كل عملية من عمليات التخطيط للموارد البشرية يجب أن نراعي فيها ما هي احتياجات ورغبات المنظمة في المستقبل من الأيدي العاملة وطريقة الإمداد المتوقع من الأيدي العاملة.
كيف يتم التفكير بعمليات التخطيط للموارد البشرية؟
- التنبؤ بالاحتياجات ويقصد بها الطلب، وهنا يتطلب تقدير احتياجات المنظمة المستقبلية من الأفراد العاملين من حيث عددهم ومهاراتهم، لكن يجب أن نراعي أهداف المنظمة والغاية التي تسعى لها أن نراعي التغيرات في الممارسة التي تخص العمل ومستويات المهام.
- التنبؤ بالإمدادات ويقصد بها العرض، والذي يحتاج تقدير الإمدادات المتوقعة من الأيدي العاملة في المستقبل، من داخل المنظمة بالنظر إلى الفائض من الأيدي العاملة ومجموع المهارات الحالية والأداء ومن خارج المنظمة أيضًا بالنظر لمجموعة العاملين المتخصصين المرتقبين الذين يتميزون بالمستويات الملائمة من المعرفة والمهارة.
عمليات تخطيط الموارد البشرية
أولاً: عملية التنبؤ بالاحتياجات
يمكن أن يتم تجزئة الأساليب التي يتم تطبيقها في التنبؤ باحتياجات الموارد البشرية من خلال المناهج الذاتية ويقصد بها المناهج الأسهل، والمناهج الأصعب وهي الأكثر موضوعية ويعتبر هذان النوعان من المناهج الرئيسية التالية:
- الرأي الإداري: وهو أكثر المناهج الذاتية انتشارًا في التنبؤ بالاحتياجات وبوجه خاص في منظمات الأعمال الأصغر، ويتم عن طريق هذا المنهج اتخاذ القرار من خلال المدراء وأحيانًا التشاور مع العاملين في المنظمة فيما يحتمل أن تكون عليه المهام في المستقبل وعدد هذه المهام وأنواع العاملين الذين سوف تحتاج لهم المنظمة حتى تكون قادرة على القيام بهذه المهام.
- تحليل اتجاه النِسب:يشمل هذا التحليل على استعراض النسب بين المجموعات المتنوعة من العاملين والتخطيط في كيفية التغيير لهذه النسب مع مستويات متنوعة من المخرجات، مثل عدد مجموعة من المشرفين اللازمين لأعداد متنوعة من العاملين، ويجب المراعاة عند التخطيط لأي تغيرات تقنية متوقعة في أساليب العمل.
- دراسة العمل: ممكن أن يتم استخدام تقنية دراسة العمل لقياس الفترة من الوقت التي سوف يحتاجها للإنتهاء من تنفيذ أنشطة محددة من حيث عدد الساعات القياسية، وهنا يتمكن صاحب العمل من تحديد عدد الموظفين الضروري تواجدهم لتحقيق المستويات اللازمة من القدرة الإنتاجية مع مراعاة مستويات التغيب المتوقعة وعدد من العوامل الأخرى مثل وفرة المخازن، ساعات العمل وغيرها.
- الاستعانة بالنماذج: يمثل هذا النموذج محاكاة لموقف معين يتم تصميمه حتى يحتوي على عدد من المتغيرات التفاعلية والتي من الممكن أن يتم علاجها بعد الإجابة على أسئلة من نوع ماذا يحدث لو؟ يمكن استخدام معلومات هذا النموذج في مشاريع متعددة وتكون عملية استخدامها سهلة.
ثانيًا: التنبؤ بالعرض
عند التنبؤ بالعرض سوف تطلب المنظمة من الموظفين مراعاة مجموعة من العوامل، ومن هذه العوامل ما يلي:
- مستويات العمالة المتواجدة بعد أن يتم تصنيفهم حسب الوظيفة والوحدة ونوع الوظيفة والأجر والرتبة الوظيفية.
- تحليل متطلبات الوظيفة من حيث المعرفة والمؤهل العلمي والخبرة.
- تحليل الصفات التي يجب أن تتواجد في الأفراد الذين يشغلون الوظائف من حيث العمر ومدة الخدمة والمؤهل والتدريب.
- معدلات التعيين ومعدلات الخسارة ومعدلات التغيب.
- معدلات الترقية.
- تغيرات متوقعة في طرق العمل أو الطلب المتعلق بالمنتجات والخدمات.
- المصادر التي تتاح للعرض أو الإمداد من داخل المنظمة ومن خارجها.
