ما هي خريطة تصميم المكتب؟

خريطة تصميم المكتب (الإجرائية) هي من أحد الخرائط المهمة والضرورية، التي يتم إعداها في المنظّمات التي لها دور في تنيظم أعمال المنظّمة.

مفهوم تصميم المكتب:

هو ترتيب الآلات في المساحة المتوفرة في أرضية المكتب، وهذا التعريف يقوم بالتركيز على ترتيب الآلات في المكتب، أمّا التصميم يحتوي على عناصر أخرى مهمة عدا الآلات، فهو يحتوي على مواقع عمل الموظفين والأثاث وغيرها.

خريطة تصميم المكتب الإجرائية:

خريطة تصميم المكتب الإجرائية: هي خطة تصميم المكتب التي يتم من خلالها توضيح إجراءات سير الأوراق من أعمال مكتبية أو تنقّل الأشخاص في المنظّمة، والهدف من إعدادها هو توضيح عمليات الانتقال غير الهامة وحالات اللف والدوران في المعاملات والروتين المعقّّد للمهام.

استخدام خريطة تصميم المكتب الإجرائية:

تستخدم خريطة تصميم المكتب الإجرائية كوسيلة من وسائل تبسيط الأعمال في المكاتب، وتُستعمل إمّا مع خريطة سير الإجراءات العادية أو مع خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة، ومع هاتين الخريطتين توضّحان المسافة التي تقطعها المهام أثناء اتخاذ الإجراءات اللازمة عليها، إلا أن خريطة تصميم المكتب الإجرائية تتفوق عليهما في هذه الناحية، فهي لا توضّح المسافة التي تمّر بها المعاملة بل توضح فيما إذا كانت المسافة التي تقطعها المعاملة ناتجة عن تصميم غير سليم للمكتب، أو عن إجراءات طويلة ومعقّدة.
حيث تقوم خريطة تصميم المكتب بتوضيح كيفية سير العمل أثناء مرور المعاملات على مكاتب الموظفين، لذلك فإنها تعتبر من أفضل الطرق لتبسيط الأعمال وأكثرها إقناعًا للإدارة العليا، فالتغييرات المقترحة والموضّحة بخرائط تصميم المكتب تلقى قبول أكثر من غيرها من الوسائل الأخرى، فالخرائط تستطيع أن توضّح بشكل ملموس الترتيب الحالي والترتيب المقترح للمكاتب ولسير العمل في المنظّمة.

أهداف خريطة تصميم المكتب الإجرائية:

• معرفة الوقت والجهد الذي يضيع هباءً بسبب التصميم غير السليم والمناسب للمكتب وإجراءات العمل.
  
• المساعدة على اقتراح تصميم جيد للمكتب، ينتج عنه إعادة تنظيم المكاتب والموظفين والآلات والأجهزة المكتبية؛ بحيث تمّر كلّ المعاملات في أقل وقت وأقصر وأقرب طرق ممكنة، حيث توفر للموظفين كل وسائل وطرق الراحة اللازمة والتي يحتاج لها أثناء قيامه بتنفيذ العمل.