خصائص الأعضاء في الاجتماعات الإدارية:
يضم كل اجتماع عدد من الأعضاء الذين يتميزون بمجموعة من المهارات المتعددة، ولكل عضو من هذه الأعضاء نقاط قوة ونقاط ضعف خاصة به. ومن خصائصهم ما يلي:
- المهارات الخاصة: بعض الأعضاء المشاركين يتمتعون بسمات قوية وبالإمكانية على تغيير اتجاه الاجتماع، حيث يقدم بعض الأعضاء المشاركين في الاجتماعات أفضل المساهمات لديهم، عن طريق وضع حدود للنقاش وإعادة التعريف بالموضوع الذي يتم نقاشه، أو عن طريق السير بمرحلة من الاجتماع نحو نتيجة مقبولة بشكل عام.
وبعض الأعضاء قد يعملون بشكل أفضل عندما يكون بينهم وبين الآخرين تعاون؛ أي نقل الأفكار إليهم واستقبال أفكارهم بطريقة بسيطة، وفي الاجتماعات أيضًا هناك أعضاء مشاركون يستجيبون بشكل سريع للتلميحات التي يقوم الآخرين بإرسالها لهم، ويختارون أفضل ما فيها. ويكون لهم أي مساهمات بطريقة إيجابية للوصول إلى الحصول على الآراء. وبعض الأعضاء المشاركين في الاجتماع أكثر فعالية في استغلال المبادرات والتي قد تلمس نقاط الضعف على مبدأ يلحق الضرر بالآخرين.
- النزعة الفردية: مثل بعض المشاركين في الاجتماعات يكون لديهم نزعة فردية متميزة، حيث يتمتعون بالإمكانية على كسب ما يرغبون به، ولكن مثل هؤلاء الأعضاء المشاركين قد يكونون أيضًا أعضاء فريق غير جيدين، فقد لا يهتمون بالخطط وتطبيقها، ويقومون بإفساد خطوات زملائهم المشاركين التي قد تكون أقل مهارة، ولكنها تكون سليمة. وهناك يوجد خطر في أن تكون النزعات التدميرية لديهم أكبر من قيمة المساهمات التي يقدموها في الاجتماع، ومثل هؤلاء الأعضاء هم بحاجة إلى تعامل حريص للغاية.
- المشاركة: بعض المشاركين في الاجتماعات قد يواجهون صعوبة في التعبير عن ذاتهم وآرائهم، وقد يقولون بسهولة أشياء لم يقصدوها، وبعضهم الآخر قد لا يتواجد لديه الخبرة أو الذكاء الضروري ليقوم بمتابعة الحوار، ومن ثم فإنهم سوف يفهمون الموضوع بشكل خاطئ.
وهناك آخرون لا يوجد لديهم اللباقة في الحديث وتنقصهم المهارات الاجتماعية حتى بغير أن يكون هذا مقصود. وهناك غيرهم ممَّن يواجهون من الإسهاب بالحديث، ويقاومون التلميحات من الأخرين، بل وحتى الطلب بالشكل الصريح والمباشر بأن يقوموا بإنهاء ملاحظاتهم وأفكارهم.
ويوجد صورة شائعة للاجتماعات من زاوية القائد تقوم بالربط بين كل عضو في المجموعة وبين حيوان محدد، فيوجد القرد الثرثار والثعلب الماكر والزرافة الحساسة والقنفذ السلبي وهكذا. ومن المفيد والمشجّع على التواضع أن يقوم القائد بتحديد أي الحيوانات أقرب تصوير للمشاركين، ومعرفة وجهات نظر وآراء الآخرين الذين عملوا معنا في اجتماعات سابقة.
ومهما كانت المشكلة، فإن القائد الناجح سوف يكون بحاجة إلى أن يكون حساس بما يلزم حتى يقوم بوضع يده على المشكلة، كما يجب أن تكون لديه المهارات اللازمة إما لمعالجة المشكلة وإما لمحاولة تجاوزها، هذا وليس هناك عذر للقائد الذي لا ليس لديه معرفة بالمشاركين بالاجتماع.
- التسلسل الطبقي: عندما يكون المشاركين في الاجتماع ناضجين، يصبح لديهم نوع من التسلسل الطبقي والمقصود بهذا في الاجتماعات أن بعض المشاركين ينصت إليهم الآخرون بشكل تلقائي وباحترام، في حين أن المساهمات التي يحاول الطرف الآخر من الاجتماع أن يقدمها نادرًا ما يستمع لها أي أحد، ومثل هذه المراتب الاجتماعية قد تصبح ملاحظة ودقيقة في تدرجها وقد تخترق الهيكل الرسمي كامل.
- المنحرف والمعزول: هناك عضو أو عضوان في أي مجموعة قد ينطبق عليهم صفة المنحرفين الذي أطلق عليهم في موضوع ديناميكيات المجموعة. ولا يُعدّ هذا إشارة إلى أخلاقياتهم وإنما إشارة إلى مدى الابتكار في أسلوب التفكير لديهم ومدى التزامهم بما تنظر إليه المجموعة على أنه (عادي). ويحصل في بعض الأوقات أن ينظر إلى أحد الأعضاء في المجموعة على أنه معزول، أي شخص رفضه باقي المجموعة كزميل لهم؛ لأي سبب من الأسباب.
وهؤلاء الأشخاص قد يعتبرون معزولين منذ البداية، إما لأسباب شخصية مكروهين من الجميع لأسباب قد تكون رائحة الفم السيئة وغيرها من الأسباب الكثيرة، وإما يكون نتيجة لبعض ردود الأفعال الجماعية إنه قد تم تعيينه من قِبل المدير وغيرها.
وفي حالات أخرى قد يصبح أحد الأعضاء معزولاً نتيجة لسبب ما قام بفعله أو كلام قاله، أو نتيجة لشيء لم يقله ولم يفعله، وعلى أي الأحوال فإن محاولاته لتقديم مساهمة سوف تواجه المعارضة والرفض مهما كانت مساهمته ذات أهمية، وفي هذه الحالة فإذا استمر في عضوية المجموعة ربما يصبح من المستحيل له دور فعّال، ولا بُدّ من أن يقوم القائد هنا بالتدخل لكي يحد من الأضرار التي تلحق بالمشارك وبالاجتماع.
