مع التطورات والتغيرات التكنولوجية بدأ التغير الكبير في إدارة منظمات الأعمال وهذا التطور حصل لإدارة الموارد البشرية، فأصبحت تطبق نظم معلومات إدارة الموارد البشرية.
مفهوم نظام معلومات إدارة الموارد البشرية
- نظم معلومات الموارد البشرية نظام إلكتروني يحتوي على كل المعلومات التي لها علاقة بالموارد البشرية في منظمات الأعمال، وهذه النظم تعود بالفائدة على المنظمة من خلال صناعة القرارات المتنوعة التي لها علاقة في المورد البشري من التدريب للموارد البشرية والتطوير والترقية والتحفيز.
- تعريف آخر لنظم المعلومات للموارد البشرية تقول أنه منهج منظم لكي يتم الحصول على معلومات التي لها علاقة في الوقت الملائم لتساهم في اتخاذ القرارات التي لها علاقة بالمورد البشري.
ومن التعريفات السابقة لنظام معلومات الموارد البشرية يوجد مجموعة من العناصر تتوفر في هذه النظم، وهي كما يأتي:
- وجود مجموعة من مكونات المنظمة التي تتفاعل مع بعضها البعض وتشمل المدخلات وعمليات التشغيل والمخرجات والتغذية العكسية مع أثر البيئة الداخلية والبيئة الخارجية.
- إجراءات نظام معلومات الموارد البشرية تتمثل بالجمع والتحزين وتشغيل البيانات واستنتاج النتائج التي تتمثل بالمعلومات والتقارير وتقييمها.
- هدفه توفير المعلومات التي يتطلبها المدراء لاتخاذ القرار الذي يخص المورد البشري بشكل كفوء وفعال حتى ينفذ الأهداف التنظيمية.
أنواع نظام معلومات إدارة الموارد البشرية
اختيار نوع نظم معلومات الموارد البشرية قائم على مجموعة المعايير التي يجب معرفتها منها حجم المنظمة وأعمال المنظمة ونوعية الموارد البشرية وعددها مضاف لها القدرات المادية والقدرات المالية والقدرات البشرية في المنظمة، ومدى إمكانيتها على تنظيم الأنشطة وبرامج الحاسب الآلي وكذلك العوامل البيئية ومدى أثرها على البيانات المتنوعة المعتمدة عليها المنظمة، وتصنيف نظم معلومات الموارد البشرية إلى ثلاثة أصناف أساسية هي: النظم اليدوية، والنظم اليدوية مع استخدام الآلات، والنظام الآلي لمعلومات الموارد البشرية:
أولاً: النظم اليدوية لمعلومات الموارد البشرية
يعتبر النظام التقليدي لإدارة نظام معلومات الموارد البشرية الذي أنتشر الاعتماد عليه في السابق كما أنه ما زال مطبق في الكثير من منظمات الأعمال، ويصف النظام التقليدي بالبساطة وعدم التعقيد ويقوم فيه الأفراد بجمع وظائف لإعداد البيانات، وينتشر استعماله في المنظمات صغيرة الحجم، وتتضمن هذه النظم على أنواع فرعية يمكن ذكرها كما يأتي:
- نظام الملفات: يمثل هذا النظام عدد من الملفات التي يتم فيها تصنيف وترتيب وحفظ كل الأوراق الرسمية والمستندات التي تتعلق بنشاط شؤون الموظفين في المنظمة، حيث يتضمن الحقائق والبيانات التاريخية التي يتم الاعتماد عليها لاتخاذ القرارات في الوقت الحالي والتخطيط لما هو آتي، ويجب أن يتضمن نظام الملفات الحافظ على المستندات من الضياع والتلف والتعديل عليها وترتيبها وفق تصنيف صحيح وثم فهرستها بأسلوب يسهل عملية استرجاع المعلومات عند الحاجة لها بشكل دقيق وفي الوقت الملائم.
- نظام السجلات: هذا النظام تطور مرحلي لنظام الملفات، فيمثل نماذج محددة تتضمن على ملخص لمحتويات الأوراق والمستندات الرسمية الأصلية يتم تصنيفها وترتيبها وحفظها في مساحات أقل من الملفات وتبسط عملية الاسترجاع بشكل سريع ودقيق بالشكل المطلوب، وتتنوع أنواع السجلات التي تخص شؤون الموظفين من منظمة إلى منظمة أخرى وفقًا لظروف كل منظمة من حيث الحجم وطبيعة العمل وعدد الموظفين وغيرها الكثير، ومن هذه السجلات سجل الحضور والغياب وسجل الإجازات وسجل الترقيات وسجل التقديرات وسجل تقويم الأداء والسجل الصحي ، وسجل الشكاوى، وسجل الحركات الوظيفية.
