مبررات تحليل العمل في إدارة الموارد البشرية ومنهجيته ومداخله

لا تقوم إدارة الموارد البشرية بتحليل الأعمال والوظائف بطريقة عشوائية، ولا تقوم به من غير مُبرّر فيوجد مجموعة من المبررات تستدعي القيام بعملية تحليل العمل والوظائف.

مبررات تحليل العمل والوظائف في إدارة الموارد البشرية

• عندما يتم تأسيس المنظمة للمرة الأولى.

• عندما يتم استحداث أعمال ووظائف جديدة في المنظمة.

• عندما يتم إدخال تغييرات جديدة على المهام والوظائف، هذا التغيير يقوم بتغيير في مواصفات شاغل الوظيفة، قد تتغير طريقة العمل مثلاً من يدوية إلى محوسبة وهذا يتطلب وضع سمات جديدة للموظفين.

إن مبدأ تحليل العمل لمره واحدة عند تأسيس المنظمة مبدأ بات غير مقبول في بيئة الأعمال؛ بسبب التغيير السريع في البيئة المحيطة للمنظمات، الظروف والمعطيات التي قام عليها التحليل في السابق يجب من يتغير مع مرور الوقت ويصبح التحليل متقدم، التطورات التقنية تبين لنا كل فترة تغيرات دائمة في المواصفات اللازمة، وهذا يحتاج إلى إحداث التغيير في المواصفات المطلوبة في العناصر البشرية.

لم تَعُد الوظائف في المنظمة المعاصرة بحاجة لموظف لديه مهارة واحدة أو مهارة بسيطة بل يحتاج لموارد بشرية لها مهارات متعددة ومستواها مرتفع، تجعلها قادرة على القيام بأكثر من وظيفة، وخصوصًا فرق العمل ولديها مستوى مرتفع من الذكاء والخبرة، وظائف اليوم لا تتطلب عناصر تحقق شروط الأداء اللازمة فقط، بل بحاجة لعناصر بشرية يتفوقون على الشروط، فالأداء المطلوب الآن بالنتائج وليس بالسلوك.

منهجية تحليل العمل في إدارة الموارد البشرية

• المرحلة الأولى تحديد الوظائف والأعمال المراد تحليلها: يجب أن يتم تحديد الوظائف المرغوب تحليها هل هي وظائف مكتبية، أم فنية، أم إدارية، أم خدمات، وهل التحليل سوف يتضمن كل الأعمال أم يكون فقط قائم على قسم دون غيره؟

• المرحلة الثانية تحديد المعلومات المراد جمعها: تهدف هذه الخطوة لتحديد المعلومات اللازم جمعها عن الأعمال بهدف تحليلها، فبدون هذه المعلومات لا يوجد تحليل، التحليل حتى يؤدي ما هو مطلوب منه يجب أن يتوفر المعلومات اللازمة عن طبيعة العمل ويكون من حيث المهام والمسؤوليات وكيفية تأديتها.

• المرحلة الثالثة تحديد مصادر المعلومات: يتم جمع المعلومات اللازمة عن الوظائف بهدف تحليلها، ومن مصادر جمع المعلومات نتائج تصميم الأعمال، والرئيس أو المشرف المباشر، ومالئ الوظيفة نفسه، والزملاء في العمل، والمراجع العلمية، والمنظمات الأخرى، ومراكز الخبرة والاستشارة.

• المرحلة الرابعة اختيار أسلوب جمع المعلومات: في هذه المرحلة يتم اختيار الطريقة الملائمة التي يتم عن طريقها جمع المعلومات، ومن هذه الطرق الملاحظة، والاستبيان، وقوائم التدقيق والمراجعة، وسجل الموظف.

• المرحلة الخامسة تحديد مسؤولية تحليل الأعمال: وتكزن هذه المسؤولية مشتركة بين ثلاث جهات وهي إدارة الموارد البشرية، والرؤساء والمشرفين المباشرين والمحللون.

• المرحلة السادسة جمع المعلومات: بعد تحديد نوع المعلومات الضرورية للتحليل ومصادرها وطرق جمعها، تأتي خطوة التنفيذ لجمع المعلومات بناءً على ما هو مخطط له، ومن الأفضل قبل البدء بها أن يتم توضيح الغايات من التحليل ووصفه التي ترغب إدارة الموارد البشرية القيام به وكيفية جمع المعلومات.

• المرحلة السابعة تحليل المعلومات واستخلاص النتائج: تحصل عملية تحليل المعلومات بعد دراستها بطريقة جيدة من قِبل المحللين وهي في غاية الأهمية؛ لأنه بناءً على التحليل سيتم الوصول لنتائج يتم على أساسها تحديد وصف الأعمال ومعرفة المواصفات والخصائص لمن يشغلها.

• المرحلة الثامنة تجهيز بطاقة التحليل للعمل: وهي وثيقة أو بيان تفصيلي يكون على شكل قائمة تُبين نتائج تحليل المعلومات التي تم تحليلها في المرحلة السابقة، وتم تصميمها بشكل خاص ليسجل فيها هذه النتائج، وتتكون البطاقة من قسمين هما وصف الوظيفة ومحددات العمل أو شاغل الوظيفة.

مداخل تحليل العمل للموارد البشرية

• المدخل السردي: من أكثر المداخل استخدام بسبب بساطته، من خلال يقرأ المحلل المعلومات التي يتم جمعها عن كل وظيفة، وبعدها يستخلص النتائج التي تبين وصف الوظيفة ومحدداتها، وقد يكون الوصف مُفصّل أو مُختصر  حسب الغاية المطلوبة.

• مدخل قوائم التدقيق والمراجعة: يعتمد هذا المدخل على تجهيز قائمة تحتوي على عدد كبير من العبارات التي تقوم بوصف الأداء واحتياجات الوظائف، يحدد لكل صفة في القائمة مقياس بياني مُقسّم لمستويات يعبر كل منها عن مدى توفر الصفة في كل وظيفة، وبعد انتهاء المحلل من وضع الإشارات على مقاييس القائمة التي تخص كل وظيفة يقوم بناءً عليها بإعداد وصف الوظيفة ومحددات شاغلها.

• مدخل قائمة جرد تحليل المهمة: في هذا المدخل يتم تقسيم الوظائف المرغوب تحليلها إلى مجموعات متماثلة من حيث الطبيعة والخصائص ومتطلبات شغلها، ومن ضمن كل مجموعة يتم اختيار وظيفة رئيسية معيارية، وتعتبر أكثر وظيفة في المجموعة لها مهام ومسؤوليات وتتطلب مهارات وقدرات متنوعة، ليقوم المحلل بناءً على المعلومات التي تم جمعها بتجهيز قائمة بمكونات هذه الوظيفة الرئيسية ومتطلبات ملئها، تُسمّى هذه القائمة بقائمة جرد تحليل المهمة، التي سوف تقوم بدور المعيار الذي بناءً عليه سوف تحلل باقي وظائف المجموعة التي تنتمي لها الوظيفة المختارة.