التخطيط الجيد الذي يحقق النجاح يجب أن يكون قائم على مجموعة من المعلومات التي يجب أن تقوم إدارة الموارد البشرية عندما تُقرَّر بالتخطيط للموارد البشرية تجمع الكمية اللازمة من هذه المعلومات والتي لها علاقة بالمنظمة.
المعلومات التي يجب توفرها عند التخطيط للموارد البشرية
- تحديد المهام الوظيفية، وهذا يشمل على اسم الوظيفة والقسم وعدد الموظفين اللازمين والوظائف واسم الموظف، واسم الموظف يتم في كثير من الأحيان الاحتفاظ به بشكل سري عند تقييم الوظيفة حتى تتصف عملية التقييم بالشفافية والعدالة.
- خطوط رفع التقارير، والمقصود بها هنا اسم الوظيفة التي يتم رفع تقارير الوظيفة بشكل مباشر لها، والوظائف التي ترفع التقارير مباشرة لهذه الوظيفة وأي روابط للتنسيق تكون أساسية وأي نوع من الترتيبات الوظيفية والتي تختلف عن ترتيبات الاختصاص.
- مضمون الوظيفة، ويشمل هذا على الهدف الرئيسي من الوظيفة، بالإضافة إلى الحدود الوظيفية من حيث السلطة والمسؤوليات أو المهام المحددة التي يجب القيام بها عن طريق هذه الوظيفة.
- معايير وقياسات الأداء، وهذا يتمثل في المخرجات التي من المتوقع الوصول لها عند تنفيذ الوظيفة، والمستوى الذي يجب أن يكون عليه الأداء الخاص بالانتهاء من هذه المخرجات والتي يطلق عيلها في بعض الأوقات بالجزئيات الخاصة بالنتائج الرئيسية.
- السمات الشخصية، ويطلب هنا أن تتوفر المعلومات التي توضح المعارف والمهارات والخبرات التي يجب أن تتوفر في الأفراد الذي يجب أن يتم اختيارهم للتعين في الوظيفة والتي تساعده في تحقيق جميع احتياجات الوظيفة بطريقة كاملة.
- القيود، وهنا يقصد بمعلومات القيود هو كل ما يخص بحدود السلطة والحرية في عملية اتخاذ القرارات التي تتميز بها هذه الوظيفة.
- الإحصائيات ذات الصلة، وهي التي تتمثل في بعض التفاصيل عن أي موازنة ومعدات وموارد الأخرى والتي قد تكون من مسؤوليات الوظيفة أو في بيانات لها علاقة بالمخرجات وأعباء العمل.
- ظروف العمل، وهذا يتشكل في أي معلومات عن بيئة العمل أو أي ظروف خاصة لها علاقة بالوظيفة.
- معلومات أخرى، وهي المعلومات التي من الممكن أن تشمل على أي شيء آخر قد يكون له صلة بالوظائف منها متطلبات التدريب أو المسؤوليات الإضافية التي ربما لا تمثل سمات دائمة أو أي عوامل خاصة أخرى.
