إن نظم المعلومات في المشاريع الصغيرة والمتوسطة والكبيرة لها مجموعة من الوظائف والخدمات التي تقوم بتقديمها للمشروع؛ حتى يحقق نجاحه وتميزه. وهناك العديد من المختصين لإدارة نظم المعلومات كل منهم يقوم بمهمة محددة.
وظائف نظم المعلومات
- جمع البيانات: وتعتبر وظيفة جمع البيانات من أهم الوظائف لأنها تهتم بتوفير البيانات من مصادرها الداخلية والخارجية، ويتم ممارسة هذه الوظائف الرئيسية عن طريق الوظائف الفرعية التالية:
- تجميع البيانات واختيار الملائم منها ليتم تحقيق الهدف من جمع هذه البيانات، وسعة نظام التخزين وإمكانيته على المعالجة، وعلى طبيعة الموضوع المراد مجمع البيانات بشأنه.
- ترميز البيانات ومنحها الأرقام والحروف والرموز بناءً على دليل محدد؛ وهذا من أجل تبسيط كمية البيانات وتوفير الوقت والجهد أثناء التعامل معها.
- تسجيل البيانات عن المواقف والأحداث والأوامر والطلبات على وسائط ورقية أو غير ورقية.
- تصنيف البيانات ووضعها في مجموعات متجانسة بناءً على معايير محددة.
- المراجعة والتدقيق من حيث الصحة والاكتمال وخلوها من الأخطاء.
- معالجة البيانات: تتكون هذه الوظيفة من سلسلة من الأنشطة والعمليات الآلية التي تهدف إلى تحويل البيانات إلى معلومات ليتم تحقيق الفائدة منها في اتخاذ القرارات، ومن أهم عمليات المعالجة نذکر:
- فرز البيانات والعمل على تنظيمها وترتيبها تصاعديًا أو تنازليًا، أو تجميعها في تصنيفات محددة كما هو الحال بالنسبة للمتعاملين مع المنظمة من حيث تكرار عمليات الشراء والانتظام في دفع المستحقات.
- حساب البيانات والعمل على صياغتها بأسلوب رياضي غير العمليات الحسابية أو الإحصائية ليتم تحويل البيانات إلى معلومات يمكن الاستفادة منها في التقويم واتخاذ القرارات.
- مقارنة وتقويم البيانات وثم تحليلها وتفسيرها ومعرفة طبيعة العلاقة بين المتغيرات كما هو الحال بالنسبة لأثر الحملات الترويجية على زيادة المبيعات.
- تلخيص البيانات على شكل تقارير معلوماتية، مدروسة يتم تقديمها للإدارات المختصة للحكم عن طريقها على مدى تطور أعمال المنظمة ودرجة تقدم مبيعاتها، ومستوى الأداء فيها وغيرها.
- إدارة البيانات: والمقصود بهذه الوظيفة هو إدارة البيانات البشرية والمادية وغيرها، وتقوم بوضع السياسة التي تخص البيانات والتخطيط لها، وصيانة نظم البيانات ووضع معايير الجودة، والعمل على صياغة قواعد المحافظة على البيانات وتوزيعها واستخدامها. أي أن إدارة البيانات تكون مسؤولة أمام الإدارة العليا عن تحديد السياسات التي لها علاقة بالبيانات، ووضع الخطط التي تكفل بتنفيذ هذه السياسات، وقيادة ومتابعة التنفيذ لتحقيق الأهداف المرسومة.
- إنتاج المعلومات: ويكون هدف هذه الوظيفة محصورة في تحويل البيانات إلى معلومات جاهزة ليتم الاستفادة منها في رسم السياسات وعلاج المشاكل واتخاذ القرارات. ومن أبرز مخرجات هذه الوظيفة نذكر:
- إعداد التقارير على شكل وثائق ورقية أو غبر الشاشة الإلكترونية، أو على شكل سمعي من خلال الأشرطة التسجيلية المنطوقة، أو على شكل متعدد الوسائط نصي وسمعي وبصري. وتقدّم هذه التقارير المختصة بناءً على الطلب وحسب الحاجة في أوقات محددة أو بشكل دوري.
- الخبرة والاستشارة التي تقدم لجهات خارجية على شكل برمجیات تكون جاهزة أو تطوير أنظمة معلومات.
- رقابة أمن البيانات: تتضمن عملية الرقابة هذه جميع الأنشطة الخاصة بالمدخلات والعمليات والمخرجات من أجل حماية الملفات من العبث أو دخول أشخاص غير مسموح لهم إلى الشبكة، وحماية البيانات من التغيير أو التعديل من قبل أطراف خارجية. بالنسبة لوظائف إداريين نظم المعلومات تنحصر في ما يلي:
- مدير دائرة نظم المعلومات: يكون هذا المدير مسؤول عن تسيير أنشطة دائرة أنظمة المعلومات وتطويرها والتخطيط لها، ووضع الأهداف، والرقابة على التطبيق وتحقيق مستوى عالي من الأداء عن طريق التفاعل الإيجابي بين مكونات وعناصر إدارته من جهة والدوائر الأخرى من جهة ثانية، ويحتاج مدير المعلومات إلى مهارات فنية خاصة، ومهارات إدارية وسلوكية وقدرة على القيادة والتخطيط والتنظيم.
