لا بد من أن يكون لدى أية منظمة سجلات مفصلة عن الموظفين العاملين بها، ولا يعد كثير من هذه السجلات مطالب بشكل قانوني، مثل عقد العمل والمعلومات الخاصة بالمرتبات والمزايا فحسب، ولكن هذه السجلات تعد ضرورية للإدارة الفعالة للموارد البشرية أيضًا.
السجلات الخاصة بالموظفين
بشكل عام، فإنه دون وجود مثل هذه السجلات، فسوف يكون من الصعب إذا لم يكن من المستحيل على المدراء وضع الخطط بشأن الاحتياجات المستقبلية من العمالة أو تطوير برامج تدريبية منخفضة التكاليف أو إدارة الأداء وتتمثل السجلات الأساسية المطلوبة فيما يلي:
- تفاصیل شخصية عن الموظفين.
- تاريخ العمل الخاص بالموظف.
- بعض التفاصيل عن الوظيفة تشتمل على اسم الوظيـفـة والقسم والمكان والدرجة.
- الشروط والظروف التي تتعلق بالعمل.
- سجل الغياب الخاص بالموظف.
- السجل التأديبي الخاص بالموظف.
- العمليات التدريبية التي خضع لها الموظف.
- معلومات خاصة عن تقييم الأداء.
- البيانات الخاصة بتقييم العمل.
من ناحية أخرى، فإنه يجب أن يكون لدى المنظمة معلومات كافية توضع في شكل يمكن هذه المنظمة من تحليل الموظفين عن طريق العمر أو طول مدة الخدمة أو الدرجة الوظيفية أو معدلات المرتب والنوع ذكر أو أنثى، كما يجب أن يتم الاحتفاظ ببعض المعلومات عن الأصل العرقي أيضًا، أو إذا ما تم تسجيل الموظف على أنه معاق، ويجب أن يكون من الممكن أيضًا جمع بعض البيانات الموجزة عن معدلات ترك الموظفين للعمل ومعدلات البقاء والتغيب ومراقبة الحضور وتكاليف المرتبات والأجور علاوة على الحوادث.
بصفة عامة، يجب أن تكون المعلومات المتاحة كافية بما يمكن المنظمة من منع حدوث أي نوع من التمييز العنصري حتى يكون المديرون على ثقة من أن سياسات الفرص المتساوية تعمل بكفاءة، من جهة أخرى فإنه من الممكن أن يتم الاحتفاظ بالسجلات الشخصية في أشكال كثيرة مختلفة بداية من نظم فهارس الكروت ووصولاً إلى أجهزة الكمبيوتر، وسوف يعتمد النظام الفعلي الذي يتم استخدامه بصفة عامة على عدد الموظفين الخاضعين لهذه العملية، غير أنه في حالة ما إذا تم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية على جهاز كمبيوتر.
الاستعانة بالكمبيوتر من الممكن أن تؤدي الاستعانة بنظام الكمبيوتر في الاحتفاظ بالمعلومات الخاصة بالعاملين إلى التخلص من التعب والجهد الذي يسببه الاحتفاظ بسجلات مكتوبة خاصة بالعاملين، علاوة على ذلك سوف يمكن هذا الأسلوب من الوصول السريع إلى البيانات كما يمكن أن يستعان به في إنشاء النماذج وتخطيط الموارد البشرية.
ومن الممكن أن يتم التنبؤ بالتكاليف التفصيلية عن طريق دمج مثل هذه الأنظمة مع جداول المرتبات، بطريقة مشابهة من الممكن أن يؤدي استخدام الشبكات إلى تمكن العديد من المواقع البعيدة إدارة الموارد جغرافيًا من الوصول إلى المعلومات، وهذا من شأنه تقليل الرسائل التليفونية أو المكتوبة التي يجب أن تجرى مع مركز العمل وتعزيز المنهج المشترك.
علاوة على ذلك، فإن البريد الإلكتروني يمثل أيضًا وسيلة سريعة وسهلة الاستخدام للاتصال، وفي الوقت الحالي فإنه من الممكن أن تشتمل العديد من الأنظمة متعددة الوسائط التي تستخدم حاليًا على تفاصيل شخصية وصور فوتوغرافية للآلاف من الموظفين، ويتم الحصول على البيانات التي يتم على أساسـهـا تكوين الآراء من خلال نظام تم عن طريقه نقل المعلومات المخزنة على الكمبيوتر.
ويوجد بهذا النظام معلومات عن جداول المرتبات وأرقام العمل الأسبوعية، كما يحتوي أيضًا على بيانات من الدفتر العام ونظام جداول المرتبات علاوة على بيانات خاصة بالمبيعات عن طريق نظام مبيعات، تتكامل المعلومات مع البيانات التي يتم الحصول عليها من نظام المعلومات الخاص بالعاملين لتحديد الأهداف الخاصة بنشاط ومبيعات المنتجات أو الخدمات لديها.
مراقبة الحضور والتغيب عن العمل
يمثل الغياب عن العمل مشكلة خطيرة؛ حيث تشير التقديرات إلى أن التغيب عن العمل يكلف المنظمات العديد من المصاريف، التغيب يشير إلى عدم وصـول أحد الأفراد العاملين إلى مكان العمل في الوقت المتوقع لأي سبب من الأسباب.
بينما يرجع الموظف سبب غيابه عن العمل إلى المرض فإنه من الممكن أن يكون هناك عدد من الأسباب الخفية التي يكون صاحب العمل حاجة إلى معرفتها، على سبيل المثال من الممكن أن يعود سبب التغيب عن العمل إلى:
- أوضاع العمل والعلاقات فيه.
- التدريب الذي يحصل عليه الموظف.
- مواضيع لها علاقة بالصحة والأمان مضمون الوظيفة.
- جودة مستوى الإدارة.
- التعب.
- التزام الأفراد وتحفيزهم.
- أوضاع منزلية.
من ناحية أخرى، تتمثل المرحلة الأولى في عملية إدارة التغيب عن العمل في ضمان أن يكون هناك بعض المعلومات الدقيقة المتاحة على المستوى الفردي والمستوى المنظمي وذلك حتى يمكن رصد المشكلة وإدارتها.
