إن إدارة الموارد البشرية تقوم بشكل رئيسي على عملية التخطيط الجيد لها، والتخطيط الجيد لإدارة الموارد البشرية يتم من خلال المراحل المتتالية والدقيقة، التي تتم عن طريق التحليل للبيئتين البيئة الداخلية والبيئة الخارجيةوللمنظمة؛ لكي يتم تحديد نقاط القوة ونقاط الضعف وتحديد الفرص والتحديات.
مراحل التخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية
أولا المشاركة في مسح وتحليل البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة
هذه هي الخطوة الأولى لتخطيط إدارة الموارد البشرية التي يتم عن طريقها تحديد عناصر البيئة الداخلية ودراستها بشكل دقيق مثل رسالة المنظمة واستراتيجيتها والغاية منها، ويهتم المسؤولين في إدارة الموارد البشرية في هذه المرحلة على القيام بتقدير أعداد العاملين اللذين سوف تحتاج المنظمة لهم في فترة زمنية محددة ويتم تقدير هذه الحاجات بناءً على الخطة الاستراتيجية للمنظمة.
حيث يتم تحديد أولويات التوظيف ومدى الحاجة إلى الفئة والعدد ونوع الموظفين بالأهداف التنظيمية في المستقبل التي تهدف المنظمة لتحقيقها، ويتم تحديد هذه الأعداد عن طريق الوظائف المتنوعة بأساليب عديدة من أهمها:
- تطبيق بعض الأساليب الإحصائية منها استخدام تحليل الانحدار ليتم معرفة العلاقة بين متغيرين مثل العلاقة بين عبء العمل وأعداد الموظفين في المنظمة.
- استخدام الإحصائيات التي تم تحديها سابقًا لدى المنظمة خلال الأعوام السابقة واستعمال مؤشرات محددة مثل مقاييس التنبؤ بالأعداد اللازمة في المستقبل؛ ليتم تحقيق التوجه الاستراتيجي للمنظمة وتستخدم بعض المنظمات الطرق الاجتهادية في التنبؤ للحاجة من الموظفين خلال الأعوام القادمة، هذا الأسلوب يعتمد على آراء الخبراء والمختصين حيث يقدموا التقديرات المحتملة بناءً على الخبرات السابقة.
بشكل عام فإن تحديد أعداد وأنواع وفئات العاملين في المستقبل يكون بناءً على نتائج تحليل البيئة الداخلية والبيئة الخارجية سوف يساهم في المنظمات على ما يأتي:
- العمل على توفير الأدوات الملائمة ليتم تحديد أولويات التوظيف والمجالات التي تعتبر ذات أهمية كبيرة لتحقيق رؤية المنظمة وتطلعاتها وأهدافها الاستراتيجية المستقبلية.
- المساهمة والمساعدة في أن يتم تعظيم القيمة التي يضيفها الموظفون لتحقيق الأهداف التنظيمية.
- مساعدة المدراء في المنظمات ليتم حل المشاكل المتنوعة في المنظمة مثل مشكلة الإحلال الوظيفي ومشكلة ارتفاع معدل الدوران الوظيفي.
ثانيا تحديد أهداف دائرة الموارد البشرية بما يحقق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة ككل
من المواضيع المهمة لنجاح عملية التخطيط الاستراتيجي للمنظمة ككل وإدارة الموارد البشرية بشكل خاص عند تحديد أهداف الموارد البشرية هو الاسترشاد بالأهداف الاستراتيجية للمنظمة، والقيام بتحديد معايير لقياس ما تم تحقيقه بشكل فعلي مع ما هو مخطط مسبقًا، حيث أن عملية الاسترشاد بالأهداف الاستراتيجية يساعد بالتالي على معرفة عدد الموظفين في المستقبل ليتم تقديم أحسن الخدمات للمستهلكين الحاليين والمرتقبين وبما يحقق غاية المنظمة والمشاريع التطويرية.
إن عملية تحديد وصياغة غايات الموارد البشرية يقوم بتعزيز التنسيق بين الموارد البشرية والإدارات الأخرى في المنظمة وبالتالي يوف يكون لها دور في انخفاض الصراع الوظيفي بين الموظفين والإدارات، وهذا من خلال تنظيم علاقات العمل، ولكي يتم الوصول لذلك فمن المفروض أن يتوفر مجموعة من الخصائص والسمات في الأهداف، وهي مجموعة في كلمة (smart) في اللغة الانجليزية، وهي كما يأتي:
- أن تكون الأهداف محددة بشكل واضح ودقيق (Specific).
- من الضروري أن تكون الأهداف يمكن قياسها (Measurable).