- مدير عمليات التشغيل: تنحصر المسؤولية في إعداد البيانات وضبطها وتشغيلها، بالإضافة إلى التخطيط لعمليات التشغيل والرقابة عليها، وتقديم الخدمات اللازمة لمستخدمين المعلومات، يساعد مدير عمليات التشغيل في ممارسة أعماله كلاً من:
- مدير تحضير البيانات الذي يختص بعلاج المدخلات وتوزيع الأعمال على المشغلين.
- مدير ضبط البيانات ويركّز على الأعمال المكتبية الخاصة به بتدقيق البيانات و تصحيح الأخطاء.
- مسؤول الحاسوب المعني بغرفة العمليات والتحقق من توافر معدات الحاسوب وسجلات وجداول الأعمال المنفذة وينسق مع بقية الوحدات.
- مدير تطوير الأنظمة والبرمجة: يكون هذا المدير مسؤول عن تطوير الأنظمة والحفاظ على جودة النظام عن طريق التخطيط والتنظيم والتنسيق فيما بين أنشطة البرمجة والتحليل، وضمان مستوى متقدم من الكفاءة في دائرته. ويقدم هذا المدير المساعدة لرئيس محللي النظم الذي يوزّع العمل على المحللين، ويقدم المشورة والمساعدة لهم، وينظم الأنشطة التدريبية والبحثية، ويساعد المدير رئيس المبرمجين.
المسارات الوظيفية لنظم المعلومات
يوجد مجموعة من المختصين الذين يعملون في إدارة نظم المعلومات في المشاريع، أما الوصف الموجز لمختصين نظم المعلومات في المشاريع هم كما يلي:
- المبرمج: الذي تنحصر وظيفته في كتابة البرمجيات، وينقسم المبرمجون إلى الفئات التالية:
- مبرمجو النظم الذين يجهزون برامج النظم التي لها علاقة بتشغيل الحاسوب بحيث يصبح قادر على تشغيل برامج التطبيقات مثل: نظم التشغيل، المترجمات، نظم إدارة قواعد البيانات وغيرها.
- مبرمجو التطبيقات الذين يكتبون البرمجيات لغرض أداء أعمال مجددة لمجموعة المستفيدين مباشرة مثل برامج ضبط المخزون، الحسابات، تحليل سوق الموارد البشرية، معالجة النصوص وغيرها.
- مبرمجو الإدارة الذين يقومون بأعمال صيانة وتحديث برامج التطبيقات والحفاظ عليها وحمايتها لمجموعة سنوات، يفضل أن يكون لهؤلاء المبرمجين خبرة واسعة في المجالات التخصصية كان يكون مبرمجو التسويق على معرفة كبيرة بالأنشطة التسويقية، ومبرمجو الأعمال المحاسبية على دراية بالمسائل الخاصة بالأنشطة المالية والمحاسبية.
- محلل النظم: هو الذي يشكل صلة الوصل بين المبرمجين وباقي مكونات المنظمة، حيث تكون مسؤوليته في ترجمة المواضيع الإدارية واحتياجاتها على شكل برامج ونظم معلومات لكي يتم التمكن من فهمها مبرمجو التطبيقات، أي تحديد حاجات مستثمر الحاسوب وتصميم النظام أو البرنامج لمواجهة هذه الحاجات، لذلك فإن محلل النظم يجب أن يكون لديه مهارات متقدمة في العلاقات الإنسانية ومسائل الاتصال بالآخرين؛ لكي يكون قادر على مخاطبة المستفيد وتحديد احتياجاتهم من المعلومات.
- منظم النظم: وتبدأ وظيفته مع نهاية أعمال محلل النظم الذي يتعرف على مشکلات ومتطلبات المستفيد، حيث يقوم مصمم النظم بعمله كعمل المهندس المعماري الذي يقوم بتصميم نموذج البناء وبناءً على حاجات الجهات الطالبة. ومن أهم وظائفه:
- مسؤوليته بالنسبة لتقدير أشكال الخيارات التقنيّة لتنفيذ وتطوير النظام المطلوب.
- مسؤوليته عن إدارة ومراقبة التنفيذ الفني للنظام ووضع مواصفات البرمجة وتشفير البيانات والتوثيق والاختبار والتدريب.
- مدقق معالجة البيانات الذي يهتم بالكثير من الحقول المهنية ضمن عمليات المعالجة للبيانات.
