مراحل تطبيق تحليل SWOT

عند القيام بتحليل سوات يجب أن تتم بمراحل مترابطة ومتسلسة، فهاك ثمانية مراحل لتطبيق تحليل SWOT يجب أن تقوم بها المنظّمة بدقة وعناية.

مراحل تطبيق SWOT:

• المرحلة الأولى: يتم تحديد رئيس للمجموعة أو وسيط، يمتلك قدرة الاستماع الجيد ولإنصات والمهارات العلمية، الذي تجري الأمور بإدارته بشكل صحيح.
  
• المرحلة الثانية: يتم فيها تحديد موثق ليتم دعم رئيس المجموعة أو رئيس الفريق، إذا كانت المجموعة كبيرة، وأن يتم استخدام وسيلة (لوحة أو جهاز الحاسوب) ليتم تسجيل وتحليل ومناقشة كل النقاط التي تقوم بتسجيل وتحليل النقاط، التي يمكن تسجيلها في الأوقات القادمة بطريقة تتسم بالوضوح والفهم والعمل على توزيعها لأصحاب الشأن.
  
• المرحلة الثالثة: عرض أسلوب SWOT، من قبل المنظّمة على الفريق وتحديد الهدف منه. ويجب أن يحتوي على السؤال (أين نحن، أين نستطيع أن نذهب؟)، بإمكان أن يقدم الرئيس بعض الأمثلة بناءً على خبرته ومعرفته.
  
• المرحلة الرابعة: بناءً على طبيعة المجموعة والوقت المتاح لها، يسمح لكل المشاركين أن يعرفوا عن أنفسهم، حيث يتم توزيع أصحاب العلاقة في مجموعات صغيرة يقوم بها الرئيس، ثم العمل على جمع المعلومات الصغيرة إلى مجموعات كبيرة لسماع آرائهم ووجهات نظرهم. وعادة يكون حجم المجموعة من سبعة أشخاص إلى عشرة.
  
• الخطوة الخامسة: قيام كل مجموعة بتعيين مقرر لها، كذلك تقديم ورقة نتائج متكاملة التي يمكن الوصول إليها في بناء تحليل سوات وبالطريقة الذي تختاره وعادة يأخذ شكل الأعمدة والصفوف. ويتم إعطاء من عشرون إلى ثلاثون دقيقة لطرح الأفكار والقيام بملء نقاط القوة التي تخصهم والضعف والفرص والتهديدات التي قد تواجه نشاط المنظّمة وتشجعهم، كذلك استبعاد أي أفكار في هذه المرحلة غير مفضل.
  وتحليل سوات يحتوي على كل الأفكار التي يمكن أن تخطر في أذهان أعضاء الفريق، التي من الممكن أن يتم إجراء تحسينات عليها فيما بعد، ويقدم مجموعة منظّمة وقائمة ذات قيمة من النقاط، التي بإمكان المنظّمة الاستفادة منها ويعمل على توليد آراء حولها. ومن الأفضل أن تكون هذه القائمة مختصرة حتى يكون التحليل مفيد ونافع.
  
• الخطوة السادسة: يقوم رئيس المجموعة عنما يكون الوقت مناسب بتوزيع النتائج التي تمَّ الوصول إليها على أعضاء المجموعات، حيث تقوم كل واحدة منها بإعادة تنظيم النتائج وفق التوقعات الجديدة وبعدة طرق منها:
  
  • تسجيل كل مجموعة نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات، حسب الأولوية من القوة والضعف ثم التهديدات الأكثر احتمال لحصولها والفرص الأكثر سوءاً، وهكذا حتى تنتهي القائمة كاملة.
    
  • تبادل المجموعات والتقارير والرأي بحيث يتم تقديم كل مجموعة في وقت واحد القائمة التي أعدَّتها التي تحتوي على مكونات سوات من عناصر القوة أولاً، ثم البدء بطرح كل منها أول عنصر قوة لدى كل المجموعات الفرعية وهكذا حتى تنتهي كل العناصر المتشابهة، من ثم يتم مناقشة كل واحدة منها إلى أن يجري إتفاق على إدخال أي منها في جدول السوات وترك العناصر غير المتفق عليها، حيث تسير العملية نفسها لعناصر الضعف والفرص والتهديدات حتى يكتمل جدول السوات.
    
• الخطوة السابعة: يتم فيها البحث والتسجيل للنتائج بناءً على إطار زمني متاح، ثم العمل على إجراء التوافق بين الآراء حول ارتباط كل عنصر بالرؤية والرسالة والأهداف وبواسطة جدول مُعدّ لهذا الهدف.
  
• الخطوة الثامنة: وهو العمل على إعداد ملخص كامل عن تحليل سوات الذي يتم الوصول إليه، حيث يكون جاهز لاستخدامه في عملية التخطيط ورسم الأهداف والمتابعة.