اقرأ في هذا المقال
مفهوم اللجان في الاجتماعات الرسمية:
اللجان هي عبارة عن اجتماعات فرعية تنشأ بمعرفة الجهاز الرئيسي وتكون تابعة له، ويوجد مجموعة من أنواع اللجان منها التي تستمد وجودها من سلطة الجهاز الرئيسي الذي يقدم للجان عناصر مهمة موكله إليها، ويقوم بتلقي التقارير منها، ويكون له الحق في حلّها إذا قرر ذلك وفق ما يسمح به القانون الخاص به.
أنواع اللجان في الاجتماعات الرسمية لمنظمات الأعمال:
- اللجان الدائمة: يتم تشكيل اللجان الدائمة لكي تعمل ضمن مجالات متخصصة محددة، حيث تقوم بتوفير الوقت للجهاز الرئيسي ويكون لديها القدرة على تكريس الخبرة والوقت لأداء الأعمال التفصيلية. وتجتمع هذه اللجان عادة على فترات منظمة ذات ارتباط باجتماعات الجهاز الرئيسي الذي تتبعه، وهو ما يعرف بدورة اللجان. ويتم عادة تعيين الأعضاء في اللجان الدائمة من خلال الجهاز الرئيسي، لكن العديد منها يملك سلطة اختيار الزملاء الجدد للمساعدة في المداولات، وتقدم هذه اللجان التقارير الدورية إلى الجهاز الرئيسي.
- اللجان الفرعية: هذه اللجان عبارة عن لجان تابعة للجان الأخرى، وتقدم لها نفس نوع المساعدة الذي تقدمه لجنة الجهاز الرئيسي الذي تتبعه، لكن في مجال أكثر تخصص وفي سلطة اللجنة.
- اللجان الخاصة: هذه اللجان يتم تشكيلها للقيام بتنفيذ مهمة محددة وغير متكررة. وبعد إنجاز هذه المهمة يتم حلّها، هذه اللجان مماثلة لمجموعات العمل ولكن ليس لها في العادة جهاز رئيسي.
- اللجان التنفيذية: هذه اللجان لهاد دور مختلف عن باقي اللجان، يتم تشكيلها إما بموجب اجتماع رئيسي لصنع القرار مثل اجتماعات مجالس الإدارات، أو من خلال معرفة المنظمة بكاملها. وفي الحالتين تكون مهمة اللجنة هي تنفيذ السياسات وتوجيهات الجهاز الذي قام بإنشائها بين كل اجتماع وآخر.
أما اللجان التنفيذية المعينة من قبل مجلس الإدارة يمكن للجنة الاجتماع بشكل أسبوعي، ورفع التقارير لمجلس الإدارة بشكل شهري، أما إذا كانت اللجنة معينة من خلال الاجتماع السنوي العام، فيمكنها الاجتماع كل شهر ورفع التقارير للاجتماع السنوي فقط.
- اللجان المشتركة: يتم تشكيلها في العادة كوسيلة للاتصال بين جهازين رئيسين ويمكن أكثر من جهازين، ومن ثم يمكن لمجلسين لديهما حصة في خدمة مشتركة يتم تشكيل لجان مشتركة في ظل التشريعات. ويقوم هنا كل جهاز رئيسي بتعيين من يقوم بتمثيله ويقوم بتلقي التقارير.
