ما هو مفهوم وأهداف إدارة المكاتب والسكرتارية الحديثة

تعد السكرتارية الحديثة كالقلب النابض الذي من خلاله يتدفق العمل داخل الشركة، وتعتبر بمثابة العصا السحرية الخفية التي تدير الأعمال وتحقق التواصل اللازم بين الإدارات المختلفة، حيث أنها تهتم بكافة التفاصيل المتعلقة بإيجابيات وسلبيات الشركة، والتي تهدف بدورها الى تطوير الشركة، وتعتبر السكرتارية الحديثة خط التوجيه الذي تقع عليه جميع هذه المعلومات.

 مفهوم إدارة المكاتب والسكرتارية الحديثة

يتم تعريف إدارة المكاتب باللغة الإنجليزية على أنها سكرتارية، وهي مجموعة من الأعمال التي تقدم المساعدة الإدارية داخل المؤسسة، كما تُعرّف بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات والبيانات التي تساهم في بيئة العمل من أجل توفير الوقت والجهد والعمل على تخفيف العبء.

تعتبر وظيفة السكرتارية من أهم الوظائف الإدارية في بيئة العمل، وهذه الوظيفة ترجع إلى الثروة الصناعية لأوروبا، موظفو السكرتارية مسؤولون عن الحفاظ على سرية المعلومات بامتياز، حيث أن الصدق والمصداقية في العمل والقدرة على القراءة والكتابة يعتبر شرط أساسي للوصول إلى هذه الوظيفة، مع ظهور التقنيات الحديثة والأدوات الإلكترونية، ساهمت في تطوير أعمال السكرتارية بشكل واضح.

لقد أدى ذلك إلى زيادة أهميتها باعتبارها واحدة من أهم المفاهيم الإدارية التي تعمل على تقلل الضغط على العمل وخاصة الضغط على المديرين، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون، وتنسيق جميع أنواع العمل من إعداد الاجتماعات والمناقشات، وغيرها من الأعمال إلى توفير المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب والمكتبي.

الأهداف والفئات المستهدفة من إقامة التدريب وتطوير الأعمال 

• مدراء وأصحاب الشركات الحكومية والخاصة.

• مدراء الشركات الكبيرة.

•  أصحاب المنشئات الصناعية والتجارية والسياحية والخدمية.

•  جميع العاملين في مجال الإدارة والتنفيذ.

• كل من يرغب في بناء شركات واعدة ذات مستقبل مشرق.

يجب على المشاركين إتقان الموضوعات التالية 

• أسرار النجاح في العمل وتحسين أسلوب الاتصال بين المدير والموظفين.

• مهارات القيادة وإدارة الموظفين داخل الشركة.

•  مهارات التعامل مع المشكلات النفسية للعمال والوقوف على أوضاعهم.

• طرق تحفيز وتفعيل الموظفين داخل الشركة.

• مهارات بناء الثقة بين المدير وجميع الموظفين.

المهارات الواجب توافرها في إدارة المكاتب

1. مهارات التخطيط

يجب أن تكون جيدًا في التخطيط، بدءًا من اجتماعات المكتب، والتعامل مع التفويضات، والعمليات التجارية الأخرى داخل المنظمة لتنفيذ كل شيء بكفاءة في الوقت المناسب.

2. المهارات الإدارية

يجب أن تكون مسؤولاً عن القيام بالمهام الإدارية الأخرى في المنظمة وتكون مسؤولاً عن تعيين موظفين جدد، وطرد الموظفين ذوي الأداء الضعيف، وتقييم الأداء، والتدريب، والإشراف على الموظفين الجدد، ووضع الخطط وجدولة الاجتماعات وحضورها وأداء العمليات التجارية الأخرى أيضًا.

3. المهارات التحليلية

 يجب أن يكون لديك نوع من المهارات التحليلية للقيام بعملك بأفضل طريقة ممكنة، ويجب أن تكون على دراية جيدة بالعملية والممارسات والإجراءات للقيام بعملك بكفاءة، كما يجب أن تكون جادًا في تحديد عدم الكفاءة وأن تقترح أفضل الحلول الممكنة التي ستساهم في نمو الشركة.

4. مهارات الحاسوب

يجب أن يكون لديك تدريب عملي قوي على مهارات الكمبيوتر التي تتراوح من معالج الكلمات إلى التفوق لأنه قد يُطلب منك القيام بمجموعة من المهام اعتمادًا على تفاصيل وظيفتك مثل: إدخال البيانات، وجعل الأوراق في Excel وإنشاء وتقديم في PowerPoint.

5. مهارات الاتصال

يجب أن تتمتع بمهارات اتصال قوية؛ لأنك ستكون أول شخص يرى الزوار القادمين في حالة خروج المهنيين المعنيين من المكتب، وسيتعين عليك تفويض العمل داخل المنظمة والاهتمام بالمهام الأخرى في نفس الوقت.

6. مهارات إدارة الوقت

يجب أن تتمتع بمهارات ممتازة في إدارة الوقت من أجل الاستفادة من كل دقيقة من واجبك إلى أقصى إمكانيتها وتحقيق أقصى قدر من النتائج، ويجب أن تكون قادرًا على تخصيص كل مهمة، والتعامل معها بشكل صحيح في الوقت المحدد دون أي إهدار للوقت.

7. التفكير خارج الصندوق

يجب أن تفكر خارج الصندوق لتلبية كل مهمة عمل بشكل فعال يمكن أن تساهم في تطور المؤسسة على المدى القصير والطويل.

8. مهارات التعامل مع الآخرين

يجب أن تكون لديك مهارات اجتماعية تجاه موظفيك المشاركين في الشركة أو الزوار الخارجيين ويجب عليك استخدام نهج إيجابي وسلوك إيجابي مما يؤدي إلى عمل جماعي رائع.

 مع العلم أنه تم تصميم إدارة المكاتب الحديثة لتلبية الطلب المتزايد باستمرار من المديرين التنفيذيين المدربين لمختلف المستويات الإدارية، ويعتبر دور السكرتير الحديث، ديناميكيًا وصعبًا للغاية في عالم الأعمال التجارية للشركات.