القائمون على الجرد يعتمدون على قوائم مخصّصة لإتمام هذه العملية بحيث تحتوي على بيانات متنوعة تظهر على قوائم الجرد مثل الرقم وتاريخ ومكان الجرد، وكذلك رقـم السلعة أو الصنف وصفاته ووحدة الصرف.
قوائم جرد المخزون
يتم تثبيت الكمية المتواجدة في المخـازن عـنـد الجـرد مع ثمن الوحدة ليتم إخراج قيمة المخزون الفعلي في نهاية الجرد، وفي النهاية يجب أن يحمل الجرد توقيع المسؤول عن الجرد وملاحظاته. فـي نـهايـة الجـرد يجب أن يتم الوصول إلى الرصيد الفعلي للمخزون لتتم مقارنته برصيد السجلات، وفي حالة وجد أي اختلاف يجب القيام بما يلي:
- تمنح الأولوية للرصيد الفعلي في حالة اختلافه عن السجلات.
- معرفة الأسباب الحقيقية التي أنتجت هذا الاختلاف.
- تسوية السجلات؛ حتى تتلاءم مع الرصيد الفعلي للجرد.
أخيـراً يجب منح أمين المخازن فرصة ليقوم بتوضيح سبب الاختلاف عند ظهـورها، وإذا لم يتمكّن من ذلك يطلب منه التوقيع على كشف الجرد.
العوامل التي تعمل على نجاح عملية الجرد
- تحديد من هو الفرد المسؤول عن عملية الجرد تحديد عميق.
- حصر البضاعة تحت الفحص وهي البضاعة التي تم إدخالها المخازن ولم يتم تقيديها بحسابات المخارن، وكذلك تحديد الوحدات في الطريق التي أرسلت للإصلاح.
- توقف عملية الصرف للبضاعة والاستلام عند البدء في عملية الجرد وخلالها، مع القيام بتحديد المستند الأخير لاستلام البضاعة أو صرفها مع التحقق من أنه تم تقيدها في دفاتر.
- إعادة الوحدات التي تم إخراجها على سبيل الإعارة سواء داخل المشروع أو خارجه قبل البدء بعملية جرد المخزون.
- أن يتضمن الجرد كل الموجودات في المخازن بما فيها ذلك الخردة، أو البضاعة تحت التشفيل، مع حصر الوحدات المعيبة والقديمة والمستخدمة مع بعضها، وكذلك حصر الوحدات التي لا يملكها المشروع في مكان خاص.
- أن تكون كل قوائم الجرد تحت مسؤولية وإشراف المسؤول المباشر عن عملية الجرد الذي تم تعينه، مع عدم السماح بوجود أي نوع من ازدواجية القوائم.
- تحديد طريقة وأسلوب الجرد والقيام بتوضيحها للقائمين على العمل، مع تحديد الوحدة الملائمة للجرد كوحدة قياس مع تثبيت السعر للوحدة في قوائم الجرد لتحديد قيمة لمخزون.
