إذا أردنا التأكد من معرفة المركز المالي للشركة في جميع الأوقات، فإنّهُ من المُمكِن أن توفر لنا البيانات المالية الكثير من المعلومات في شكل موحد، لذلك علينا القيام بإنشاء بيانات مالية في نهاية كل فترة محاسبية؛ للتأكد من معرفة بالضبط ما حدث مالياً خلال كل دورة محاسبية، وتُتيح لنا التقارير المتكررة التعرف بسهولة على أيّ حالات شاذة أو عدم دقة وتحديد اتجاهات الأعمال التي قد تحتاج إلى الاهتمام.
مكونات البيانات المالية للمؤسسة:
قوائم الدخل:
بيان الدخل المعروف أيضاً باسم بيان الأرباح والخسائر، هو ملخص لأداء إيرادات الشركة ممّا يؤدي إلى صافي الدخل أو الخسارة لفترة مُعيّنة، ويوضح القسم الأول الإيرادات من المبيعات والخدمات، ثم يتم تعديلها لأيّ خصومات ومرتجعات وتكلفة البضائع المباعة، حيثُ أنّ الفرق بين إجمالي الإيرادات وهذه الخصومات والتكاليف هو صافي الإيرادات.
ويُشير القسم التالي إلى جميع المصروفات المرتبطة بالفترة، بما في ذلك تكاليف التشغيل ونفقات التصنيع، والسطر الأخير في البيان هو صافي الدخل أو صافي الخسارة، وهو الفرق بين صافي الإيرادات وإجمالي المصروفات.
الأرباح المحتجزة:
إنّ البيان الذي يوضح تفاصيل التغيير في حساب الأرباح المحتجزة هو بيان الأرباح المحتجزة، ويبدأ بالرصيد النهائي من بيان الأرباح المحتجزة السابق، ويتضمن صافي الدخل كما هو مشتق من بيان الدخل، ثم يسرد أيّ أرباح تم دفعها خلال الفترة.
ويتم إغلاق البيان برصيد الأرباح المحتجزة الجديد، وهذا هو الرصيد الأصلي مضافاً إليه صافي الدخل أو مطروحاً منه صافي الخسارة وناقصاً أي توزيعات أرباح، ويجب أن يتطابق هذا الرقم مع الرصيد في حساب الأرباح المحتجزة.
الميزانية العمومية:
يجب علينا القيام بإنشاء بيان الميزانية العمومية للحصول على ملخص للمطلوبات وحقوق الملكية والأصول التي سجلتها الشركة اعتباراً من تاريخ محدد، وهذا البيان هو توضيح واضح للمعادلة المحاسبية، والتي تنص على أنّ الأصول تساوي الخصوم بالإضافة إلى الأرباح المحتجزة.
ويشمل قسم الأصول النقد والممتلكات التي تمتلكها الشركة والذمم المدينة والمخزون، وتشمل الخصوم أشياء مثل الحسابات الدائنة وكشوف المرتبات ونفقات التشغيل والضرائب، ومن المُمكِن الحصول على الأرباح المحتجزة من الرصيد الختامي لبيان الأرباح المحتجزة.
بيان التدفقات النقدية:
بيان التدفقات النقدية هو منظور مختلف تماماً عن العمليات التجارية، ويُركّز هذا البيان على الحركة الفعلية للنقد في العمل، على عكس طُرق المحاسبة على أساس الاستحقاق التي تعتمد على الاعتراف بإيرادات ومصروفات الأعمال عند تكبدها.
وتُركّز بيانات التدفق النقدي على وقت تغير الأموال، وتُعتبر التغييرات في النقد المتوفر مهمة كتوضيح للوضع النقدي للشركة، حيثُ أنّهُ إذا كُنّا تواجه نفقات أكثر ممّا يُمكِن تغطيته بالمال الذي تجلبه الشركة، فمن المُحتمل أن تصل إلى نقطة لا يُمكِن فيها تلبية متطلبات الفاتورة.
ويحتوي هذا البيان على أقسام للأنشطة التشغيلية والاستثمارات والتمويل، وتحت كل قسم، يجب ذكر المقبوضات النقدية والمصروفات المدفوعة، وفي النهاية سيعكس هذا التغيير في رصيد الحساب النقدي.
