اقرأ في هذا المقال
بعد تصميم وإعداد نماذج العمل الجاهزة واستخدامها يأتي بعدها مرحلة مراقبة نماذج العمل، فمراقبة نماذج العمل لها جانبين؛ الجانب الإيجابي والجانب السلبي لمراقبة نماذج العمل.
تعريف نموذج العمل الجاهز:
هو أي ورقة مطبوعة على الآلة الكاتبة أو مُخطّطة ومكتوبة باليد، تتضمّن معلومات ثابتة ومعينة ويوجد بها فراغات ليتم ملؤها بمعلومات أخرى.
الهدف من مراقبة النماذج:
تهدف مراقبة النماذج تهدف من الجانب الإيجابي إلى تطوير نوعية النماذج التي تلزم لتتنفيذ الأمور والأعمال في المنظّمة، أمّا من الناحية السلبية القصد منها هو التخلص من كل النماذج المزدوجة وغير الهامة. والهدف من مراقبة النماذج هي القيام بالرقابة على تخطيط وتصميم وتخزين وانتاج كل النماذج، لأجل تحقيق الأهداف التالية:
- التصميم الأنسب للنماذج، وهذا من قدّ يحقّق الفائدة العظمى من الأعمال الكتابية.
- التخفيف من كلفة الطباعة.
- التخلص من أي نموذج القديم غير ضروري.
- التوفير وشراء كميات كبيرة من النماذج وبكلفة قليلة.
- توحيد كل النماذج والقيام بدمجها مع ببعضها البعض للتخفيف من الجهود المزدوجة.
ولايوجد شكّ بأن النماذج في الوزارات واللمنظّمات الحكومية تحتاح إلى الكثير من تقديم الاهتمام والمراقبة لأجل تحقيق الرقابة على النماذج، فإنه من الأفضل أن توكل مهمة التصميم والمراقبة بشكل عام لوحدات التنظيم والإدارة فيها. وحتى تقوم وحدات التنظيم والإدارة بهذه الوظيفة بأفضل صورة، يجب أن يتم تدريب موظف واحد على الأقل من في كل وحدة من هذه الوحدات على النواحي الفنية لتصميم ومراقبة النماذج، حيث يصبح مستواه في التدريب إلى أعلى درجات التخصصية في كل ما يتعلق بالنماذج.
مهام المحلّل الإداري المتخصص في النماذج:
- يقوم باستلام طلبات التصميم للنماذج الجديدة، أو استلام طلبات إعادة تصميم النماذج الحالية والمستخدمة في المنظّمة، وتُنظّم هذه المهمة حيث يقدّم القسم صاحب العلاقة بالنموذج طلب بتصميم نموذج جديد أو إعادة تصميم نموذج مستخدم إلى وحدة التنظيم والإدارة. ويقوم الموظف المتخصص بالنماذج في هذه الوحدة بتحليل النموذج المقترح، ثم يقوم يضع التصميم الذي يناسب هذا النموذج، ويقوم بتقديم النموذج المقترح على القسم الذي طلب النموذج الجديد، وعلى المدير الإداري، لأخذ الموافقته على طباعة النموذج الجديد، والسماح باستخدامه في الأقسام المحددة.
- يقوم بتقدّيم التوصيات التي لها علاقة بطباعة وإنتاج النماذج، فيقترح إمّا أن يكون إنتاج النماذج بواسطة طباعتها في المنظّمة، أو بطبعها في المطابع الخارجية ويعزّز اقتراحه بدراسة الكلفة والعائد الذي سوف يتحقق للمنظّمة من اختيار أي هذين الأسلوبين.
- يقوم بتأمين النماذج لكل الإدارات التابعة للمنظّمة، فعندما يكون هناك شعور بأن الكميات المتوفرة من النموذج قدّ اقتربت على الخلاص فإنه يقوم بدراسة إعادة تصميم النموذج، ويقوم بأخذ رأي القسم صاحب العلاقة، في إذا كان النموذج يحتاج للتعديل أم لا، ليقوم بإجراء التعديلات المناسبة عليه قبل السماح بإعادة طبعه.
