حتى نُحقّق ما نريد من الاتصال الإداري بين الأقسام والوحدات والإدارات، وبأنواعه المختلفة الصاعد والهابط وغيره يجب أن يتم اتباع مبادئ الاتصال الإداري.
مفهوم الاتصال الإداري:
هي العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظّم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.
مبادئ الاتصال الإداري الفعّال:
يكون الاتصال فعّال عندما يتم تحقيق الغاية منه، فعندما تقوم بالاتصال يتوجب أن يكون هدفك واضح ومحدد حتى تتمكن من التأثير على المرسل إليه، وفيما يلي نقدم بعض المبادئ او النصائح التي تساعدك في أن تكون متصلاً بارعًا وأكثر فاعلية وتأثير، وهي كما يلي:
- ليكن هدفك من الاتصال محدد، وهذا يعني أن تحدد من هو المرسل إليه وما الذي يتوجب فعله أو ماذا تريد منه.
- ليكن هدفك من الاتصال مقبول، بمعنى أن لا يكون هناك تعارض الهدف الذي تسعى إلى تحقيقه مع القيم والمعتقدات التي يؤمن بها المرسل إليه، فكلّما كان قبول المرسل إليه للهدف عالية كان الاتصال أكثر فعالية.
- اجعل غايتك لمنفعة وفائدة للمستقبل، فكلّما كانت غايتك تحقّق نفعًا وفائدة للمرسل إليه كان تفاعله معك أكثر، وتكون الأهداف ذات نفع وفائدة للفرد عندما تمده بمعلومات يكون بحاجة إليها أو تحقّق به نفع مادي أو معنوي.
- لا تجعل أهدافك من الاتصال صعبة، وليكن هدفك فيه شيء التحدي وليست صعبة الوصول؛ أي يتوجب أن تكون أهدافك من الاتصال في قدرة المستقبل للرسالة.
- يجب أن يكون هدفك قابل للقياس، وهذا يعني أن هدفك يجب ترجمته إلى أرقام يمكن أن يتم قياسها.
- حدد للمرسل الأسلوب الذي يجب أن تعمل به، فإذا كان المرسل إليه صديقك في العمل أو خارج العمل وتود تكليفه بعمل ما يكون غير مألوف لديه، فالأفضل أن تحدد له الأسلوب الذي ينبغي عليه اتباعه في تنفيذ المهمة.
- شجّع المرسل إليه على توجيه أسئلة، وهذا من خلال مراقبة الاتصال غير اللفظي وتشجيعه على الاستفسار عمّا قد يكون غير واضح لديه.
- تابع تنفيذ رسالتك، وهذا بالتأكد من فهم المرسل إليه لمحتوى االرسالة (إذا كانت مكتوبة) وذلك بالاتصال به هاتفيًا أو مقابلته.
- اعمل على تنمية الثقة بينك وبين المرسل إليه، وهذا بمطابقة الأقوال بالأفعال.
