مفهوم نظام المرتبات الإلكتروني

نظام المرتبات الإلكتروني هو عنصر أساسي من عناصر التدفق النقدي الخارجي، وهو مختلف عن باقي الأنظمة المحاسبية في اهتمام الجهات الخارجية المتعددة وبالمعلومات التي تنتج عنه.

خصائص نظام المرتبات الإلكتروني

تشغيل نظام المرتبات الإلكتروني يجب أن يعمل ضمن حدود قانونية مفروضة من جهات محددة؛ لذلك يجب أن يكون نظام المرتبات الإلكتروني مختلف عن النظم الأخرى في ميزتين رئيسيتين هما:

• الاستقلالية: يعتبر نظام المرتبات الإلكترونية أكثر النظم استقلالاً عن باقي أجزاء نظام المعلومات لإدارة الموارد البشرية، وهذا لا يعني أنه مستقل استقلالاً كاملاً ولكن تفاعله مع بقية النظم محدود.

• الاستجابة لحاجة ومتطلبات الجهات الخارجية: وهذه هي الخاصية الثانية التي يتميز بها نظام المرتبات الإلكتروني ومتطلبات الجهات الخارجية، ويقصد به أن تصميم النظام يجب أن يضع في الاعتبار احتياجات  الجهات الخارجية والسياسات المالية التي يتم تطبيقها، فيجب أن يوفر معلومات وافية عن ما يأتي:

1. ما هو الراتب لكل موظف؟

2. ما هي نوعية الضرائب التي يخضع الموظفين لها؟

3. ما هي مقدار الضريبة التي تقع على الموظف؟

4. ما هي أنواع الخصومات التي يخضع لها الموظفون؟

5. ما هي مقدار الخصومات التي يخضع لها الموظفون؟

6. هل يتم تسجيل الشيكات بطريقة صحيحة؟

7. هل يتم استخراج التقارير القانونية؟

مفهوم نظام المرتبات الإلكتروني

نظام المرتبات الإلكتروني لا يختلف كثيرًا عن نظام المرتبات التقليدي؛ لأنه في كل الحالات يتم استعمال الحاسبات الإلكترونية لتطبيقه، لكن الفرق بينهما هو أن النظام الإلكتروني يقوم بتقديم بينات الأجور لمنظومة التشغيل عن طريق تطبيق برامج متخصصة تقوم بالإجراءات والحسابات التي كان يقوم بها في نظام المرتبات التقليدي موظف معين يكون هو المسؤول عن هذا النظام، عند حدوث أي تغيير يتم فقط إدخال المعلومات إلى  البرنامج وهو يقوم بكل العمليات والحسابات.

دور نظام المرتبات الإلكتروني في تنافسية المنظمات

نظام المرتبات الإلكتروني يحقق عدد من المزايا التي تجعله قادر إحداث تغيير في رفع مستوى التنافسية في المنظمات، ومن أهمها:

1. تبادل المعلومات

• يتمكن نظام المرتبات الإلكتروني تبادل المعلومات مع النظم المحاسبية الثانية فيتوفر مدخلات ويُنتج لها مخرجات، حيث يتم نقل حركات التدفق النقدي الخارجي، وأي إنفاق له علاقة بالمرتبات لنظام الحسابات العامة بمجرد الانتهاء منها، كما أن  مدخلات نظام المرتبات الإلكتروني قد تأتي من تطبيقات تحليل المبيعات خصوصًا إذا كان تقييم الموظفين مرتبط بقياس العمليات البيع، وإذا كان الموظف يحصل على عمولات في الاعتماد على تحليل المبيعات في المدخلات يعتبر شيء أساسي في هذه الحالة.

• إيجاد تكامل كبير بين نظام الأجور ونظام تسجيل الحضور والمغادرة، وخصوصًا في الوظئف التي تكون قائمة على عدد ساعات العمل.

• سرعة الاستجابة لتغيير أوضاع الموظفين، مثل المنح والحوافز والمكافآت، خصوصًا في التوجهات الحديثة ليتم ربط الأجر بالأداء في جميع المنظمات، يتم ربط الحوافز بتحقيق الغايات التي تم تحديدها، مثل الوصول لمستوى معين من المعرفة أو الكفاءة، يتم التحقق منه من خلال اختبارات تقييمية مباشرة على الإنترنت، وترفع النتائج إلى المدير وبناءً عليها يتم منح الموظف المكافأة وتعديل معلوماته في قاعدة البيانات بطريقة آلية، وفي حال عدم نجاح الموظف في الاختبار قد يكون النظام قادر على توجيه الموظف لنقاط الضعف لديه وتحديد مجالات التدريب الضرورية لتطوير المعارف.

2. الاستفسار:

• أي نظام من النظم المحاسبية يصبح أحسن إذا تم دعمه بخاصية الاستفسار المباشر في نظام المرتبات الإلكترونية ليس استثناء من هذه القاعدة، ولكن الاستفسار المباشر في نظام المرتبات الإلكتروني لا يعتبر ضروري مثل نظام حساب العملاء والموردين؛ لأن تسديد المرتبات يتم في فترة محددة، هذا لا يعني القدرة على تجميع البيانات في فترة سابقة على موعد تسديد المرتبات، ويوجد بعض الاستفسارات التي ترتبط بالبيانات الشخصية للموظف وكمية الخصومات التي يكون مطلوب الإجابة الفورية عنها.

• أتمتة نماذج النفقات الروتينية، مثل التنقل والسفر وغيرها، حيث يصبح بقدرة الموظف ملئ نموذج عن طريق الإنترنت أو عن طريق بوابة المنظمة، ويقوم بحساب قيمة هذه النفقات ثم يتم تحويلها لنظام الأجور الإلكترونية.

3. نظام نموذجي للمرتبات: الغاية من نظام المرتبات الإلكتروني هو توفير الفرصة للمستخدم لكي يسيطر على مرتبات الموظفين بالمنظمة والقدرة على إدخال الاستحقاق والاستقطاع والتغيرات الشهرية، وهذا يوفر للمستخدم استعراض مرتب أي موظف أو أي عدد من الموظفين مع شرح مفردات المرتب مضاف لها طباعة التقارير اللازمة.

وفي النهاية يجب أن نوضح أن نظام المرتبات الإلكتروني يحقق للمنظمة السرعة في التنفيذ، والحصول على الدقة المالية في عملية الحسابات التي تقلل من الأخطاء.