ثانيًا: النظم اليدوية مع استخدام الآلات للموارد البشرية
يتمكن الأفراد من الاعتماد على القليل من الآلات التي تبسط تسجيل البيانات والقيام بعمليات التحويل عليها مع العمليات اليدوية، وتتم الاستفادة من الآلات في القيام بالعمليات والحالات المالية والكشوفات والتقارير التي تتعلق بالسجلات والمستندات للموارد البشرية منها الأجور والحوافز وهذا يسهل في زيادة إنجاز المهام بشكل سريع، والنظام اليدوي مع استخدام الآلات يعتبر متطور أكثر من النظام اليدوي.
ثالثًا: النظام الآلي لمعلومات الموارد البشرية
جهود التطوير والتحديث في مجال نظم معلومات الموارد البشرية مستمرة، حيث كان توجه التفكير للاستفادة من التقنيات المتطورة في عملية الجمع والتحليل للحقائق والبيانات التي تتعلق بالأنشطة وشؤون الموظفين، مما يجعل توفير المعلومات بشكل دقيق وفي الوقت الملائم لتحقق كفاءة وفاعلية استخدام المورد البشري، يمكن ذكر أنواع النظم الآلية لمعلومات الموارد البشرية كالآتي:
- نظام المصغرات الفيلمية: وهي عبارة عن مساحة فيلمية تتميز بمجموعة خصائص محددة، يتم عليها تسجيل السجلات بنسب تصغير لا يسمح بأن تقرأ بالعين المجردة، وإنما يتم استخدام أجهزة تخص في قراءتها واستنساخها، واستخراج وثائق ورقية منها، بالرغم من التطورات المتتابعة في تكنولوجيا المصغرات الفيلمية إلا أنها تمت وتأكد أهميتها وأدخلت عليها التطورات الجوهرية في أدوات التخزين وأدوات الاسترجاع لتتكامل مع تكنولوجيا الحاسب الآلي.
- نظام الحاسب الآلي: في هذا المجال إن الحاسبات الآلية بينت كفاءتها وفعاليتها في كيفية التعامل مع كميات كبيرة من البيانات مضاف لها القدرة على تحليل البيانات ويتطلب نظام معلومات الموارد البشرية إلى هذه الإمكانات بناءً على كمية البيانات الكبيرة والمتشبعة والتعديلات التي تحدث عليها والمتغيرات التي تحيط بها، لم يعد أمام المنظمات التي تطلب النجاح في عالم اليوم إلا إلى التوجه نحو حوسبة نظم المعلومات التي تخص الموارد البشرية.
وسيمكن استخدام برمجيات المنظمة من تخزين ومعالجة واسترجاع وإخراج المعلومات للجهات ذات العلاقة بما يخص الموارد البشرية بشكل سريع ودقيق أكثر، والتخلص من من الأعمال الورقية وعدد الموظفين بالإضافة إلى توفير عنصر المرونة في عمليات المعالجة والتحليل، الأمر الذي يقود في النهاية إلى قرار إداري أكثر فعالية في أنشطة الموارد البشرية المتنوعة.
ومن أهم خصائص الحاسب الآلي وإمكانيته على أداء العمليات بشكل سريع ودقيق وإجراء العمليات الحسابية والعمليات الرياضية والمنطقية المتشابكة ومعالجة البيانات الداخلية والمخزّنة وفقًا لبرامج التشغيل اللازمة وإمكانية تخزين البيانات والمعلومات والبرامج داخلياً وتعديل البرامج ونقل البيانات والمعلومات صوتيًا، ومن خصائصه أيضًا إخراج المعلومات بالصورة التي تتلاءم مع الأهداف اللازمة من أجلها في شكل مختلف للوفاء باحتياجات المستفيدين.
ومن المبادئ العامة التي تتحكم في تصميم نظام الحاسب الآلي كنظام المعلومات في الموارد البشرية، مبدأ توحيد مصادر البيانات، ومبدأ تبسيط إجراءات التداول والتخزين، ودمج جميع البيانات المتعلقة بشؤون الموظفين في سجل موحّد يتم تطويره باستمرار، والقيام ببناء قاعدة بيانات تحتوي على جميع البيانات التي يجب أن تعرفها الإدارة عن العناصر البشرية لديها، وتطوير طرق الملائمة والاسترجاع للمعلومات والوصول لها بشكل سريع وسهل وثم تنظيم عملية تداول المعلومات على قواعد علمية وعملية صحيحة، ويمكن إنشاء ملفات البيانات تتكامل معاً في بناء قاعدة بيانات، وتتكون محتوياتها من البيانات والحقائق التي تتعلق بشؤون الموظفين.
