الاتصال الإداري الفعّال والناجح يجب أن يتوفر فيه مجموعة من الشروط والمهارات الضرورية؛ ليتم تحقيق الأهدف منه والوصول إلى كل ما تم التخطيط له.
تعريف الاتصال الإداري:
هي العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظّم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.
شروط الاتصال الإداري:
- الوضوح: يجب أن تكون الرسالة تتميز بالوضوح حتى يتمكّن المستقبل من فهمها، فهذا يوفّر له القدر الأكبر من الفائدة وتحقيق الهدف من الاتصال.
- البساطة: أن يتم الاتصال بشكل بسيط بعيد عن التعقيد ليسمح للرسالة الوصول إلى المستقبل في أقصر وقت وحتى يتم العمل بمحتوياتها بدقة.
- عدم التعارض: قد يتم استخدم أكثر من وسيلة في عملية الاتصال، وبالتالي فإنه يفترض الحرص على ألا يكون هناك تعارض بين هذه الوسائل وأن تكون ملائمة مع الهدف والطريقة التي يتم بها الاتصال.
- السلامة: يجب أن يكون الاتصال مناسب من حيث الهدف والتوقيت ومن حيث طريقة التنفيذ.
مهارات الاتصال الإداري:
المهارات التي يجب توفرها على المدير حتى يكون الاتصال الإداري فعّال ولتحقيق أهداف إدارة المنظمة، وهذه المهارات كالأتي:
- مهارة التحدث: وتشير هذه المهارة إلى إمكانية المدير في توصيل المعلومات أو القرارات أو الأفكار إلى التابعين له، بصورة لغوية سليمة ومفهومة والنطق الذي يتميز بالوضوح وصوت الملائم.
- مهارة الكتابة: وهي المهارة التي تساعد المدير على توصيل القرارات والتعليمات إلى المرؤوسين، بأسلوب مقروء وواضح ومفهوم من خلال الكتب الرسمية والنشرات والتعليمات المكتوبة.
- مهارة الإنصات: وهي المهارة التي تساعد المدير على فهم العاملين في منظمته وما يقدمونه من أفكار وآراء واقتراحات، الإنصات الجيد أسلوب فعّال؛ حتى يستوعب المدير الأفكار الأساسية والهامة لدى الآخرين.
- مهارة القراءة: وتعني مهارة الوصول إلى المعنى بشكل سريع وسهل والفرد الذي يقرأ بسرعة ويفهم ما يقرأ/ وعادة ما يكون وضعه كمرسل أو مستقبل عنصر فعّال في تحقيق الاتصال الفعّال.
- مهارة التفكير: تعتبر من المهارات التي يجب توفرها لكل من المرسل والمستقبل، ويختلف نوع التفكير ومستوى التفكير حسب موضوع الاتصال والرسالة المراد توصيلها، وحسب حدود وإمكانيات وقدرات كل من المرسل والمستقبل.
