ما هي وسيلة فن الإلقاء في الاتصال الإداري؟

لتحقيق الاتصال الإداري الفعّال مهما كان نوع الاتصال الإداري يجب استخدام الأساليب التحريرية التي تحقّق الهدف المرجو، ومن هذه الوسائل فن الإلقاء وكتابة التقارير والكتابة الإدارية، لكن ما هو فن الإلقاء ووما هي مراحل تنفيذ وإعداد العرض.

مفهوم الاتصال الإداري:

هي العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظّم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.

ما هو فن الإلقاء؟

فن الإلقاء هو الفن الذي يتعلق بنطق بالكلام على هيئة توضّح الألفاظ والمعاني.

ما هي مراحل إعداد وتنفيذ العرض؟

1. التخطيط: إن التخطيط هو مرحلة التفكير التي تكون سابقة لتنفيذ أي عمل، وهو عملية مهمة ليتم تحديد الهدف والشكل العام للموضوع. والمقصود بالشكل العام للموضوع هو هيكل العرض الذي سوف يتم عرضه بوضوح، والتنبؤ بالاستفسارات أو المصاعب التي سوف تواجه المتحدّث والاستعداد له.
   
2. الإعداد: وفي هذه المرحلة يستعد المتحدّث بشكل مادي ونفسي، على النحو التالي:
   
   • الاستعداد المادي: يكون من خلال التعرّف على التعرف على المستمعين من ناحية معرفتهم العلمية واهتماماتهم، الاهتمام بالمعرفة التخصصية بالموضوع ودراسته دراسة واقعية، تحديد عناصر الموضوع، إعداد وتجهيز الأوراق ووسائل الإيضاح اللازمة وترتيبها بحيث تكون في متناول اليد، توزيع وقت العرض على جزئيات الموضوع و إفساح الوقت الكافي للأهداف الرئيسة؛ حتى لا تطغي عليها موضوعات جانبية، اختيار الوقت المناسب للعرض والتأكد أن الأطراف الأخرى مهيئة للاستماع.
     
   • الاستعداد النفسي: الاهتمام بالحالة الصحية، فإن العقل السليم في الجسم السليم وعليه يجب على المتحدّث أن ينال قسط وافي من النوم، ولا پأكل كثير لكي يتحاشى الاضطرابات المعديّة التي تؤثر على حالته النفسية، الاهتمام بالمظهر العام، رفع الروح المعنوية وذلك بالتحضير الجيد وزيادة الثقة بالنفس، التخلص من الأفكار السلبية واستبدالها بالأفكار الإيجابية والاستماع الجيد وتقبل النقد.
     
3. العرض: ويكون من خلال:
   
   • الحضور في الموعد المحدد أو قبله بقليل والبدء في العرض في الوقت المحدد بالضبط.
     
   • تقديم التحية ومواجهة المتحدثين جميعًا والابتسامة، والوعي أن الاتصال الفعّال يحتوي على أربعة عناصر وهي: المظهر واللغة الجسدية وتنويع الصوت والمعلومات، حيث أوضحت الدراسات أن (93 %) من التواصل يكون غير لفظي.
     
   • التأكد من أن عنوان الحديث معلوم لدى المستمعين، والتذكير بذلك.
     
   • اختيار مقدمة جذابة ومشوقة للموضوع لتهيئة آذان المستمعين.
     
   • البراعة في السرد يتوجب مراعاة النقاط التالية أن يغلب على الصوت العذوبة وكلمات الود، استخدام لغة سهلة ومفهومة، النُطق بمخارج الحروف بوضوح، أن يبدو الصوت طبيعي دون افتعال أو تمثيل، التغيير من سرعة الإلقاء واستخدام التنوع المتوازن في درجات الصوت ونغمتاته، وهذا لتحقيق غاية ملائمة الصوت مع المواقف المتعددة وتجنبًا للملل.
     