من الممكن أن تتم الاستعانة بالتحليل الإحصائي لأي عامل من العوامل السابقة ليتم توقع المتغيرات المحتملة، سوف تكون هناك نسب كبيرة من المعلومات المذكورة تطلب لأهداف أخرى مثل برامج التدريب على التخطيط أو التخطيط التعاقب أو إدارة الأداء، ويجب أن تتواجد هذه المعلومات داخل المنظمة، ويمكن التنبؤ بالعرض من خلال ما يلي:
- حركة دوران العمالة أو الخسارة: من المهم بأي منظمة أن يتم قياس دوران العمالة ويقصد بها النسبة التي تمثل عدد الموظفين الذين يتركون العمل في المنظمة؛ لأن هذا من شأنه يمكن القائمين على المنظمة من التخطيط لبرامج التعيين. وقياس حركة دوران العمالة معيار هام في الحكم على المنظمة ووضعها؛ لأن الارتفاع في مستوى دوران العمالة قد يشير أن هناك خطأ. ولحساب مؤشرات دوران العمالة وحساب مؤشرات استقرار العمالة تطبيق المعادلتين التاليتين:
- يتم قياس دوران العمالة في المنظمات بناءً على المعادلة التالية:
(النسبة المئوية لعدد الذين تركوا العمل% = عدد الأفراد الذين يتركون العمل في العام /متوسط عدد الأفراد العاملين في المنظمة قي هذا العام × 100)
- يتم قياس مؤشرات استقرار العمالة في المنظمات بناءً على المعادلة التالية:
النسبة المئوية للاستقرار %= عدد الأفراد العاملين الذين مر عليهم عام واحد على الأقل في الخدمة/ عدد الأفراد العاملين الذين تم تعينهم منذ عام واحد
- تحليل الأقدمية: يمكن التغلب على عيوب ومؤشرات الاستقرار للعمالة من خلال القيام بتحليل عن متوسط طول فترة الخدمة أو العمل بالنسبة للأفراد الذين يتركون العمل بالمنظمة، ومعادلة تحليل الأقدمية ما يلي:
النسبة المئوية للاستقرار%= طول فترة الخدمة بالشهور على مدار عامينلكل العمالة الموجودة حاليًا مضافه لبعضها البعض/ طول فترة الخدمة بالشهور على مدار عاميين بالنسبة للعدد اللازم من العمالة لشغل كل الوظائف مضافة لبعضها البعض × 100.
- تحليل مدة خدمة الموظفين: وهنا يجب تحليل مدة الخدمة للموظفين بتتبع مسار مجموعة متجانسة في المنظمة ليتم تحديد عدد الأفراد الذين بقوا من هذه المجموعة بعد فترة زمنية معينة.
- نسبة العملين القدامى بالمنظمة: وهو وضع مجموعة من العاملين الذين يبقون في المنظمة في مجموعات بالاعتماد على السنة التي انضموا فيها للمنظمة ويتم بعدها التعبير عن العدد في أي مجموعة من خلال نسبة مئوية التي يمثلها هذا العدد من مجموع العاملين في المنظمة في هذا العام.
ثالثًا: تحديد تكاليف الموارد البشرية
من العمليات الضرورية لتخطيط الموارد البشرية بشكل كفوء هو أن الموارد البشرية تعتبر جزء مهم من تكاليف المنظمة، ويمكن ذكر بعض تكاليف التي يجب مراعاتها كجزء مهم من عملية تكاليف الموارد البشرية مايلي:
- العلاوات والأجور الرئيسية والأجور التي لها علاقة بالربح والعمل الإضافي وأجور الدوريات وغيرها.
- تكاليف تغيير مكان العمل وتكون متضمنه للنفقات الخاصة.
- بعض المزايا منها السيارات الإجازات التأمين الصحي وغيرها.
- الوقت الذي يمر في تنفيذ المقابلات.
- تكاليف التدريب والتي تتضمن المرتبات ومواد التدريب والمعدات وتكلفة التأمين.
- تكاليف متوقعة لمستشارين اختيار الموظفين.
- التكاليف التشريعية منها التأمين الأهلي وأجور الأمومة.
- تكاليف إدارة شؤون الموظفين.
- المزايا الإضافية منها الهيئات الاجتماعية والرياضة والمطاعم الخاصة بالعاملين ومكافآت نهاية الخدمة.
- إعداد مواصفات الوظيفة ومواصفات شؤون الموظفين.
- إعلانات التعيين.
لا بد أن هناك حاجة في أي عملية تخطيط موارد بشرية إلى مراعاة التكاليف سالفة الذكر وأي تكاليف أخرى لها علاقة بعملية التعيين، وهذا يعود لسبب أن هذه التكاليف معيار رئيسي في تحليل أداء العمل وتطوير الاستراتجيات في المستقبل.
