يوجد الكثير من النظم شائعة الاستخدام في مراقبة المخزون في المشاريع الصغيرة، ومن هذه النظم نظم الرقابة المستمرة والتي تشمل على الحد الأدنى والحد الأقصى للمخزون والرقابة بوعائين أو ثلاثة أوعية، والنظام الآخر للرقابة هو نظام الرقابة الدوري والذي يشمل على الطلب الدوري والجرد الدوري.
نظم الرقابة الدورية
يقوم هذا النظام من الرقابة بناءً على الزمن حيث تكون المدة الزمنية ثايته بين طلب وآخر، أمّا حجم الطلب يتغير بناءً على التغيرات التي تحدث في الاستخدام، ويتم هذا عن طريق المراجعة بشكل دوري لمستوى المخزون بناءً على السجلات بما يتيح بمقابلة المخزون بالاحتياجات المتوقعة، ويكون هذا من خلال:
الطلـب الدوري
ويعتبر من نظم الرقابة الدورية التي يكون اعتمادها على السجلات والأرصدة الحسابية وقائمة بناءً على الزمن حيث تكون المدة الزمنية ثابتة بين كل طلب وآخر سواء أسبوع أو شهر أو ثلاثة أشهر وغيرها. بينما الكمية تتغيير بناءً على درجة الاستعمال. الكمية الأولى من المخزون يتم تقديرها بحجم الاستعال المتنبأ به خلال مدة وفترة التوريد بالإضافة إلى المخزون الاحتياطي، أما طلب الشراء في الحالات التالية فيتم تحديد مقداره بالكمية التي تم استعمالها عن طريق الفترة السابقة، ويعتبر الطلب الدوري نظام ملائم للأصناف التي تشترى كمجموعة ومن مورد واحد، أو عندما تكون فترة التوريد متغيرة.
الجـرد الـدوري
وهو من نظم الرقابة التي يتم اعتمادها على المعاينة والجرد الفعلي حيث يقـوم نظام الجرد الدوري بالأساس على قائمة يتم التسجيل عليها لكل صنف ورقمه ومستواه العادي من المخـزون، كمـا تـحتوي القائمـة علـى عمودين ألأول يتضمن كمية المخزون والثاني الكمية اللازمة. وتكون على فترات دورية إما أسبوع أو شهر وغيرها. إذ يقوم المراجع بالمـرور علـى الأصناف والعمل على جردها وثم رصد الموجود منها ثم استكمال بيان الكمية الملازمة بما يصل بالمخزون إلى المستوى العادي المطلوب بالأصل.
ويصلح هـذا الـنظـام مـن المراقبة على المخزون في وضع المخازن الفرعية التي تتزود باحتياجاتها من المخازن الرئيسية، وهو ملائم عندما يكون مصدر التوريد مصدر واحد لعـدد كبيـر مـن الأصناف أو عندما يكون المخزون صغير ومن الممكن تنفيذ الجرد بطريقة سريعة، ويمكن تنفيذ هذا النظام في حالات مخزون قطع الغيار، ويجب القول بأن يكون لدينا مخزون احتياطي كبير له تكاليف، لذلك من المهم أن يكون ملائمة بين هذه التكاليف وبين الأهمية النسبية لنفاذ المخزون وتكاليفه.