   • التدرج في عرض الموضوع خطوة خطوة مع مراعاة وحدة الموضوع والتماسك بين الأفكار، حيث يكون الاتصال من فكرة إلى أخرى نقلة طبيعية وليست بشكل مفاجئ.
     
   • التأكد من أن كل الحاضرين يشاهدون وسائل الإيضاح بشكل جيد وأن جسم المتحدث لا يمنع الرؤية عن بعض الحاضرين.
     
   • استخدام بعض البطاقات المذكرات التي تتضمن الخطوط العريضة ورؤوس الموضوعات المساعدة المتحث على التذكر، ولكن من غير المقبول أن يقرأ المتحدث أغلب حديثه من ورق مكتوب.
     
   • العمل على انتشار جو المرح، فلا يوجد مانع من دقيقة للترويح بطرفة مقبولة لدى الجميع؛ لأن ذلك يُبعد الملل ويرفع من مقدرة المستمعين على الفهم وحسن الاستيعاب.
     
   • توظيف الإشارات الجسمية لخدمة استيعاب الموضوع.
     
   • التحكم في الانفعالات والابتعاد عن علامات الضيق اللفظية والجسدية.
     
   • التنبّه إلى التغذية الراجعة التي تعبّر عن عدم الموافقة من المستمعين، مثل حالات الشرود الذهني والهمسات والتثاوب.
     
4. الملخص والخاتمة: على المتحدث أن يخبر الحاضرين بأنه قد انتهى من عرض موضوعاته، وأنه على استعداد للدخول في الخاتمة، وأن يقوم المتحدّث بعرض اختصار لأهم النتائج والتوصيات التي جاءت في الحديث طبقًا لتتبعها في الأهمية.
   

إرشادات لتقليل القلق عند الإلقاء:

يقال أن عقل الإنسان پیدأ عمله منذ لحظة الولادة، ولا يتوقف إلا لحظة الوقوف لإلقاء حديث علني، فيبدو أن مشكلة القلق التي يعاني منها الفرد قبل عملية التقديم والعرض مشكلة منتشرة ومعروفة، ولذلك فإن الإرشادات التالية تفيد في التقليل من القلق، وهي كالآتي:

• التنظيم: يُعتبر غياب التنظيم من أكبر الأسباب الرئيسة للقلق، وهذا مع العلم بأن ثقتك في مدى تنظيم أفكارك أن تمكّنك من توجيه كامل طاقتك لما تقوم بعرضه وتقديمه.
  
• التصور والتخيل: تخيل نفسك وأنت تدخل قاعة العرض بعد تقديمك لجمهور الحاضرين، ثم وأنت تغادر قاعة العرض وأنت تملك شعور الفخر، وكرّر هذه العملية الذهنية بكل تفاصيلها وستجد أنها سوف تساعدك على التركيز على ما ينبغي عليك عمله تحقيقًا للنجاح، بمعنى تخيل الموضوع بصورة إيجابية دائمة وليست سلبية هذا يؤدي إلى رفع الروح المعنوية.
  
• التمرين: تدرّب على التقديم كما لو كنت أمام جمهور الحاضرين، واستخدم المساعدات البصرية إذا كانت لديك، وسجل هذا الموقف إن استطعت، افعل ذلك حتى تشاهد نفسك وتنتقد ذاتك وتدخل دائرة ما تراه من تحسينات وتغيرات قبل تقديم العرض.
  
• التنفس: عندما تشعر بتوتر عضلاتك وبانك عصبي المزاج بعض الشيء عليك أن تتنفس بعمق، وأول ما يجب عليك عمله هو أن تقف مشدود القامة وهادئ تمامًا وتتنفس بعمق عدة مرات.
  
• التركيز على هدوء الأعصاب: لا تتوتر بل ركّز دائمًا على أن تكون هادئ، نكّر نفسك عند كل شهيق وزفير أنك هادئ تمامًا.