يوجد مجموعة من مبادئ التخطيط للأزمات، التي يجب أن تقوم إدارة الأزمات باتباعها عند القيام بعملية التخطيط للأزمة، كما يجب عليهم المعرفة التامة لهذه المبادئ؛ لتحقيق الغاية من التخطيط.
ما هي مبادئ التخطيط للأزمات؟
- وجود نظام للاتصالات الساخنة لتقوم بالإجابة على كل التساؤلات الإضافية الوارادة؛ للاستفسار عن الأزمة عند حدوثها. ولا بد من تدريب القائمين على طريقة الردّ عن مختلف التساؤلات.
- تصور أسوأ السيناريوهات عمّا يمكن أن يحدث، ثم القيام بوضع برنامج بناءً على ذلك لكل أزمة متوقعة.
- معرفة الجمهور الذي يعاني من الأزمة والاستماع إلى همومهم وشكواهم، والأفضل أن يكون هناك تضامن معهم وجدانيًا وإنسانيًا.
- بعد انتهاء أي أزمة يجب أن تقوم الإدارة بالتعرف على الدروس المستفادة، التي يمكن أن تتعلمها كل الأجهزة والمؤسسات التي تشبهها ومنافسيها.
- إضافة المصداقية إلى الموقف بالقيام بدعوة الأشخاص والمؤسسات المحايدة، ويكونوا ذو مستوى عالي من الكفاءة يقومون بالمساعدة لإنهاء الأزمة.
- القيام بوضع خطة إدارة الأزمة.
- دعوة المعارضين إلى جانب المنظّمة وهذا يجعلهم يضعون جهودهم في حل الأزمة.
- أن تكون إدرة الأزمات مستعدة لإظهار الاهتمام الإنساني عمّا حدث من مواساة و توحد للمشاعر الوجدانية.
- عندما يتم الحديث عن معالجة الأزمة، لا يُفضّل استخدام الكلام الكبير الرنان عن السيطرة على الأزمة وأن كل شيء في الوضع السليم وليطمئن الجميع، بل يجب استخدام المصطلحات توضح عناية المنظّمة بالأزمة بالفعل لا بالقول.
- من منظور الاتصال الإعلامي أن يكون هناك استعداد للتمسك بزمام الأمور عن طريقة المبادأة، وهذا عن طريق تعيين وإعلان المؤسسة التي تعرض الأزمة كمصدر أساسي وحيد للمعلومات عن سبب الأزمة، وعمَّا حدث بالضبط من أخطاء والبرنامج والإجراءات التي سوف تتخذها لمعالجة الأزمة.
- أن يتم التعرف على جمهور المنظّمة (غير الجمهور الذي يعاني من الأزمة بشكل مباشر)، والتحقق من أنه يوجد صورة واضحة عن آلامهم بالمشاركة، ويفضّل عمل استقصاء للرأي.
- البحث عن طرق ووسائل تُمكّن إدارة الأزمات من استخدام وسائل الإعلام، لتصبح جزء من الأسلحة لاحتواء أثار الازمات.
- الاستعانة بالخبراء من خارج المنظّمة لتصميم السيناريوهات والخطط البديلة للأزمة. ولا أن يعتمد على قدرة المنظّمة العادية التي تبببت في وجود الأزمة.
- عندما تنفجر الأزمة في البداية إنشاء بأسرع وقتغرفة الحرب أو مركز الطوارئ، ووضع فيها الأفراد الذي يتمتعون بمستوى عالي من الكفاءة والتصرف الصحيح وأن يكونوا مدربين مناسبين للقيام بأدوارهم؛ لأجل احتواء الأزمة.
- النظر إلى برامج التدريب المتخصصة المطلوبة التي تحتاج المنظّمة إليها، والتأكد من أن القائمين بالتدريب مجموعة ذات كفاءة ومهنية عالية، خصوصًا فيما يتعلق بالاتصلات الإعلامية لتحسين المصداقية.
