ما هي معوقات الاتصال الإداري؟

يوجد مجموعة من المعوقات التي تكون عائق أمام عملية الاتصال الإداري، وتكون سبب في عدم النجاح والوصول للهدف من القيام به، فيجب على الإدارة معرفة هذه المعوقات ثم تقوم بعلاجها.

مفهوم الاتصال الإداري

يعرف الاتصال الإداري بأنه العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.

معوقات الاتصال الإداري

يوجد العديد من المعوقات التي تقف في سبيل نجاح الاتصال الإداري كما أشار لها العديد من علماء الإدارة، ومن أهم هذه المعوقات:

• عدم وضوح الأهداف من عملية الاتصال.

• إساءة فهم الرسالة، فقد تكون الكلمات المستخدمة في عملية الاتصال غير مألوفة للمستقبل ويكون عدم ثقة ووضوح في اختيار الكلمات.

• اختلاف المستوى الثقافي والتخصص والمستوى الوظيفي والموقع الاجتماعي والغايات والسمات الشخصية بين أطراف عملية الاتصال من مرسل ومستقبل .

• تضارب البيانات والمعلومات وضعف وسائل الاتصال مثل انخفاض صوت المرسل، أو عدم جودة أسلوب كتابة الرسالة.

• عدم وجود الثقة بين أفراد المنظمة و عدم وجود لمبدأ العلاقات الإنسانية والتعاون والشعور بالانتماء للمنظمة

• ضعف الهيكل التنظيمي وعدم وضوح في الاختصاصات وعدم وضوح سياسة المنظمة، ووجود تداخل بين المهام الإدارية.

تصنيف معوقات الاتصال الإداري

تمَّ تصنيف معوقات الاتصال الإداري إلى عدّة تصنيفات، لكن بعض علماء الإدارة اجتمعوا على تصنيف الاتصال الإداري كالآتي:

1- معوقات فردية في الاتصال الإداري

وهي المعوقات التي تتعلق بطرفي الاتصال وهما المرسل والمستقبل، وقد يكون سبب هذه المعوقات عدة عوامل منها:

• الاختلاف في اللغة المستخدمة.

• درجة التعلم وثقافة المؤهل العلمي التخصص ومستوى الخبرة.

• درجة الاهتمام بالاتصال أو المقاطعة والمكانة الاجتماعية.

2- معوقات تنظيمية في الاتصال الإداري

تتعلق بالتنظيم الرسمي للمنظمة والتنظيم غير الرسمي المنتشر فيها، حيث يرتبط بهذه المعوقات عدد المستويات الإدارية في المنظمة أو كبر حجمها وانتشارها الجغرافي، بالإضافة للعادات والتقاليد والثقافة التنظيمية المنتشرة في المنظمة، ومستوى التفاهم والثقة الموجودة بين الموظفين فيها.

• معوقات بيئية: تشمل البيئة بأبعادها جميعها المادية التقنية والطبيعية.

• معوقات تكتيكية أو فنية: وتتمثل بقصور أدوات وسائل الاتصال وعدم جودتها، أو عدم ملائمتها للرسائل المنقولة أو عدم وضوح الأهداف والتعليمات أو النقص في الخطط والسياسات.

• عدم وضوح الأهداف: عدم وضوح الأهداف والغايات من التواصل يؤدي إلى ارتباك الموظفين وعدم فهمهم المطلوب منهم.

• نقص البيانات والمعلومات: قلة المعلومات أو عدم دقة البيانات تُعيق عملية التواصل الفعال وتُسبب سوء الفهم.

• عدم وضوح مراكز الاتصال: عدم تحديد مسؤوليات وواجبات كل شخص في عملية الاتصال يُسبب فوضى وعدم فاعلية.

• عدم وجود قنوات اتصال فعالة: قلة تنوع قنوات الاتصال أو عدم ملائمتها لاحتياجات الموظفين تُعيق عملية التواصل.

3- معوقات شخصية في الاتصال الإداري

• عدم وضوح التعبير: عدم وضوح التعبير عن الأفكار والمشاعر يُسبب سوء الفهم.

• الاستماع السلبي: عدم التركيز على ما يقوله الآخر يُعيق عملية التواصل.

