يجب أن تتصف العملية الرقابية بمجموعة من الخصائص والمميزات حتى تحقق الكفاءة والفاعلية عند تنفيذها للنظام الرقابي، ويجب على مدير المشروع الصغير معرفة هذه الخصائص؛ لكي يصل لهدفه.
خصائص النظام الرقابي الفعال في المشاريع الصغيرة
- الموضوعية: يجب إعداد المعايير وقياس النتائج وتوضيح أسباب الانحرافات، من أجل تحقيق التعاون اللاحق بين العاملين، المنفذين وأجهزة الرقابة التصحيح الأخطاء والتقيد المستقبلي بالمعايير المعتمدة.
- المرونة: في وضع المعايير وقياس نتائج الأعمال المبنية على برامج وخطط؛ لأن برامج الخطط تكون خاضعة للتعديل والتغيير في حالات كثيرة، بسب حدوث بعض التطورات غير المتوقعة، بشرط أن تكون ضوابط المرونة مدروسة، حيث لا يتحول النظام التخطيطي والرقابي إلى حالة من عدم الجدية والفعل المؤثر على مستويات الأداء.
- تحديد أهداف: تحديد أهداف وموضوعات النشاط الرقابي بشكل دقيق أي أن نحدد: ماذا نراقب؟ من نراقب؟ كيف نراقب؟ متى نراقب؟ ما هو معيار المراقبة؟
- الاهتمام بالجوانب الإيجابية: يجب أن يتم التركيز على الجوانب الإيجابية عند تنفيذ العاملين والوحدات الإدارية والإنتاجية، والاهتمام بعمليات التصحيح والتصويب بدل أن يكون التركيز على تصيد الأخطاء، مع الاهتمام بموضوع العوامل الهامة التي يجب أن تشكل هدف وجوهر العملية الرقابية.
- الأداء السريع الأجهزة الرقابة: ليتم اكتشاف الأخطاء ومعالجتها، وهذا يتطلب دورية أو استمرارية هذا النشاط قيل التنفيذ وأثناء التنفيذ وبعد التنفيذ.
- الوضوح في المعايير والمقاييس الرقابية: الوضوح في المعايير والمقاييس الرقابية من جهة، والموضوعات والنقاط الخاضعة للرقابة من جهة أخرى.
- تحقيق العائد الاقتصادي: حيث إن النشاط الرقابي يحتاج إلى أدوات ووسائل وأشخاص ومخصصات مالية، لا بد أن يكون لها المردود المناسب من حيث تحسين مستوى الأداء وزيادة الإنتاج والمبيعات والأرباح النهائية.
- شمولية العملية الرقابية: حيث تطال كل الأنشطة الإنتاجية والإدارية والخدمية والمالية وغيرها.
- ملاءمة النظام الرقابي لطبيعة نشاط المشروع وحجم أعمالها وظروف تشغيلها، وبما يعكس خطتها وأهدافها النهائية.
- الاهتمام بالجوانب الإنسانية والمعنوية: من خلال إشراك العاملين في وضع المعايير والمقاييس الرقابية، والتركيز على ما يسمى بنظام الرقابة الذاتية، بدلاً من استخدام الأساليب الفوقية والمنفرة لبعض أجهزة الرقابة.
- اعتماد مبدأ الرقابة غير المباشرة: الذي يهدف إلى تحسين الكفاءات الإدارية، وحسن التنفيذ دون الاعتماد على أساليب الرقابة المباشرة التي تقوم على مبدأ القياس و التصحيح والمحاسبة على الأخطاء.