- أن تكون الأهداف من السهل أن تطبق(Achievable).
- أن تكون الأهداف واقعية (Realistic).
- أن تكون الأهداف تم ربطها بوقت محدد (Timely).
كما أنه يوجد مجموعة من الصفات الأخرى من المفروض أن تتوافر في الأهداف مثل يجب أن تكون متجانسة وغير متناقضة فيما بينها، ويجب أن يكون لها قيمة وتقوم بمعالجة المشاكل الحقيقية وأن تتصف بالمرونة وأن تكون مفهومة للجميع.
لا بد من أن نذكر في هذه المرحلة إلى أهمية القيام بوضع المؤشرات التي تتوافق مع الأهداف وهذا ليتم معرفة مدى الفاعلية لنشاط التخطيط في المنظمة، حيث أنه من المهم أن يتم التمييز بين هذه المؤشرات بشكل سهل ويتم ربطها مع أهداف المنظمة بشكل عام وأهداف الموارد البشرية بشكل خاص ليتم قياس مستوى التقدم في كل مرحلة وهـل نتجه للطريق السليم، وهذا من خلال المقارنة المرجعية الدائمة لما هو مخطط والأهداف التي تسعى لها، والإنجاز الحقيقي في كل فترة زمنية.
ثالثا إعداد الخطط والجداول الزمنية للتنفيذ
إن عملية إعداد الخطة الاستراتيجية للموارد البشرية هي عبارة عن عملية تطوير وتحسين للبدائل المتوفرة والتي بالتالي سوف تحقق الأهداف التي تم تحديدها مسبقاً، لذلك فمن الضروري هو عدم استبعاد أي بديل من البدائل التي تحقق غايات المنظمة على المدى القصير والمدى المتوسط والمدى الطويل، وبعد عملية تطوير البدائل سوف يتم البدء بإجراء المقارنة بين الايجابيات والسلبيات لكل بديل من هذه البدائل.
فقد يكون هناك بعض البدائل تكلفتها عالية بسبب تعيين موظفين جدد، وسوف تواجه المنظمة المشاكل المالية عند تطبيق هذا البديل ولذلك يكون من الأحسن هو استبعاد هذا البديل، وقد تكون هنالك بعض البدائل الأكثر ملاءمة من هذا البديل والذي يسعى مثلاً إلى تدريب وتطوير بعض العاملين وتحديد الحلول مثل العمل الإضافي بدلاً من تعيين موظفين جدد ولذلك يتم تطبيق مثل هذا البديل.
رابعا تنفيذ الخطط
في هذه المرحلة سوف يتم تنفيذ الخطة من خلال اختيار البديل الأفضل والأنسب بين البدائل المتوفرة، ومن الضروري في هذه المرحلة أن يتم تجهيز الموظفين في المنظمة وإخبارهم بالتغييرات التي سوف يتم تنفيذها في المنظمة، مثل تحركات النقل المحتملة لبعض المواقع في المنظمة.
وتقليل عدد الموظفين أو زيادتهم في مواقع أخرى أو برامج التدريب والتطوير الذي ترغب بتطبيقه للتعامل مع التكنولوجيا الجديدة التي سوف يتم إدخالها في المشاريع التطويرية القادمة للمنظمة، أو عنـد فتح وحدات جديدة وغيرها من التغييرات التي تكون إدارة الموارد البشرية قد قامت بالتخطيط لها ليتم الوصول لأهداف المنظمة المستقبلية.
هذه التهيئة تكون بالقبول والالتزام من قبل الموظفين بالخطط التي تم وضوعها وبالتالي المشاركة والمساهمة في دعمها وتنفيذها، إن عدم تجهيز الموظفين للتغييرات في المستقبل المتوقعة سوف تؤدي إلى قيام الموظفين بمقاومة التغيير المستقبلي.
وهذا بسبب التفسيرات المتنوعة للتغيير المتوقع والخوف من المجهول وعدم الرغبة في تغيير الوضع الحالي خوف من خسارة المصالح المكتسبة، ولذلك يجب تهيئة الموظفين وتشجيعهم على المشاركة في التنفيذ وذلك بتعريف المواضيع المتغيرة وأهميتها للمنظمة وللموظفين.
خامسا المتابعة والتقييم
تبدأ مهمة التقييم مع بدء عملية التطبيق وملاحظة مستويات التقدم في تنفيذ الخطة ويتم ربطها مع فترات زمنية لكل مرحلة من مراحل التطبيق واتخاذ أي إجراءات تصحيح في حال تم إثبات أي انحرافات عن ما هو مخطط له مسبقًا.
