي يجب أن نلتزم بها.
