أن السكرتارية تعتبر الجناح الإداري الفعلي الذي من خلاله يتدفق العمل داخل الشركة، وتعتبر العصا السحرية الخفية التي نقوم من خلالها بإنجاز الأعمال وتحقيق التواصل اللازم بين الإدارات المختلفة بإيجابيات وسلبيات الشركة وكافة الأمور المتعلقة بجميع الاعمال داخل المنشأة.
مهارات إدارة المكاتب الحديثة والسكرتارية الحديثة
تعرف إدارة المكاتب على أنها سكرتارية، وهي مجموعة من الأعمال التي تقدم المساعدة الإدارية داخل المؤسسة. كما تُعرّف بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات والبيانات التي تساهم في بيئة العمل من أجل توفير الوقت والجهد والعمل على تخفيف العبء داخل الشركة.
1- الحفاظ على سرية المعلومات بامتياز
- الصدق والمصداقية في العمل والقدرة على القراءة والكتابة شرط أساسي للوصول إلى هذه الوظيفة.
- معرفة التقنيات الحديثة والأدوات الإلكترونية التي تساهم في تطوير أعمال السكرتارية بشكل جيد.
- زيادة أهمية السكرتارية باعتبارها واحدة من أهم المفاهيم الإدارية المهمة التي تعمل على تقليل الضغط في منشأة العمل وخاصة الضغط على المديرين ورؤساء الأقسام من خلال التعاون والتنسيق لجميع أنواع العمل.
- إعداد الاجتماعات والمناقشات وغيرها من الأعمال وتقديم المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب، حيث أن إدارة المكاتب أصبحت ضرورة لا يمكن التخلي عنها في أخبار الأنظمة الناجحة.
2- أسرار النجاح في العمل وتحسين أسلوب الاتصال
- مهارات التعامل مع المشكلات النفسية للعمال والوقوف على أوضاع الشركة.
- مهارات الاتصال بين المدير والموظفين.
- تحفيز وتفعيل الموظفين داخل الشركة.
- مهارات بناء الثقة بين المدير وجميع الموظفين.
3- أنشطة السكرتارية المعاصرة في منظمات الأعمال
- مسؤوليات وواجبات السكرتير.
- المؤهلات والواجبات الواجب توافرها في السكرتير.
- أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
- معرفة الإدارة الإلكترونية ومفهومها.
- استخدامات الإدارة الإلكترونية في الأعمال المكتبية.
- تطبيقات عملية في الأرشفة والأرشفة الإلكترونية.
- مفهوم وطبيعة التطوير الوظيفي.
- أهداف التطوير الإداري والوظيفي.
- الموقع التنظيمي للتطوير الإداري.
- مهام وواجبات التطوير الإداري.
- مهارات العاملين المتخصصين.
- التطور الوظيفي وأهميته في تطوير عمل المؤسسات والشركات.
أن مفهوم السكرتارية وإدارة المكاتب جزء لا يتجزأ عن بعضه حيث أنها تعد كالقلب النابض في التحكم بسير الإعمال وإنجازها ضمن الوقت المخصص لإتمام كافة الإعمال داخل الشركة.