• التحيز الشخصي: تقييم الأفكار بناءً على أحكام مسبقة يُعيق التواصل الفعال.

• الافتقار إلى مهارات التواصل: قلة مهارات التواصل مثل الاستماع والتحدث وكتابة التقارير تُعيق عملية التواصل.

4- معوقات بيئية في الاتصال الإداري

• الضوضاء: الضوضاء في مكان العمل تُعيق عملية التواصل.

• الإضاءة غير المناسبة: الإضاءة غير المناسبة تُعيق عملية التواصل.

• ازدحام مكان العمل: ازدحام مكان العمل يُعيق عملية التواصل.

• عدم توفر التكنولوجيا: قلة توفر التكنولوجيا أو عدم ملائمتها لاحتياجات الموظفين تُعيق عملية التواصل.

5- معوقات ثقافية في الاتصال الإداري

• اختلاف الثقافات: اختلاف ثقافات الموظفين يُسبب سوء الفهم.

• اختلاف اللغة: اختلاف لغة الموظفين يُعيق عملية التواصل.

• اختلاف القيم والعادات: اختلاف القيم والعادات بين الموظفين يُعيق عملية التواصل.

6- معوقات نفسية في الاتصال الإداري

• الخوف والقلق: شعور الموظفين بالخوف والقلق يُعيق عملية التواصل.

• التوتر: شعور الموظفين بالتوتر يُعيق عملية التواصل.

• الضغوط النفسية: شعور الموظفين بالضغوط النفسية يُعيق عملية التواصل.

7- معوقات أخرى في الاتصال الإداري

• الشائعات: انتشار الشائعات يُعيق عملية التواصل.

• عدم وجود ثقافة الثقة: عدم وجود ثقافة الثقة بين الموظفين يُعيق عملية التواصل.

• عدم وجود ملاحظات: قلة تقييم عملية التواصل وتحسينها يُعيق عملية التواصل.

التغلب على معوقات الاتصال الإداري

يمكن التغلب على معوقات الاتصال الإداري من خلال:

• وضع خطة تواصل واضحة: تحديد الأهداف والغايات من التواصل ووضع خطة لتحقيقها.

• توفير المعلومات والبيانات الدقيقة: ضمان توفر المعلومات والبيانات الدقيقة للموظفين.

• تحديد مسؤوليات وواجبات كل شخص في عملية الاتصال: تحديد من هو المسؤول عن كل خطوة في عملية التواصل.

• توفير قنوات اتصال فعالة ومتنوعة: توفير قنوات اتصال متنوعة تناسب احتياجات الموظفين.

• تطوير مهارات التواصل لدى الموظفين: تدريب الموظفين على مهارات التواصل مثل الاستماع والتحدث وكتابة التقارير.

• تحسين بيئة العمل: تحسين بيئة العمل لتوفير بيئة مناسبة للتواصل.

• تعزيز ثقافة التسامح والاحترام: تعزيز ثقافة التسامح والاحترام بين الموظفين.

• توفير بيئة آمنة للتواصل: توفير بيئة آمنة للموظفين للتعبير عن أفكارهم ومشاعرهم.

• تقييم عملية التواصل وتحسينها: تقييم عملية التواصل بشكل دوري وتحسينها.

بشكل عام، يمكن التغلب على معوقات الاتصال الإداري من خلال تخطيط و تقييم و تحسين عملية التواصل بشكل مستمر.

إرشادات عامة لزيادة فعالية الاتصال الإداري

الزيادة فعالية الاتصالات الإدارية والتقليل من أثر معوقات الاتصال، فلا بُدّ من المدير أن يأخذ بعين الاعتبار الإرشادات التالية:

• لا بُدّ من تكوين مهارة الاستماع والفهم لكل من المرسل والمستقبل.

• وضوح الرسالة المرسلة وذلك عن طريق وضوح العبارات ولغة الاتصال.

• على المدير أن يكون مصدراً للسلطة ومحدداً للوقت وحريصاً على اختيار المعلومات التي يبعثها.

• على المدير أن يحافظ على مستوى عالي من الصدق والليونه والرفق والتفاهم.

• على المدير أن يعمل بشكل مستمر على أن تصله تغذية راجعة؛ ليعرف ردة الفعل لمستقبل الرسالة وعلى استيعابه للرسالة المرسلة.